Komen anda.

MENGENDALI Sistem Perakaunan Berkomputer UBS

(UBS Computerised Accounting System)

Sebuah Panduan Bebas Berdasarkan Pengalaman Mengguna dan Mengajar Perakaunan Berkomputer UBS (UBS COMPUTERISED ACCOUNTING).

oleh ISMAIL HASHIM

Pendahuluan

Sehingga buku ini ditulis, penulis mendapati belum ada sebuah buku mengenai Sistem Perakaunan UBS diterbitkan dalam Bahasa Melayu untuk pasaran umum. Semasa penulis mengajar subjek ini disebuah pusat latihan, terdapat banyak pertanyaan dari pelajar-pelajar yang mempelajari Sistem Perakaunan Berkomputer UBS mengapa tiada buku yang menerangkan mengenai Sistem ini dalam Bahasa Melayu. Terdapat juga permintaan supaya diterbitkan buku yang sedemikian. Dari situlah, penulis cuba memenuhi kekosongan ini. Semoga buku ini sesuai dengan keperluan yang ada.

Buku ini tidak bertujuan menggantikan manual resmi yang dikeluarkan oleh syarikat UBS Corporation Berhad bagi Sistem ini. Buku ini adalah satu pandangan bebas penulis berdasarkan pengalaman penulis menggunakan Sistem ini secara peribadi atau semasa menunjuk-ajar para pelajar mengenai Sistem ini. Jika terdapat kesilapan atau kesalahan fakta, sila hubungi penulis melalui alamat emel ibh1@live.com.

Amalan Dalam Buku Ini

Keterangan dalam buku ini adalah berasaskan kepada Sistem Perakaunan Berkomputer UBS Versi 8.3 dan sedikit sebanyak versi 9.0. Tidak terdapat perubahan ketara dalam versi 9.0 kecuali dalam antaramuka pengguna (user interface) dan tambahan beberapa anak menu.

Sistem Perakaunan Berkomputer UBS yang digunakan oleh penulis untuk buku ini adalah versi percuma untuk tujuan pembelajaran (For Educational Purposes).

Percampuran Bahasa dalam buku

Dalam buku ini, terdapat percampuran penggunaan bahasa iaitu antara Bahasa Melayu dengan Bahasa Inggeris. Keterangan, seberapa boleh, dibuat dalam Bahasa Melayu tetapi terma-terma perakaunan dan terma-terma Sistem dinyatakan dalam bahasa Inggeris (dengan terjemahan seberapa boleh). Ini kerana penggunaan Bahasa Inggeris lebih digunakan secara meluas oleh pengguna Sistem Perakaunan Berkomputer UBS dan pengamal-pengamal perakaunan. Bagaimanapun, pada pandangan penulis, ini tidak akan menganggu kelancaran pengguna dalam memahami Sistem ini oleh pembaca-pembaca Bahasa Melayu, malah akan mendedahkan mereka kepada Bahasa Inggeris.

Perkataan atau ayat dalam bahasa Inggeris seberapa boleh diberi penekanan dengan warna yang lebih gelap.

Perkataan 'Sistem' dalam buku

Perkataan Sistemseringkali digunakan dalam buku ini. Ia merujuk kepada Sistem Perakaunan Berkomputer UBS (UBS Computerised Accounting).

Perkataan 'Folder' atau 'Direktori'

Perkataan Folder dan Direktori merujuk kepada item yang sama. Kadang-kadang perkataan lokasi juga digunakan.

Lengkap ?

Buku ini tidak dimaksudkan sebagai rujukan lengkap, tetapi memadai untuk membolehkan anda mengendali Sistem dengan selesa.

Peribadi

Kandungan buku ini ditulis berdasarkan pengalaman peribadi penulis semasa mengendalikan Sistem Perakaunan Berkomputer UBS. Oleh itu, pengalaman pembaca mungkin berlainan.

Kekuatan Buku Ini

Pada masa buku ini ditulis, ada kemungkinan ini adalah buku pertama dipasaran Malaysia mengenai sistem Perakaunan Berkomputer UBS dalam Bahasa Melayu.

Pendekatan dalam buku ini berbeza dari manual yang dikeluarkan oleh syarikat pengeluar Sistem ini. Pendekatan adalah berdasarkan pengalaman penulis dalam mengguna dan mengajar subjek ini. Penulis mengenalpasti keperluan pengguna lalu mempraktikkannya dalam penyusunan bab-bab dan kandungannya.

Penulis menyedari bahawa ramai pengendali Sistem tidak berlatarbelakangkan bidang perakaunan atau Simpankira. Dengan itu penulis cuba memberi pendekatan bermula dari yang paling asas.

Buku ini mengandungi persoalan-persoalan teknikal yang tidak terdapat dalam manual dan mengandungi tip-tip berguna yang anda mungkin tidak perolehi dalam kelas-kelas pengajaran lain.

Bahasa yang digunakan mudah. Terjemahan bagi terma-terma dalam bahasa Inggeris, bila perlu, diberi dalam mukasurat yang sama.

Buku ini mengandungi banyak gambar-gambar. Lebih dari 440 gambar. Gambar-gambar memudahkan anda memahami operasi Sistem tanpa perlu membuka Sistem di komputer.

Sasaran Buku Ini

Buku ini berguna bagi :

- Mereka yang mahu dan menggunakan sistem Perakaunan Berkomputer UBS.
- Pelajar-pelajar perakaunan dan perniagaan di pusat pengajian awam atau swasta.
- Kolej-kolej dan pusat pusat pengajian.
- Perpustakaan-perpustakaan.

Sedikit Mengenai Penulis

Penulis berpengalaman mengguna dan mengajar Sistem Perakaunan UBS. Beliau berkelulusan Diploma Lanjutan Perakaunan dari Institut Teknologi MARA (Sekarang UiTM). Beliau berpengalaman bekerja hampir 18 tahun meliputi pekerjaan dalam bidang perakaunan, percukaian, setiausaha syarikat, audit luaran, audit dalaman, perguruan dan lain-lain dari peringkat perkeranian hingga ke pengurusan. Beliau telah menulis empat (4) buah buku sebelum ini.

Kandungan

Muka depan

Pendahuluan

Amalan Dalam Buku Ini

Asas Amalan

Percampuran Bahasa

Perkataan 'Sistem'

Folder atau Direktori

Lengkap ?

Peribadi

Kekuatan Buku Ini

Sasaran Buku Ini

Sedikit Mengenai Penulis

Kandungan

1. Maklumat Awal Mengenai Sistem

1.1 Sistem Perakaunan UBS

1.2 Mengetahui Versi Sistem

1.3 Kegunaan Sistem

1.4 Sistem Versi Percuma

1.5 Kandungan Cakera Padat (CD)

2. Memula Dan Menutup Sistem

3. Mengendali Dialog 'Select Company'

3.1 Membuang Had Bilangan Rekod

3.2 Menambah Akaun Perniagaan

3.3 Membuang Akaun Perniagaan

3.4 Menukar Nama Akaun Perniagaan

4. Mengakses Akaun Satu Perniagaan

4.1 Mengendali Nombor Pengenalan (Pin)

4.2 Mengendali Kata Laluan (Password)

4.3 Keluar Dari Data Perniagaan

5. Yang Penting Didahulukan

5.1 Mengisi Maklumat Perniagaan

5.2 Mengisi Tempoh Perakaunan

5.3 Mengisi Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup

5.4 Membina Carta Akaun

5.4.1 Contoh Carta Akaun

5.4.2 Membina Carta Akaun Secara Manual

5.4.2.1 Mengisi Ruang 'Nombor Akaun' (Nombor Kod)

5.4.2.2 Mengisi Ruang 'A/C Description' (Nama Akaun)

5.4.2.3 Mengisi Ruang 'Special Account'

5.4.2.4 Mengisi Ruang 'Bahagian'

5.4.2.5 Mengisi Ruang 'Country Code'

5.4.2.6 Mengisi Ruang 'Jenis Akaun'

5.4.2.7 Mengisi Ruang 'Group To'

5.4.2.8 Mengisi Ruang 'Last Year Figure'

5.4.2.9 Selepas Mengisi Ruang-Ruang

5.4.3 Membina Carta Akaun Secara Automatik

5.4.4 Mencari Akaun Dalam Carta Akaun

5.4.5 Memadam Akaun Dari Carta Akaun

5.4.6 Meminda Kod Akaun Dan Nama Akaun Dalam Carta Akaun

5.5 Contoh-Contoh Mengendali Kod

5.5.1 Mengendali Kod Modal Berbayar

5.5.2 Mengendali Kod Keuntungan Terkumpul

5.5.3 Mengendali Kod Rizab

5.5.4 Mengendali Kod Penghutang Perniagaan

5.5.5 Mengendali Kod Penghutang Bukan Perniagaan

5.5.6 Mengendali Kod Wang Di Bank

5.5.7 Mengendali Kod Wang Di Tangan

5.5.8 Mengendali Kod Simpanan Tetap

5.5.9 Mengendali Kod Deposit & Pra-Bayaran

5.5.10 Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan

5.5.11 Mengendali Kod Pemiutang Bukan Perniagaan

5.5.12 Mengendali Kod Akruan Dan Peruntukan

5.5.13 Mengendali Kod Akaun Pengarah

5.5.14 Mengendali Kod Pemiutang Sewabeli

5.5.15 Mengendali Kod Obedraf Bank

5.5.16 Mengendali Kod Pinjaman Berjangka

5.5.17 Mengendali Kod Syarikat Induk

5.5.18 Mengendali Kod Syarikat Bersekutu

5.5.19 Mengendali Kod Anak Syarikat

5.5.20 Mengendali Kod Harta Tetap

5.5.21 Mengendali Kod Pendapatan

5.5.22 Mengendali Kod Perbelanjaan

5.5.23 Mengendali Kod Lain-Lain Pendapatan/Perbelanjaan

5.5.24 Mengendali Kod Stok Awal Barang Siap

5.5.25 Mengendali Kod Stok Akhir Barang Siap

5.5.26 Mengendali Kod Akaun Pengilangan

5.5.27 Mengendali Kod Stok Awal Bahan Mentah

5.5.28 Mengendali Kod Stok Awal Barang Belum Siap

5.5.29 Mengendali Kod Stok Akhir Bahan Mentah

5.5.30 Mengendali Kod Stok Akhir Barang Belum Siap

6. Merancang Kumpulan Transaksi

6.1 Menukar Tempoh Bagi Nombor Kumpulan Transaksi

6.2 Menukar Nama Kumpulan Transaksi

6.3 Memeriksa Kumpulan Transaksi

6.4 Memadam Kumpulan Transaksi

6.5 Mengunci Kumpulan Transaksi

6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi

7. Merekod Maklumat Penghutang Perniagaan

7.1 Mengisi Ruang-Ruang

7.2 Mencari Maklumat Penghutang

7.3 Memadam Maklumat

7.4 Meminda Maklumat

8. Merekod Maklumat Pemiutang Perniagaan

8.1 Mengisi Ruang-Ruang

8.2 Merekodkan Maklumat

8.3 Mencari Maklumat Pemiutang

8.4 Memadam Maklumat

8.5 Meminda Maklumat

9. Mengendali Data Transaksi

9.1 Merekod Baki-Baki Awal

9.1.1 Mengisi Baki Awal Bil-Bil Penghutang

9.1.2 Mengisi Baki Awal Bil-Bil Pemiutang

9.1.3 Merekod Umur Hutang Awal Penghutang Perniagaan

9.1.4 Merekod Umur Hutang Awal Pemiutang

9.1.5 Mengunci Baki Awal

9.1.6 Membuka Kunci Baki Awal

9.2. Merekod Transaksi Semasa

9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat

9.2.2 Meminda Data Transaksi

9.2.3 Memadam Data Transaksi

9.2.4 Mengunci Data Transaksi

9.2.5 Membuka Kuncian Transaksi

9.2.6 Merekod Transaksi Berulang

9.2.7 Melihat Ringkasan Transaksi

9.2.8 Memeriksa Transaksi

9.2.9 Elakkan Dari Memasukkan Amaun Keatas Akaun Induk

9.2.10 Mengendali Bayaran Dari Penghutang Perniagaan

9.2.11 Mengendali Bayaran Kepada Pemiutang Perniagaan

9.3 Merekod Nilai Stok Awal

9.4 Merekod Nilai Stok Akhir

10. Mengendali Matawang Asing

11. Mengendali Bajet

11.1 Laporan Bajet

11.2 Mengubah Bajet

12. Membuat Penyata Penyesuaian Bank

13. Laporan-Laporan

13.1 Lejar individu

13.2 Lejar keseluruhan

13.3 Timbangduga

13.4 Kunci Kira-Kira

13.4.1 Menyusun Format Kunci Kira-Kira

13.5 Penyata Untungrugi

13.5.1 Mencetak Penyata Untungrugi bagi 12 bulan

13.6 Akaun Pengilangan

13.7 Penyata Sumber Dan Kegunaan Dana

13.8 Laporan Akaun Bergeraf

13.9 Mencetak Kumpulan Akaun Bagi 12 Bulan

13.10 Menyatukan Data

13.11 Ringkasan Transaksi Kumpulan Transaksi

13.12 Ringkasan Transaksi Bulanan

13.13 Baki Bulanan Akaun Utama

13.14 Laporan Harta Tetap (Fixed Assets)

13.15 Laporan-Laporan Berkaitan Penghutang

13.15.1 Baki-Baki Penghutang

13.15.2 Penyata Akaun Penghutang

13.15.3 Penyata Umur Hutang Penghutang

13.15.4 Ringkasan Transaksi Dengan Penghutang

13.15.5 Senarai Inbois Jualan dan Bayaran

13.15.6 Senarai Inbois Belum Dibayar

13.15.7 Senarai Cek Lewat Tarikh Yang Diterima

13.16 Laporan-Laporan Berkaitan Jualan

13.16.1 Jualan Tahunan

13.16.2 Jualan Dan Pungutan

13.16.3 50 Pelanggan Utama

13.16.4 Senarai Komisen Agen Jualan

13.17 Laporan-Laporan Berkaitan Pemiutang

13.17.1 Baki-Baki Pemiutang

13.17.2 Ringkasan Transaksi Dengan Pemiutang

13.17.3 Senarai Inbois Pembekal dan Bayaran

13.17.4 Senarai Transaksi Mengikut Akaun dan Deskripsi

13.17.5 Senarai Cek Awal Tarikh

13.17.6 Laporan Umur Hutang Dengan Pemiutang

13.17.7 50 Pembekal Utama

13.17.8 Senarai Inbois Pembekal Belum Dibayar

13.17.9 Umur Hutang 6 Bulan Kepada Pemiutang

13.17.10 Umur Hutang 12 Bulan Kepada Pemiutang

13.17.11 Umur Hutang Terperinci Kepada Pemiutang

13.17.12 Senarai Komisen Diterima Dari Pembekal

13.17.13 Senarai Inbois Pembekal Tiba Masa Untuk Dibayar

13.17.14 Senarai Inbois Pembekal Telah Lewat Dibayar

13.18 Laporan Berkaitan Belian

13.18.1 Laporan Belian Tahunan

13.19 Lain-Lain Hal Berkaitan Laporan

13.19.1 Dwi-klik Pada Laporan

13.19.2 Menukar Tajuk-Tajuk Laporan

13.19.3 Menukar Bentuk Huruf Dalam Laporan

13.19.4 Menukar Bentuk Huruf Dalam Penyata

13.19.5 Menukar Bentuk Huruf Pada Resit

13.19.6 Menukar Bentuk Huruf Pada Baucer

13.19.7 Menukar Bentuk Huruf Pada Label

13.19.8 Menunjukkan Angka Tahun Lepas Dalam Laporan

14. Menutup Akaun

14.1 Menutup Akaun Bulanan

14.2 Menutup Akaun Tahunan

14.2.1 Kesan-Kesan penutupan akaun

14.2.1.1 Kesan Kepada Kumpulan Transaksi

14.2.1.2 Kesan Kepada Data Transaksi

14.2.1.3 Kesan Kepada Tempoh Stok Akhir

14.2.1.4 Kesan Kepada Senarai Tempoh

14.2.1.5 Kesan Kepada Senarai Akaun Dalam Carta Akaun

14.2.1.6 Kesan Kepada Senarai Pemiutang

14.2.1.7 Kesan Kepada Senarai Penghutang

14.2.1.8 Kesan Kepada Senarai Harta Tetap

14.2.1.9 Kesan Kepada Baki Awal

14.2.1.10 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Penghutang Perniagaan

14.2.1.11 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Pemiutang Perniagaan

14.2.1.12 Kesan Kepada Angka Bandingan

14.2.1.13 Kesan Kepada Tarikh Dalam Tempoh Perakaunan

14.2.1.14 Kesan Kepada Tarikh-Tarikh Transaksi

14.2.1.15 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Kepada Pemiutang

14.2.1.16 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Penghutang

14.2.2 Mencetak Data Dan Laporan

14.2.3 Membuat Salinan Data

14.2.4 Menggunakan Salinan Data

14.3 Tahun Perakaunan Baru

14.4 Membuka Data Tahun Perakaunan Yang Telah Ditutup

15. Mengendali Harta Tetap

16. Peralatan

16.1 Mencetak Makluman Bayaran (Remittance Advice)

16.2 Mencetak Resit

16.3 Mencetak Label Penghutang

16.4 Mencetak Baucer Bayaran

16.5 Mencetak Cek

16.6 Mencetak Surat Menuntut Bayaran

16.7 Menghasilkan Siri Nombor Baucer

16.8 Mencetak Baucer Transaksi

17. Masalah Dan Penyelesaian

17.1 Akaun Tak Seimbang

17.2 Mengendali Data Lebih Dari Satu Tahun Perakaunan Serentak

17.3 Pertamakali Menggunakan Sistem Bagi Pertengahan Tahun Perakaunan

17.4 Menjejak Tindakan Anda

17.5 Membuka Data Lama

18. Lain-Lain Hal Berkaitan Sistem

18.1 Menukar Kata Laluan

18.2 Mengendali Menu Boss

18.2.1 Mengosongkan Baki-Baki Awal

18.2.2 Membuka Kuncian Baki-Baki Awal

18.2.3 Mengosongkan Angka Bandingan Tahun Lepas

18.2.4 Membuka Kuncian Angka Bandingan Tahun Lepas

18.2.5 Membenarkan Pindaan Pada Transaksi

18.2.6 Menukar Tempoh Semua Kumpulan Transaksi

18.2.7 Menukar Tempoh Dibenarkan Dari 1 Hingga 18

18.2.8 Kata Laluan

18.2.9 Menukar Kuncian Kumpulan Transaksi Dan Nombor Pin

18.2.10 Menukar Kod Akaun

18.3 Mengetahui Versi Sistem

18.4 Mematikan Menu

18.5 Menukar Bentuk Dan Warna Huruf Menu

18.6 Jika Bekalan Eletrik Terputus

18.7 Memeriksa Kerosakan Rekod

18.8 Menggunakan Bahasa Melayu

18.8.1 Menukar Menu Kepada Bahasa Melayu

18.8.2 Carta Akaun Dalam Bahasa Melayu

18.8.3 Menterjemah Sukukata Kepada Bahasa Melayu

18.8.4 Menukar Nama-Nama Kumpulan Akaun

19. Untuk Lebih Berjaya Mengendali Sistem

20. Cadangan Membaiki Sistem

21. Senarai Menu

22. Memasang Sistem

22.1 Mengetahui Fail-Fail Yang Dipasang Oleh Sistem

22.2 Mengetahui Fail-Fail Data Yang Dipasang Oleh Sistem

22.4 Mengetahui Dimana Sistem Dipasang

22.5 Membuang Sistem

22.6 Mengasingkan Fail Sistem Dari Fail Data

22.7 Mengetahui Dimana Direktori Data Berada

23. Menghubungi Penulis

Muka Belakang

1. Maklumat Awal Mengenai Sistem

Sebelum kita mula menggunakan Sistem, elok kita mengetahui beberapa maklumat mengenai Sistem ini. Beberapa bab berikut ini akan menangani hal ini.

1.1 Sistem Perakaunan UBS

Sistem Perakaunan UBS ialah satu sistem perakaunan berkomputer yang dikeluarkan oleh syarikat UBS Corporation Berhad. Sistem ini telah memperoleh taraf MSC (Multimedia Super Corridor) dari MMC (Malaysia Multimedia Commission – Suruhanjaya Multimedia Malaysia). Alamat, nombor telefon dan nombor faks UBS Corporation Berhad boleh diketahui melalui logo Sistem ini semasa Sistem dimulakan :

Gambar 1

1.2 Mengetahui Versi Sistem

Versi Sistem yang anda sedang gunakan boleh diketahui melalui logo diatas, atau melalui menu Others | About :

Gambar 2

Dalam contoh diatas, versinya ialah 8.3 yang dikeluarkan pada 16 August 2002

1.3 Kegunaan Sistem

Kegunaan Sistem Perakaunan UBS tidak lain dan tidak bukan ialah untuk tujuan simpankira perakaunan dan menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengannya.

1.4 Sistem Versi Percuma

Sistem Perakaunan UBS yang percuma boleh diperolehi melalui muaturun dari internet. Bagaimanapun versi percuma ini mempunyai kelemahan tidak boleh menyimpan rekod lebih dari 1000 transaksi. Ia cuma sesuai untuk tujuan pembelajaran.

Contoh sumber dari internet ialah : http://www.ubs-software.com/downloads/index.htm

Buku ini dibina berasaskan versi percuma tersebut.

1.5 Kandungan Cakera Padat (CD)

Untuk mengetahui isi kandungan CD-ROM yang mengandungi Sistem Perakaunan UBS, kita boleh gunakan Windows Explorer. Berikut ialah contoh gambar isi kandungan CR-ROM :

Gambar 3

Kita dapati terdapat direktori UBS dalam CD tersebut. Kandungan direktori ini ialah seperti berikut :

Gambar 4

Sebagai pengguna Sistem Perakaunan UBS, anda tidak diperlukan mengetahui isi kandungan CD Sistem. Ia hanya bermanafaat bagi mereka yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang proses dalaman Sistem. Tidak mengetahui kandungan CD tidak akan menjejas kelancaran kita dalam menggunakan Sistem ini sehari-hari.

2. Memula Dan Menutup Sistem

Setelah Sistem dipasang kedalam cakera keras, kita boleh memulakan Sistem dengan klik pada menu Start | Program | UBS Software | UBS Accounting System. Dalam Sistem Versi 8.3 dan 9.0, kita akan menerima dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan) seperti ini :

Gambar 5

Jika anda memulakan Sistem buat pertamakali, anda akan lihat satu nama Perniagaan iaitu UBS ACCOUNTING SYSTEM dan datanya akan disimpan dalam direktori dimana kita memasang Sistem (dalam contoh diatas ia dipasang di direktori D:\UBSACC\DATA). Kita boleh menukar nama Perniagaan ini, membuangnya atau menambah nama Perniagaan lain kedalam senarai dalam dialog ini seperti contoh dibawah :

Gambar 6

Jika anda tidak mahu bekerja dengan data mana-mana perniagaan, anda boleh menutup Sistem pada peringkat ini dengan klik pada butang Exit (Keluar) atau pada butang X dibucu kanan atas tetingkap Sistem. Jika anda telah memilih masuk ke data satu perniagaan, anda boleh keluar dengan menggunakan menu System | Exit.

Keluar Sistem menggunakan butang X atau menggunakan menu System | Exit akan diikuti dengan dialog bertajuk Close Application (Tutup Applikasi) seperti berikut :

Gambar 7

"Are you sure" = "Adakah anda pasti"

"Yes" = "Ya"

"No" = "Tidak"

Klik Yes. Sistem akan ditamatkan.

3. Mengendali Dialog 'Select Company'

Apabila kita memulakan Sistem (contohnya melalui menu Start | Program | UBS Software | UBS Accounting System) , kita akan menemui dialog Select Company (Pilih Perniagaan). (Sila rujuk bab 2 Memula Dan Menutup Sistem untuk mengingat semula).

Untuk mengimbas kembali ingatan kita, berikut ialah contoh dialog Select Company :

Gambar 8

Melalui dialog ini, kita boleh melakukan perkara-perkara berikut :

3.1 Membuang Had Bilangan Rekod

Jika anda menggunakan Sistem versi percuma, anda hanya boleh merekod data sebanyak 1000 transaksi sahaja. Untuk membuang had ini, anda mesti membeli Sistem yang asli, dimana penjual Sistem akan membekalkan anda dengan satu alat (doket) yang dipasang pada komputer anda.

Selepas alat itu dipasang, klik pada butang Setting (Penetapan) dalam dialog Select Company diatas. Anda akan menerima dialog bertajuk Smart Locking Setting (Penetapan Kuncian Pintar) seperti berikut :

Gambar 9

Melalui doket tersebut dan melalui dialog ini, anda boleh menggunakan Sistem dengan sepenuhnya tanpa ada had 1000 transaksi.

Selepas anda membuang had-had berkenaan, anda boleh menanda pada kotak Disable this setting (Matikan Penetapan Ini) untuk membolehkan anda mengeluarkan doket dari komputer anda (jika anda mahu), dan anda masih boleh menggunakan Sistem dengan sepenuhnya tanpa had. 

3.2 Menambah Akaun Perniagaan

Kita boleh memasukkan (menambah) nama Perniagaan lain kedalam senarai. Klik butang Add (Tambah). Dua ruang akan muncul diatas baris butang Add iaitu ruang Company Name (Nama Perniagaan) dan Directory (Direktori) :

Gambar 10

Isikan nama perniagaan dalam kotak dibawah label Company Name (Nama Perniagaan).

Dalam kotak dibawah label Directory (Direktori), tuliskan kedudukan direktori dimana data akaun perniagaan ini mahu kita simpan.

Anda tidak perlu menyediakan dahulu direktori (melalui My Computer) kerana Sistem akan membina direktori yang anda tuliskan dalam ruang Directory itu.

Bagaimanapun, jika anda sudah menyediakan direktori (melalui My Computer), anda boleh klik pada kepala anak panah dikanan kotak. Satu dialog bertajuk Select Directory (Pilih Direktori) akan muncul :

Gambar 11

Cari kedudukan direktori dan klik padanya (Anda diharap telah mahir menggunakan Sistem Operasi Windows untuk membiasakan diri dengan dialog seperti ini). Kemudian klik butang Select ( Pilih). Dialog ini akan hilang dan alamat direktori itu akan masuk kedalam ruang Directory dalam dialog Select Company.

Selepas kedua-dua ruang diisi, klik pada butang Save (Simpan). Nama Perniagaan dan direktori akan dimasukkan dalam senarai dalam kotak disebelah atas.

Selepas itu klik butang Cancel (Batal) untuk mengaktifkan butang Select (Perhatikan, selepas kita klik butang Add, butang Select menjadi kelam dan tidak aktif).

Berikut ialah contoh dimana 3 nama perniagaan telah dibina dengan direktori bagi data masing-masing :

Gambar 12

Nota :

* Jika anda mengendali lebih dari satu akaun perniagaan, sebaiknya data bagi setiap perniagaan disimpan dalam direktori yang berasingan.

* Nama Perniagaan yang ditulis dalam dialog Select Company tidak semestinya sama betul-betul dengan nama Perniagaan sebenar walaupun itu lebih baik. Mencukupi jika nama yang ditulis walaupun ringkas tapi dapat memberi gambaran tentang akaun Perniagaan yang diwakilinya.

* Anda boleh menggunakan dialog Select Company dan butang Add disini untuk membina direktori bagi perniagaan olok-olok untuk tujuan latihan dan percubaan sendiri.

* Kebolehan Sistem untuk menampung lebih dari satu perniagaan sangat berguna kepada staf yang mengendali akaun lebih dari satu perniagaan. Ini biasanya dilakukan oleh syarikat-syarikat akauntan yang mempunyai banyak pelanggan, atau oleh seorang kakitangan yang mengendali akaun syarikat induk dan anak-anak syarikatnya.

* Tujuan ruang Directory ialah untuk kita mengenalkan kepada Sistem dimanakah direktori bagi data satu-satu perniagaan itu disimpan. Jika kita telah membina direktori bagi satu perniagaan dan kita telah mengisi data dalam direktori itu, dan kemudian kita menukar apa yang tertulis pada ruang ini, ini akan menyebabkan Sistem tidak mengenal data yang sedia ada. Sistem akan membina direktori baru dengan sendirinya mengikut apa yang tertulis pada ruang itu, dan tiada data dalam direktori tersebut. Oleh itu, berhati-hati jangan sampai menukar apa yang tertulis pada ruang Directory, kecuali anda memang telah memindahkan data kedalam direktori lain (mungkin melalui My Computer).

* Perhatikan tanda direktori yang digunakan ialah tanda  \ (palang kebelakang) bukan / (palang kedepan).

Membuang Akaun Perniagaan

Untuk membuang satu-satu nama akaun Perniagaan dari senarai dalam dialog Select Company, dapatkan dialog Select Company. Klik pada nama akaun yang hendak anda buang. Kemudian klik butang Delete (Padam). Satu dialog meminta pengesahan akan muncul. Klik butang Yes pada dialog itu. Sistem akan membuang nama Perniagaan dari senarai.

Nota :

Membuang nama perniagaan dari senarai dalam dialog Select Company tidak akan membuang data sebenar dan fail-fail akaun Perniagaan dari direktori di cakera keras. Direktori dan fail-fail masih tetap ada. Anda boleh memasukkan semula nama dan direktori kedalam senarai di dialog Select Company melalui butang Add. Untuk sebenarnya membuang direktori dan data yang dikeluarkan dari senarai di dialog Select Company, gunakan My Computer.

3.4 Menukar Nama Akaun Perniagaan

Untuk menukar salah satu nama Perniagaan yang tersenarai dalam dialog Select Company, klik pada nama Perniagaan yang hendak kita tukar, kemudian klik butang Edit (Pinda). Dua (2) ruang baru akan muncul diatas butang Edit iaitu ruang Company Name dan Directory:

Gambar 13

Tuliskan nama baru yang akan menggantikan nama Perniagaan itu dalam ruang yang baru muncul dibawah label Company Name (Nama Perniagaan). Selepas itu klik butang Save (Simpan). Kita akan dapati nama baru tadi telah menggantikan nama lama dalam ruang sebelah atas. Klik butang Cancel (Batal) untuk menghilangkan dua ruang baru tadi.

4. Mengakses Akaun Satu Perniagaan

Bila kita memulakan Sistem Perakaunan UBS, kita akan terjumpa dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan), contohnya seperti dibawah :

Gambar 14

Dialog ini mengandungi senarai nama Perniagaan yang telah anda bina. Mungkin hanya terdapat satu senarai atau lebih dari satu. Dalam contoh diatas, terdapat 3 Perniagaan.

Klik pada mana-mana satu nama Perniagaan yang anda hendak mengerjakannya, kemudian klik butang Select (Pilih). Anda akan menemui salah satu dari dua (2) keadaan :

1. Anda mungkin menerima dialog bertajuk Generate Data Files (Bina Fail-Fail Data) seperti ini :

Gambar 15

Ini bermakna fail data belum dibina, biasanya kerana direktorinya baru saja dibina. Klik OK untuk Sistem membina fail-fail bagi data Perniagaan berkenaan. Kemudian, anda akan terima dialog ini :

Gambar 16

klik Yes. Dialog berikut pula dipaparkan :

Gambar 17

"Generate Completed = Pembinaan siap". Ini bermakna fail data telah dibina oleh Sistem.

Klik butang OK. Anda akan temui dialog yang mengandungi logo UBS Computerised Accounting :

Gambar 18

Isikan ruang Password (Kata Laluan). Kata laluannya ialah perkataan UBS. Kemudian klik OK. Anda akan masuk ke tetingkap yang mengandungi menu-menu dimana anda boleh gunakan untuk memanipulasi data bagi perniagaan yang berkenaan.

Gambar 19

2. Anda mungkin tidak nampak dialog Generate Data Files tapi nampak terus logo berikut :

Gambar 20

Ini bermakna, fail-fail data telah anda bina.

Setelah anda isikan ruang Password ( iaitu UBS), klik butang OK. Ini diikuti dengan paparan tetingkap berikut :

Gambar 21

Ini bermakna anda sudah boleh mengakses data bagi Perniagaan tadi.

Nota :

Jika anda mengendali lebih dari satu data perniagaan, pada tetingkap ini tidak terdapat maklumat anda telah masuk ke data Perniagaan yang mana, oleh itu anda harus ingat sendiri semasa anda membuat pilihan di dialog Select Company.

4.1 Mengendali Nombor Pengenalan (Pin)

PIN = Personal Identification Number (Nombor Pengenalan Perseorangan).

Apabila kita telah memilih satu data Perniagaan yang mahu kita kerjakan melalui dialog Select Company, kita akan menerima dialog yang meminta kita mengisi nombor Pengenalan (Pin)  sebelum kita dapat mengakses data Perniagaan berkenaan :

Gambar 22

Nombor Pengenalan yang diberi secara automatik ialah 0. Nombor ini membolehkan semua orang boleh mengakses semua bahagian dalam Sistem. Nombor-nombor lain membenarkan akses ke bahagian-bahagian tertentu sahaja :

Nombor 1 A.R Clerk – (Kerani Akaun Penghutang) membenarkan akses hanya ke menu Debtors (Penghutang Perniagaan) dan menu Transactions (Transaksi) yang melibatkan Penghutang Perniagaan.

Nombor 2 A.P Clerk - (Kerani Akaun Pemiutang) membenarkan akses hanya ke menu Pemiutang (Pemiutang Perniagaan) dan menu Transactions (Transaksi) yang melibatkan Pemiutang Perniagaan.

Nombor 3 G.L Clerk – (Kerani Lejar Am) membenarkan akses hanya transaksi yang melibatkan Lejar am sahaja.

Nombor 4 A/C Clerk – (Kerani Akaun)  membenarkan akses kepada semua transaksi dan melihat laporan setakat ke Trial Balance (Timbangduga). Ia tidak boleh mengakses Profit & Loss (Penyata Untungrugi) dan Kunci Kira-Kira (Kunci Kira-Kira).

Nota :

Sistem yang dipasang disatu komputer boleh diakses melalui beberapa komputer lain, dimana komputer-komputer yang berlainan itu dikendali setiap satunya oleh kakitangan yang mempunyai tugas khusus seperti Kerani Penghutang, Kerani Pemiutang, Kerani Lejar Am atau Kerani Akaun.

Penetapan Nombor Pengenalan ini digunakan bersama-sama dengan penetapan Password (Kata Laluan). Setiap kakitangan yang berbeza akan diberi kata laluan yang berlainan. Ini menyebabkan hanya kakitangan yang tertentu sahaja boleh mengakses bahagian tertentu Sistem.

4.2 Mengendali Kata Laluan (Password)

Kita akan diminta mengisi Password (Kata Laluan) dalam dialog berikut :

Gambar 23

Dialog ini ditemui selepas kita memilih nama Perniagaan dalam dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan).

Kata Laluan asal ialah UBS (huruf besar) atau ubs (huruf kecil).

Jika anda mengisi kata laluan yang salah anda akan menerima dialog seperti berikut :

Gambar 24

"Incorrect Password. Try Again = Salah Kata Laluan. Cuba Lagi."

Klik OK untuk mencuba lagi.

Untuk menukar Kata Laluan, gunakan menu System | Change Password. Sila lihat bab > 18.1 Menukar Kata Laluan.

4.3 Keluar Dari Data Perniagaan

Untuk keluar dari pengaksesan data satu-satu Perniagaan, gunakan menu System | Exit. Anda akan ditanya Are You Sure (Adakah anda pasti) ?. Selepas anda klik Yes, anda akan jumpa semula dialog Select Company. Disini, anda boleh memilih lain-lain data perniagaan untuk anda kerjakan. >  Jika anda klik pada butang Exit pada dialog ini, anda akan keluar terus dari Sistem.

5. Yang Penting Didahulukan

Selepas kita mengakses akaun bagi satu-satu Perniagaan (melalui dialog Select Company), barulah kita boleh mengisi data, meminda data, melihat laporan dan sebagainya bagi Perniagaan itu.

Bagaimanapun, sebelum kita mula mengisi data, perkara-perkara penting berikut mestilah dilakukan terlebih dahulu bagi Perniagaan berkenaan :

1. Mengisi Maklumat Perniagaan

2. Mengisi Tempoh Perakaunan

3. Mengisi Tempoh Permulaan dan Tempoh Akhir

4. Membina Carta Akaun

5. Membina Kumpulan Transaksi

Perkara-perkara ini hanya perlu dilakukan sekali sahaja iaitu bagi Tahun Perakaunan pertama kita menggunakan Sistem Berkomputer UBS bagi perniagaan itu.

5.1 Mengisi Maklumat Perniagaan

Maklumat ini perlu diisi melalui menu System | Run Setup | General Setting. Selepas kita klik menu ini, kita akan terima dialog bertajuk General Setup (Penetapan Am) seperti berikut :

Gambar 25

Dikotak disebelah kanan label Company Name (Nama Perniagaan), tuliskan nama perniagaan bagi data ini. Isikan juga ruang R.O.C Ref. No. (Nombor Pendaftaran perniagaan) > bagi Perniagaan itu dikanan label R.O.C Ref No. Dikanan label Address (Alamat), isikan alamat Perniagaan dan nombor telefon dan nombor faks.

Setelah selesai, klik Ok supaya Sistem merekodkan maklumat ini.

Maklumat ini akan digunakan dalam Penyata Akaun dan lain lain laporan.

Ia juga berguna bagi pengguna Sistem mengenalpasti akaun perniagaan manakah yang sedang ia lihat atau kerjakan.

5.2 Mengisi Tempoh Perakaunan

Sistem perlu diberitahu mengenai tempoh perakaunan bagi data yang hendak kita rekodkan. Ini hendaklah dilakukan sebelum kita mengisi data transaksi.

Jika kita mengisi data yang bertarikh diluar tempoh Perakaunan, kita mungkin menerima dialog bertajuk Message (Makluman) seperti ini :

Gambar 26

(Date may be incorrect = Tarikh mungkin salah).

Untuk mengisi Tempoh Perakaunan, klik menu System | Run Setup | General Setting. Kita akan terima dialog bertajuk General Setup seperti ini :

Gambar 27

Isikan ruang Last Accounting Year Closing Date (Tarikh Tutup Tahun Perakaunan yang Terdahulu). Jika perniagaan ialah perniagaan baru, isikan tarikh sehari sebelum perniagaan didaftarkan (Jika perniagaan tidak berdaftar, tuliskan tarikh sehari sebelum perniagaan dimulakan).

Setelah anda menulis tarikh diatas, secara automatik Sistem akan mengisi ruang This Accounting Year ( Tempoh Perakaunan Semasa).

Dalam contoh diatas, Tarikh tutup tahun perakaunan yang terdahulu ditulis sebagai 31/12/, maka Sistem dengan sendirinya mengisi Tempoh Perakaunan Semasa sebagai 01/01/2004 hingga   31/12/2004 – satu tempoh selama 12 bulan. Sistem menganggap semua tahun perakaunan ialah selama 12 bulan.

Nota :

Dari pengalaman penulis, ramai pelajar kurang mengambil perhatian tentang Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu (Closing Date For The Last Accounting Year). Kerana kurang tumpuan, mereka mengisi tarikh tutup bagi tahun perakaunan semasa, bukan tarikh tutup tahun perakaunan terdahulu. Akibatnya ini akan menjejaskan kesahihan angka-angka dalam laporan-laporan yang dihasilkan.

Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu hanya perlu diisi sekali sahaja. Selepas itu, setiap tahun Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya bila akaun ditutup.

Biasanya kita mengisi data perakaunan mengikut urutan tahun. Contohnya kita mengisi data perakaunan bagi tahun 2002 diikuti dengan data tahun , bukan mengisi dulu data tahun kemudian mengundur kebelakang dengan mengisi data bagi tahun 2002. Oleh itu, Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu sebaiknya diisi dengan tarikh yang sesuai dengan tahun perakaunan pertama kita menggunakan Sistem ini. Contohnya, jika kita ketinggalan mengisi data perakaunan selama 3 tahun iaitu bagi tempoh 01/01/2001 hingga dan kita mahu menggunakan Sistem ini mulai tahun perakaunan 2001, maka kita hendaklah mengisi tarikh tutup tahun perakaunan Terdahulu sebagai 31/12/2000 bukannya 31/12/2001.

Nota :

Sistem tidak membenarkan kita mengisi data bagi satu-satu tahun perakaunan jika data bagi tahun sebelumnya belum diisi dan dilengkapkan dan ditutup. Ini menyebabkan Sistem tidak dapat digunakan untuk membuat anggaran Untung atau Rugi operasi tahun semasa jika berlaku kelewatan menyediakan akaun bagi tahun-tahun terdahulu.

Untuk mengatasi perkara ini, sila lihat bab 17.2 Mengendali Lebih Dari Satu Tahun Perakaunan Serentak.

5.3 Mengisi Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup

Dalam Sistem Perakaunan UBS, kita mesti mengisi maklumat tentang Starting Period ( Tempoh : Permulaan) dan Closing Period (Tempoh Penutup). Untuk mengisi maklumat ini, kita klik pada menu System | Run Setup | General Setting. Kita akan jumpa dialog bertajuk General Setup (Penetapan Am) seperti berikut :

Gambar 28

Secara automatik Sistem akan mengisi angka 1 bagi Starting Period (Tempoh Permulaan) dan angka 12 bagi Closing Period (Tempoh Penutup).

TempohPermulaan bermakna data dalam bulan keberapa dalam Tahun Perakaunan yang anda hendak mula rekodkan kedalam Sistem. Tempoh Penutup bermakna hingga bulan keberapa dalam Tahun perakaunan yang anda akan memasukkan data kedalam Sistem (biasanya 12).

Hal ini berkait rapat dengan Tahun Perakaunan yang pertamakali kita menggunakan Sistem. Contohnya, jika tahun perakaunan pertama dimana kita akan menggunakan Sistem ialah dari 01/01/2002 hingga 31/12/2002 (12 bulan) dan kita hendak mula merekod data bagi data bulan Januari 2002 maka Tempoh Permulaan ialah 1 dan Tempoh Akhir ialah 12. Begitu juga, jika Tempoh Perakaunan kita ialah dari 01/04/2002 hingga 31/03/(12 bulan) dan kita hendak merekod data-data mulai April 2002 maka Tempoh Perakaunan ialah 1 dan Tempoh Akhir ialah 12.

Bagaimanapun, jika Tempoh Perakaunan ialah dari 01/01/2002 hingga 31/12/2002 (12 bulan) tetapi kita hanya mahu menggunakan Sistem Perakaunan UBS mulai 01/04/2002 (kerana bagi tempoh 3 bulan pertama (dari 01/01/2002 hingga 31/03/2002) kita telah menggunakan sistem lain), maka kita hendaklah mencatitkan angka 4 bagi ruangan Tempoh Permulaan dan 12 bagi Tempoh Akhir.

Begitu juga, sebagai contoh lain, jika Tempoh Perakaunan ialah dari 01/06/2002 hingga 31/05/ (12 bulan) tetapi kita hanya mahu mula merekodkan data bagi bulan Januari menggunakan Sistem Perakaunan UBS (kerana bagi tempoh 7 bulan pertama (dari 01/06/2002 hingga 31/12/2002) kita telah menggunakan sistem lain), maka kita hendaklah mencatitkan angka 8 bagi ruangan Tempoh Permulaan dan 12 bagi Tempoh Akhir.

Ringkasnya, Tempoh Permulaan bermakna data bulan keberapa dalam Tahun Perakaunan kita akan mula merekodkan menggunakan Sistem Perakaunan UBS.

Biasanya, bagi Tempoh Penutup, angkanya ialah 12 sebab Tempoh Perakaunan dinegara kita biasanya 12 bulan. Jadi, Tempoh Penutup bermakna bulan terakhir dalam Tempoh Perakaunan. Jika Tempoh Perakaunan ialah selama 16 bulan (dalam kes-kes tertentu seperti berlaku perubahan Tempoh Perakaunan), maka Tempoh Penutup ialah 16.

Perlu diingatkan lagi Tempoh Permulaan dan Tempoh Tutup merujuk kepada bulan keberapa dalam tahun perakaunan, bukan merujuk kepada bulan dalam tahun kalendar.

Kita hanya perlu mengisi Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup sekali sahaja. Selepas itu Sistem akan secara automatik mengenalpasti Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup bagi tahun-tahun perakaunan berikutnya.

5.4 Membina Carta Akaun

(Carta Akaun = Chart Of Accounts)

Carta Akaun ialah senarai kod dan nama akaun dan butiran mengenai akaun–akaun bagi sesebuah perniagaan.

Carta Akaun sesebuah perniagaan boleh dibuat secara automatik atau secara manual. Membina secara automatik lebih selamat kerana dapat mengelak dari akaun tidak seimbang.

Bagaimanapun, pengetahuan membina carta secara manual sangat perlu kerana kemungkinan besar pembinaan secara automatik tidak menghasilkan akaun-akaun yang bersesuaian sepenuhnya dengan perniagaan anda, maka anda masih perlu menokok tambah akaun, membuang akaun dan mengedit akaun.

Carta Akaun hendaklah dibina sebelum baki awal dan data transaksi diisi.

5.4.1 Contoh Carta Akaun

Carta Akaun mengandungi 5 ruang – ACCOUNT, A/C DESCRIPTION, Jenis Akaun, SA (Special Account) dan TYPE, seperti kelihatan dalam gambar berikut :

Gambar 29

Jika anda telah berjaya memasang Sistem, Chart Of Accounts (Carta Akaun) boleh dilihat melalui menu Ledger | Print Carta Akaun.

Berikut ialah contoh sebahagian Carta Akaun :

Gambar 30

5.4.2 Membina Carta Akaun Secara Manual

Membina Carta Akaun secara automatik menggunakan menu System | Clear Files | Generate Sample Charts ialah cara yang paling mudah dan selamat. Bagaimanapun mungkin ini tidak menghasilkan semua kod dan nama akaun yang diperlukan dalam perniagaan kita. Oleh itu, kita masih perlu tahu bagaimana menambah, mengubah atau membuang isi pada Carta Akaun secara manual.

Untuk membina Carta Akaun secara manual, caranya ialah seperti berikut :

Klik menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance. Kita akan nampak dialog bertajuk Penyelenggaraan A/K Lejar Am seperti ini :

Gambar 31

Klik butang Add (Tambah). Sistem akan mengosongkan semua ruang untuk sedia diisi.

Berikut ialah panduan untuk mengisi ruang-ruang di dialog ini.

5.4.2.1 Mengisi Ruang 'Nombor Akaun' (Nombor Kod)

Ruang ini mesti diisi, tidak boleh ditinggalkan kosong.

Ruang Nombor Akaun bermakna nombor kod bagi nama Akaun.

Ruang Nombor Akaun adalah ruang yang paling penting.

Isikan ruang Nombor Akaun dengan nombor kod akaun. Dibawah ini adalah panduan dalam memberi nombor kod akaun.

Nota :

Adalah lebih baik jika Sistem mengubah label NOMBOR AKAUN kepada CODE atau yang sesuai kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod supaya lebih cepat difahami.

5.4.2.1.1 Format Nombor Kod

Bagi sesebuah perniagaan, biasanya ia mempunyai berpuluh-puluh atau mungkin beratus-ratus nama Akaun. Tiap-tiap akaun hendaklah diberi kod yang unik.

Kod hendaklah diisi dalam format seperti berikut : xxxx/xxxx, iaitu empat (4) digit diikuti dengan tanda palang >  ( / ) dan diikuti dengan tiga (3) digit terakhir. 'Digit' disini bermaksud angka atau abjad.

5.4.2.1.2 Akaun Tunggal, Akaun Induk Dan Akaun Anak Induk

Untuk memudahkan kita, kita kenalpasti satu-satu akaun dalam Carta Akaun itu samada ia akaun tunggal, akaun induk atau akaun anak induk.

Akaun induk ialah akaun yang mengandungi beberapa akaun lain didalamnya, dan akaun-akaun lain didalamnya kita panggil akaun anak induk. Akaun induk akan menampung jumlah bagi akaun-akaun anak induknya. Akaun tunggal ialah akaun yang tidak mempunyai akaun induk atau anak induk.

Untuk menjadikan satu-satu akaun itu akaun induk bagi akaun-akaun anak induknya, maka dua (2) syarat hendaklah dipenuhi :

1. Empat (4) angka pertama dalam kod bagi item induk dan item anak induknya hendaklah sama. Contohnya jika 4 angka pertama bagi kod item induk ialah 1234, maka 4 angka pertama dalam kod item anak induknya hendaklah 1234 juga.

2. Tiga (3) angka terakhir dalam kod bagi item induk hendaklah lebih kecil dari item anak-anak ; induknya. Olehkerana 3 angka terakhir dalam kod boleh terdiri dari campuran angka dan abjad, maka angka dianggap lebih kecil dari abjad. Oleh itu biasanya digunakan angka 000 kerana ia akan menjadi digit yang paling kecil. Contoh kod akaun induk : 1234/000.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun anak induk boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja atau campuran keduanya, asalkan lebih kecil dari angka item induk. Contohnya : 1234/A01.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun tunggal boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja (termasuk 000) atau campuran keduanya. Contohnya : 1234/B01 atau 1226/BBB atau 2345/000.

Nota :

Suatu akaun induk masih boleh didebit atau dikreditkan dengan amaun-amaun melalui menu Transactions | Pengendalian Urusniaga. Oleh itu, semasa merekod transaksi, eloklah anda pastikan akaun induk tidak didebitkan atau dikreditkan dengan suatu amaun kerana jika ini berlaku maka tujuan diadakan akaun induk supaya memegang jumlah semata-mata tidak akan tercapai kerana tujuannya telah dilanggar.

5.4.2.1.3 Kaitan Antara Item Induk Dan Item Tunggal Dengan Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan dalam laporan Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi (yang mana berkenaan) dibawah label tertentu (Selepas ini kita akan ketahui bahawa label-label dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi adalah mewakili Jenis Akaun tertentu. Contoh label ialah Harta Tetap, Liabiliti Semasa, Aset Semasa, Modal dan sebagainya).

Akaun anak induk tidak ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi kerana amaunnya telah diwakili dalam akaun induknya.

5.4.2.1.4 Susunan Item Dalam Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Untuk mengingat kembali, dinyatakan disini bahawa akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan di Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi dibawah label-label yang berkenaan.

Saiz 4 angka pertama dalam kod akan menentukan kedudukan item dibawah label yang berkenaan dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Item yang mempunyai angka yang lebih kecil akan berada diatas item yang diberi kod yang lebih besar.

Contohnya, jika ada 2 item dibawah Jenis Akaun yang sama, satu diberi kod 1000 dan satu lagi berkod 1050, maka item berkod 1000 akan berada diatas kod yang diberi kod 1050 (keduanya dibawah label yang sama).

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 32

Contoh susunannya pada Kunci Kira-Kira :

Gambar 33

5.4.2.1.5 Susunan Item Anak Induk Dibawah Item Induknya

Bagi akaun anak induk, jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi angka, susunannya (dibawah akaun induknya) akan mengikut turutan angka. Akaun yang 3 angka terakhirnya lebih kecil akan ditayangkan lebih atas dari item yang angkanya lebih besar.

jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi abjad, susunannya dalam laporan akaun akan dipaparkan mengikut susunan abjad. Abjad yang lebih awal akan ditayangkan lebih awal.

Jika terdapat percampuran abjad dan angka, angka akan mendahului abjad.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 34

Kesan dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 35

Kesan dalam penyata akaun induk :

Gambar 36

5.4.2.1.6 Khusus Untuk Penghutang Perniagaan

Kod bagi item induk Penghutang Perniagaan dibina melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang. Sila lihat bab 5.5.4 (Mengendali Kod Penghutang Perniagaan).

5.4.2.1.7 Khusus Untuk Pemiutang Perniagaan

Kod bagi item induk Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Sila lihat bab 5.5.10 (Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan).

5.4.2.1.8 Salah Anggap Keatas Skim Kod

Dari pengalaman penulis mengendali kelas-kelas UBS, ramai pelajar memberitahu bahawa mereka sendiri atau kenalan-kenalan mereka, beranggapan bahawa kod-kod mesti diberi berselang sepuluh. Contohnya, jika telah ada satu akaun berkod 3010-010, maka kod selanjutnya hendaklah sepuluh angka selepas itu, seperti 3020-010 atau 3010-020 dan sebagainya. Anggapan silap ini mungkin berlaku setelah mereka melihat contoh-contoh dari buku-buku yang mereka baca. Sebenarnya anggapan ini adalah silap. Kod-kod boleh diberi tanpa berselang sepuluh angka atau berselang berapa angka sekalipun. Tiap-tiap angka dari kod 0001-000 hingga 9999-999 boleh digunakan.

Satu lagi salah anggap ialah berkaitan kod-kod bagi Jenis Akaun. Dalam contoh-contoh yang diberi oleh Sistem, satu Jenis Akaun seolah-olah diberi satu kumpulan siri kod yang tertentu, contohnya Jenis Akaun Modal diberi siri 1000-1999, Jenis Akaun Perbelanjaan diberi siri 9000-9999 dan sebagainya. Sebenarnya, satu Jenis Akaun tidak perlu dibatasi oleh kumpulan siri kod tertentu.

5.4.2.2 Mengisi Ruang 'Butiran Akaun’

Ruang ini mesti diisi, tidak boleh ditinggalkan kosong.

Ruang ini diguna untuk memberi nama kepada kod akaun yang dinyatakan dalam ruang Nombor Akaun.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label Butiran Akaun kepada Nama Akaun kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan nama akaun.

5.4.2.3 Mengisi Ruang ‘Akaun Khas

Ruang ini sangat penting bagi akaun yang bertindak sebagai Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul. Jika kod (dalam ruang Nombor Akaun) nama akaun (dalam ruang Butiran Akaun) berfungsi sebagai Keuntungan/(Kerugian) Terkumpul, ruang Akaun Khas hendaklah diisi dengan tanda PA, kerana :

1. Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, amaun bagi keuntungan/(kerugian) terkumpul tidak akan timbul dalam Kunci Kira-Kira, akibatnya Kunci Kira-Kira akan kelihatan tidak seimbang.

2. Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, akaun tahunan tidak akan dapat ditutup.

Akaun Khas ini juga berguna untuk mengaitkan kod akaun dengan laporan-laporan tertentu (selain dari laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi). Contohnya, jika kita mahu satu kod akaun itu dilibatkan dalam laporan Tunai, kita isi ruang ini dengan tanda CA (Cash Account).

Selain dari item PA dan CA, ada 20 item lain dalam senarai Akaun Khas yang boleh kita gunakan untuk mengaitkan satu-satu akaun dengan laporan tetentu. Berikut ialah senarai penuh item :

1. OS - Opening Stock - Profit & Loss (Stok Awal Untungrugi)

2. CS - Closing Stock - Profit & Loss (Stok Akhir Untungrugi)

3. BS - Balance Sheet Stock (Stok Kunci Kira-Kira)

4. MA - Manufacturing Account (Akaun Pengilangan)

5. PA - Profit Account (Akaun Untungrugi Terkumpul)

6. PV - Payment Voucher (Baucer Bayaran)

7. OR - Other Receipt (Resit Lain)

8. CR - Credit Account (Akaun Kredit)

9. >HD - Header (Tajuk Utama)

10. T0 - Subtotal Level 0 (Jumlah Kecil Tahap 0)

11. T1 - Subtotal Level 1 (Jumlah Kecil Tahap 1)

12. T2 - Subtotal Level 2 (Jumlah Kecil Tahap 2)

13. T9 - Current Total (Jumlah Semasa)

14. TD - Total Description (Keterangan Jumlah)

15. TX - No subtotal (Tiada Jumlah Kecil)

16. D0 - Display zero account (Tayangkan akaun kosong)

17. DP - Depreciation account (Akaun Susutnilai)

18. BK - Bank account (Akaun Bank)

19. CA - Cash Account (Akaun Wang)

20. S1 - Spacing (Ruang)

21. ST - Sales Tax Account (Akaun Cukai Jualan)

22. PT - Purchase Tax Account (Akaun Cukai Belian)

Berikut ialah keterangan lebih lanjut mengenai item-item pilihan dalam senarai Akaun Khas :

MA

MA adalah ringkasan bagi Manufacturing Account (Akaun Pengilangan). Ia digunakan untuk mengaitkan kod akaun dengan Akaun Pengilangan. Kod akaun yang ditanda dengan item ini akan muncul dalam penyata Akaun Pengilangan (penyata ini dapat diakses melalui menu Reports | Manufacturing Accounts).

CA

Bermaksud Cash (Tunai). Ia digunakan untuk mengaitkan kod akaun dengan penyata Aliran Tunai.  Ia sesuai bagi akaun-akaun bank dan wang panjar supaya kita dapat melihat aliran tunai melalui menu Reports | Penyata Aliran Tunai.

DP

Bermakna Depreciation (Susutnilai harta tetap). Ini berguna untuk membina Penyata Aliran Tunai. Dalam penyata ini, susutnilai akan ditolak dari pengiraan keuntungan. Oleh itu, biasanya akaun yang perlu ditanda dengan DP ialah akaun-akaun susutnilai harta tetap. Penyata Aliran Tunai dapat diakses melalui menu Reports | Penyata Aliran Tunai.

BK

Bermaksud Bank Reconciliation (Penyesuaian Bank). Digunakan pada akaun-akaun bank. Tujuannya supaya kita dapat mengendali penyata penyesuaian bank. Penyata penyesuaian bank diakses melalui menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Penyesuaian Bank.

PV

Bermaksud Payment Voucher (Baucer Bayaran). Biasanya digunakan pada akaun-akaun bank. Bila tanda ini diberi, setiap kali akaun bank itu dikreditkan, akan muncul ruang untuk kita mengisi butir-butir bayaran dan kita boleh terus mencetak baucer bayaran.

HD

Bermaksud Header (Tajuk Induk). Sesuai digunakan keatas akaun-akaun yang kita mahu jadikan tajuk induk dalam satu siri kod. Sila baca bab 5.4 Membina Carta Akaun untuk memahami skim kod dalam carta akaun. Disitu diterangkan mengenai kod induk. Kod induk akan memegang jumlah bagi beberapa akaun lain yang berada dibawahnya (kod anak induk).

SL

Bermaksud Single Line (garisan sebaris). Digunakan bersama dengan HD. Dalam laporan-laporan seperti Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi, kita boleh menggunakan tanda ini supaya tajuk induk (HD) akan mempunyai satu garisan dibawahnya.

DL

Bermaksud Double Line (garisan dua baris). Digunakan bersama dengan HD. Dalam laporan-laporan seperti Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi, kita boleh menggunakan tanda ini supaya  Tajuk Induk (HD) akan mempunyai dua baris garisan dibawahnya.

S1-S9

S bermaksud Line-Spacing (Baris kosong). S1 bermakna satu baris kosong, S2 bermakna 2 baris kosong, S3 bermakna 3 baris kosong, begitulah seterusnya hingga S9. Digunakan untuk laporan-laporan. Contohnya, S3 akan menyebabkan ada 3 baris kosong selepas tajuk laporan dengan isi laporan, S2 akan menyebabkan ada 2 baris kosong selepas tajuk laporan dengan isi laporan. Begitulah seterusnya.

s1

s1 juga bermaksud Line-Spacing (Baris kosong), tapi dimaksudkan kepada baris sebelum sesuatu tajuk dalam laporan. Ia akan menyebabkan ada 1 baris kosong sebelum tajuk laporan. Ambil perhatian bahawa tiada s2, s3 dan sebagainya, hanya ada s1 (dalam huruf kecil).

CR

CR bermaksud Credit (Kredit). Ia digunakan bersama dengan HD. Ia akan menyebabkan jumlah amaun kredit dalam satu-satu jumlah kecil (sub-total) bagi sesuatu kumpulan (group) dicetak sebagai positif (tanpa tanda tolak atau tanda kurungan).

D0

D0 bermakna Display Zero (tayangkan kosong). Ini bermakna jika akaun berkenaan berjumlah kosong, ia akan ditayangkan juga dalam laporan.

T0-T9

T bermakna Sub-Total (Jumlah Kecil). T0 adalah jumlah kecil yang paling asas dan T9 adalah jumlah yang paling besar. Dalam laporan, jumlah-jumlah kecil biasanya dijumlah-jumlahkan lagi sesama mereka berperingkat-peringkat. T9 adalah peringkat yang paling akhir, biarpun jarang kita alami menjumlahkan jumlah kecil hingga 9 peringkat.

TD

TD bererti Total Description (Deskripsi Jumlah). Ia ada kaitan dengan T0-T9 diatas. Tanda ini akan menyebabkan tanda T0-T9 dipaparkan dalam cetakan laporan.

TX

TX bermaksud No Total (Tiada Jumlah). Kesannya ialah jumlah yang kosong dalam laporan tidak akan dicetak.

Senarai ini dapat kita perolehi bila kita klik kepala anak-panah dikanan ruang Akaun Khas. Kita akan jumpa dialog bertajuk Senarai Akaun Khas yang mengandungi senarai item Akaun Khas :

Gambar 37

Klik (untuk memilih) pada satu baris yang sesuai, kemudian klik butang Ok. Akaun Khas yang kita pilih akan masuk kedalam ruang Akaun Khas dalam dialog tadi (dialog General Ledger A/C Maintenance).

Nota :

1. Ruang ini tidak perlu diisi bagi semua akaun.

2. Ia hanya perlu diisi bagi akaun Keuntungan / (Kerugian Terkumpul dan akaun yang hendak kita kaitkan dengan laporan tertentu (selain Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi), seperti laporan Aliran Tunai.

3. Melalui ruang ini juga kita boleh menetapkan label-label bagi laporan dan menentukan samada tajuk laporan mempunyai format garis-garis tertentu dibawahnya.

5.4.2.4 Mengisi Ruang 'Bahagian'

Bahagian mungkin lebih sesuai dimaksudkan sebagai Pusat Kos. Sesetengah Perniagaan mengenalpasti adanya pusat-pusat kos dalam operasi perniagaan mereka.

Jika anda mengenalpasti pusat-pusat kos dalam perniagaan anda dan jika anda mahu mengaitkan akaun yang anda sedang rekodkan dengan Pusat Kos tertentu, isikan ruang Bahagian dengan nama Pusat Kos itu.

Jika kita klik kepala anak-panah dikanan ruang Bahagian, kita akan jumpa dialog bertajuk Department Listing (Senarai Bahagian) seperti ini :

Gambar 38

Jika anda belum pernah mengisi satu pun nama Bahagian diruang Bahagian, dialog ini akan kosong sahaja (seperti diatas), tetapi jika anda sudah pernah mengisi ruang Bahagian, senarai Bahagian akan ada dalam dialog, seperti contoh berikut :

Gambar 39

Klik pada satu nama Bahagian, kemudian klik butang Ok. Nama Bahagian yang anda klik tadi akan masuk ke ruang Bahagian dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Untuk memadam (mengeluarkan) satu nama Bahagian dari senarai dalam dialog Department Listing, caranya tidak mudah. Caranya ialah cari kod akaun yang ruang Bahagian nya telah diisi dengan nama Bahagian yang hendak dipadam itu, kemudian kosongkan ruang Bahagian itu, dan kemudian klik butang Simpan. Satu demi satu akaun yang terlibat hendaklah dicari. Setelah tiada nama Bahagian itu dalam mana-mana kod, barulah nama Bahagian itu tidak akan tersenarai dalam dialog Departmental Listing.

5.4.2.5 Mengisi Ruang 'Kod Negara'

Klik pada kepala anak-panah dikanan ruang Kod Negara. Kita akan menerima satu dialog bertajuk Penyenaraian Mata Wang :

Gambar 40

Jika dialog ini tidak mengandungi apa apa senarai, ini bermakna anda belum pernah mengisi senarai matawang asing dan kadar pertukaran matawang asing. Untuk mengisi senarai matawang asing dan kadar pertukaran matawang asing, gunakan menu Ledger | Menu Mata Wang Asing | Penyelenggaraan Ukuran.

Jika dialog ini mengandungi senarai mata wang, anda boleh klik pada satu item dalam senarai untuk memilih item itu. Kemudian klik butang OK. Dialog ini akan hilang dan item tadi akan masuk dalam ruang Kod Negara dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Sila lihat bab 10 (Mengendali Matawang Asing) untuk keterangan lanjut.

Ruang ini tidak semestinya diisi. Ia boleh ditinggalkan kosong jika akaun tertentu tidak melibatkan pertukaran mata wang asing.

Kesan kita mengisi ruang Kod Negara ialah seperti berikut : Jika kita mengisi ruang ini, Sistem akan meminta kita mengisi amaun dalam matawang asing apabila kita mengisi butiran transaksi (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance) yang melibatkan akaun ini.

Matawang asal yang digunakan bagi setiap transaksi ditetapkan melalui menu System | Penentuan Kedudukan | Penentuan Umum | M.S 3. Di Malaysia, Sistem mengenalpasti matawang RM secara automatik.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label Kod Negara kepada Kod Matawang kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan nama atau kod matawang.

5.4.2.6 Mengisi Ruang 'Jenis Akaun'

Untuk mengisi ruang ini, klik (untuk menanda) pada salah satu kotak yang sesuai dibahagian separuh bawah dialog General Ledger A/C Maintenance ini :

Gambar 40a

Klik (tanda) pada satu kotak sahaja. Item pada kotak yang kita tanda akan disalin keruang Jenis Akaun.

Sebagai pilihan cara lain, anda boleh juga klik pada kepala anak-panah dikanan ruang Jenis Akaun. Kita akan menerima satu dialog bertajuk Penyenaraian Jenis-Jenis Akaun :

Gambar 41

Klik (untuk memilih) pada Jenis Akaun yang sesuai, kemudian klik butang Ok. Pilihan anda akan masuk kedalam ruang Jenis Akaun dalam dialog General Ledger A/C Maintenance.

Ada 15 item dalam senarai Jenis Akaun :

1 – Modal.

2 – Liabiliti Jangka Panjang.

3 – Lain-Lain Liabiliti.

4 – Harta Tetap.

5 – Lain-Lain Harta.

6 – Aset Semasa.

7 – Liabiliti Semasa.

8 – Jualan.

9 – Pelarasan Jualan.

10 – Kos Jualan.

11 – Lain-Lain Pendapatan.

12 – Perbelanjaan.

13 – Cukai Perniagaan.

14 – Perdapatan Luar Jangka.

15 – Akaun Pembahagian Keuntungan.

Tiap-tiap satu kod akaun perlu dikaitkan dengan satu Jenis Akaun. Jadi, ruang Jenis Akaun mesti diisi. Jika anda tidak mengisi ruang ini dan anda klik butang Simpan, anda akan menerima pesanan berikut :

Gambar 42

5.4.2.6.1 Kaitan Antara Jenis Akaun Dengan Kunci Kira-Kira

Terdapat kaitan antara Jenis Akaun dengan laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Tiap-tiap item Jenis Akaun akan menjadi tajuk-tajuk utama dalam salah satu laporan-laporan itu. Berikut ialah contoh bagaimana Jenis Akaun akan dipamirkan dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 43

Dalam contoh diatas, ditunjukkan Jenis Account Aset Tetap, Lain-Lain Aset dan Aset Semasa. Lain-lain Jenis Akaun berada dibawah Jenis-Jenis Akaun itu dan tidak kelihatan dalam gambar diatas.

Susunan Jenis-Jenis Akaun dalam Kunci Kira-Kira ditetapkan melalui menu System | Penentuan Kedudukan | Penentuan Umum. Satu dialog bertajuk Pemasangan Am akan muncul.

Gambar 43a

Klik pada tab M.S. 3. Lihat pada kotak dibawah label Menukar Format A/K Kunci Kira-Kira. Disinilah susunan dalam Kunci Kira-Kira bagi Jenis-Jenis Akaun ditetapkan. Perhatikan huruf A mewakili Modal, B mewakili Liabiliti Jangka Panjang dan seterusnya.

Untuk menukar susunan Jenis Akaun dalam Kunci Kira-Kira, tukar susunan dalam kotak dibawah label Menukar Format A/K Kunci Kira-Kira, kemudian klik butang OK (Jangan klik butang Kembali ke Asal kerana ini akan menyebabkan susunan asal dikekalkan iaitu DEFGIABCO).

5.4.2.6.2 Kaitan Antara Jenis Akaun Dengan Penyata Untungrugi

Terdapat kaitan antara Jenis Akaun dengan laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Tiap-tiap item Jenis Akaun akan menjadi tajuk-tajuk utama dalam salah satu laporan-laporan itu. Berikut ialah contoh bagaimana Jenis Akaun akan dipamirkan dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 44

Dalam contoh diatas, ditunjukkan Jenis Akaun Jualan dan Pelarasan Jualan. Berikut ialah sambungan kepada laporan diatas dimana ditunjukkan Jenis Akaun Kos Barang Yang Dijual dan Lain-Lain Pendapatan :

Gambar 45

Berikut ialah sambungan seterusnya kepada laporan diatas dimana ditunjukkan Jenis Akaun Perbelanjaan :

Gambar 46

Lain-lain Jenis Akaun berada dibawah Jenis-Jenis Akaun itu dan tidak kelihatan dalam gambar diatas.

Susunan Jenis Akaun dalam Penyata Untungrugi tidak boleh ditukar.

5.4.2.7 Mengisi Ruang 'Kumpul Ke'

Anda boleh biarkan ruang ini seadanya. Secara automatik ia akan diisi dengan nombor kod yang sama dengan yang terdapat dalam ruang Nombor Akaun.

Kita boleh gunakan menu Reports | Cetak Kumpulan untuk melihat ringkasan bagi kumpulan tertentu.

Satu kumpulan tertentu terdiri dari akaun-akaun yang mempunyai empat (4) angka pertama yang sama dalam kod masing-masing.

5.4.2.8 Mengisi Ruang 'Angka Tahun Lalu'

Angka Tahun Lalu ialah baki akhir bagi akaun ini bagi tahun perakaunan sebelum tahun perakaunan sekarang.

Tujuan ruang ini ialah supaya dalam laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi akan ditunjukkan amaun bagi akaun ini bagi tahun lepas bersebelahan dengan amaun bagi tahun semasa sebagai perbandingan.

Ruang ini hanya perlu diisi sekali sahaja iaitu pada pertamakali kita menggunakan Sistem. Pada tahun-tahun berikutnya, setelah kita menutup akaun bagi tahun perakaunan tertentu, Sistem akan menghasilkan angka-angka bandingan dengan sendirinya.

Kita boleh juga mengisi angka tahun lepas melalui menu Ledger | Enter Last Year Figure. (Nota : Sistem tidak menterjemah kedalam Bahasa Melayu).

Jangan kelirukan ruang ini dengan angka baki awal yang anda isi melalui menu Ledger | Masukkan Baki Permulaan. Jika anda hanya mengisi baki awal melalui menu Ledger | Masukkan Baki Permulaan, maka laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi tidak akan menunjukkan angka perbandingan bagi tahun terdahulu bersebelahan dengan amaun tahun semasa.

Ini bermakna, anda perlu mengisi baki awal sebanyak 2 kali, sekali melalui menu Ledger | Masukkan Baki Permulaan (untuk tujuan kemaskini Lejar) dan sekali lagi melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance (untuk tujuan angka bandingan) atau melalui menu Ledger | Enter Last Year Figure.

5.4.2.9 Selepas Mengisi Ruang-Ruang

Selepas anda mengisi ruang-ruang yang berkenaan, klik butang Simpan. Ini akan merekod maklumat ke cakera keras. Selepas itu, klik butang Keluar.

Jika kita mengisi satu kod yang telah sedia ada, makluman berikut akan muncul :

Gambar 47

5.4.3 Membina Carta Akaun Secara Automatik

Berikut ialah langkah membina Carta Akaun secara automatik :

Klik menu System | Fail/Kembalikan Contoh A/K. Setelah itu kita akan temui dialog bertajuk Fail/Kembalikan Contoh A/K seperti ini :

Gambar 48

Klik pada pilihan ketiga iaitu Hapus Carta A/K & Urs. Kedua-duanya, mengembalikan A/K Demo ;;font-weight:> (Pilihan pertama dan kedua tidak akan menghasilkan Carta Akaun). Selepas klik, kita akan melihat senarai jenis perniagaan dibawahnya :

Gambar 49

Senarai itu ialah :

1. Syarikat Perniagaan

2. Pusat Latihan

3. Agensi Pelancongan

4. Industri Pengilangan

5. Industry Tekstil

6. Hartanah

7. Koperasi Sekolah

8. Perkongsian

Pilih jenis aktibiti perniagaan yang bersesuaian. Klik OK. Dialog pengesahan akan muncul :

Gambar 50

Klik Ya. Dalam beberapa saat, Sistem akan memaklumkan bahawa pembinaan Carta Akaun telah siap :

Gambar 51

Klik OK.

Kita boleh memeriksa samada Carta Akaun telah dihasilkan. Untuk tujuan ini, klik menu Ledger | Print Carta Akaun. Kita akan nampak dialog bertajuk Cetak Carta Akaun seperti berikut :

Gambar 52

Pilih Semua Diatas. Kemudian klik butang OK. Kita akan melihat Carta Akaun berkenaan. Contohnya seperti berikut :

Gambar 53

Gambar 54

Gambar 55

Gambar 56

Gambar 57

Gambar 58

Gambar 59

Gambar 60

Klik butang Pencetak untuk mencetak ke mesin pencetak. Klik Paparkan untuk previu di atas skrin. Klik butang Excel untuk menyalin data kedalam perisian Microsoft Excel. Jika sudah, klik butang Keluar.

5.4.4 Mencari Akaun Dalam Carta Akaun

Dari masa ke semasa, kita perlu mencari kod akaun dan nama akaun untuk tujuan seperti mengisi transaksi dan sebagainya. Kita boleh gunakan menu Ledger | Print Carta Akaun. Dari situ kita boleh mencari satu persatu kod akaun dan nama akaun yang disenaraikan.

Jika kita sedang mengisi maklumat transaksi, kita tidak perlu menggunakan menu Ledger | Print Carta Akaun. Untuk mengisi maklumat transaksi, kita gunakan menu Transactions | Transactions Maintenance. Disini, kita hanya perlu dwi-klik pada ruang No A/K :

Gambar 61

Bila kita dwi-klik pada ruang ini, satu tetingkap bertajuk Penyenaraian Akaun yang mengandungi senarai kod dan nama akaun akan timbul :

Gambar 62

Klik pada satu nombor akaun untuk membuat pilihan.

Jika bilangan akaun begitu banyak dan sukar mencari, anda boleh menggunakan ruang Keterangan (Kiri) pada tetingkap Penyenaraian Akaun ini. Anda hanya perlu mengingat huruf-huruf awal bagi ejaan nama akaun yang dicari dan tuliskannya pada ruang itu. Sistem akan mencarikannya untuk anda dan mempamirkannya pada tetingkap.

Jika anda hanya ingat huruf-huruf ditengah nama akaun, gunakan ruang Keterangan (Tengah) iaitu tuliskan huruf-huruf yang anda ingat itu pada ruang ini. Sistem akan mencarikannya untuk anda dan mempamirkannya pada tetingkap.

Jika anda ingat hanya sebahagian kod, gunakan ruang No A/K. Contohnya jika anda tuliskan angka 3 pada ruang ini, semua kod yang bermula dengan angka 3 akan dipamirkan di tetingkap.

5.4.5 Memadam Akaun Dari Carta Akaun

Kadang kadang kita memasukkan kod akaun yang salah, atau kita tidak suka dengan ejaan bagi nama akaun yang telah kita rekodkan, atau selepas beberapa tahun, ada kemungkinan sesuatu nama akaun itu tidak diperlukan lagi. Itu adalah beberapa contoh alasan untuk kita memadam kod atau nama akaun dari senarai pada Carta Akaun.

Untuk memadam satu akaun, kita gunakan menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance. Kita akan nampak dialog bertajuk General Ledger A/C Maintenance seperti berikut :

Gambar 63

Gunakan butang Atas, Sebelum, Selepas atau Bawah untuk mencari nama akaun yang kita hendak padam. Atau, gunakan butang Cari untuk mencari akaun berkenaan. Selepas jumpa (butiran akan dipaparkan pada dialog ini), klik pada butang Padam.

Selepas kita klik butang Padam, kadang-kadang kita akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 64

Ini bermakna Sistem tidak membenarkan kita memadam nama akaun ini kerana akaun ini masih mempunyai baki. Klik OK untuk menamatkan makluman ini.

Jika akaun yang hendak dipadam tidak mempunyai baki, Sistem akan meminta pengesahan seperti berikut :

Gambar 65

Klik Ya jika kita mahu memadam, atau klik Tidak jika kita menarikbalik keputusan memadam akaun itu.

Untuk memeriksa samada akaun itu telah benar-benar dipadam, anda boleh memeriksanya melalui menu Lejar | Cetak Carta Akaun.

5.4.6 Meminda Kod Dan Nama Akaun Dalam Carta Akaun

Untuk meminda atau mengubah kod akaun atau nama (deskripsi) satu-satu akaun, kita gunakan Menu Boss.

Sila rujuk pada bab 18.2 (Menggunakan Menu Boss) untuk cara mendapatkan menu ini.

Selepas kita masuk ke Menu Boss, kita akan peroleh dialog berikut, dimana terdapat butang bertulis Tukar Nombor Akaun :

Gambar 65a

Bila kita klik butang ini, kita akan menerima dialog bertajuk Tukar Nombor Akaun seperti berikut :

Gambar 66

Disini, kita perlu mengisi ruang No. Akaun (Lama), No. Akaun (Baru) dan Jenis Akaun (bagi akaun yang baru).

Selepas itu, klik butang OK. Kita akan jumpa semula dialog Menu Boss. Pada menu ini, klik butang Applikasi. Kemudian klik butang Keluar. Seharusnya pertukaran telah dilakukan oleh Sistem.

Jika kita mengisi No Akaun (baru) tetapi nombor ini telah diguna untuk akaun lain, kita akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 67

Kita boleh memeriksa samada pertukaran telah dibuat dengan betul dengan menggunakan menu Ledger | Print carta Akaun. Semak samada akaun lama telah tiada dan akaun baru telah disenaraikan.

5.5 Contoh-Contoh Mengendali KodAkaun

Bab-bab berikut ini mengandungi contoh-contoh mengendali kod-kod akaun. Akaun-akaun ini adalah yang biasa ditemui dalam laporan perakaunan.

Diharap dengan contoh-contoh ini akan mempercepatkan pemahaman anda dalam mengendali Sistem Perakaunan UBS.

5.5.1 Mengendali Kod Modal Berbayar

Modal berbayar biasanya ialah satu item yang perlu ditayangkan di Kunci Kira-Kira dibawah Jenis Akaun Modal. Oleh itu kita harus jadikan item ini satu item tunggal atau item induk.

Untuk memberi kod bagi item Modal Berbayar, kita gunakan menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Seperti kita maklum format kod ialah xxxx/xxx.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 68

Contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 69

Mengikut contoh yang diberi oleh Sistem, Modal Berbayar diberi kod 1000/000.

Nota :

1. Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Modal, Modal Berbayar dan Modal Dibenarkan dari segi perakaunan.

2. Standad (piawai) dalam laporan perakaunan memerlukan item Modal Berbayar ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.2 Mengendali Kod Keuntungan Terkumpul

Modal berbayar biasanya ialah satu item yang perlu ditayangkan di Kunci Kira-Kira dibawah Jenis Akaun Modal. Oleh itu kita harus jadikan item ini satu item tunggal atau item induk.

Untuk memberi kod bagi item Keuntungan/(Kerugian) terkumpul, kita gunakan menu Lejar | General Ledger A/C Maintenance.

Penting : semasa mencatitkan kod akaun (melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K

Lejar Am ) bagi Keuntungan Terkumpul, pastikan ruang SA (Akaun Khas) bagi akaun ini di set sebagai PA (Profit Account).

Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, amaun bagi keuntungan terkumpul tidak akan timbul dalam Kunci Kira-Kira dan Kunci Kira-Kira akan kelihatan tidak seimbang.

Penting : Juga, jika akaun ini tidak di set sebagai PA, akaun tahunan tidak akan dapat ditutup.

Contoh dalam Carta Akaun :

Nota :

1. Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul dari segi perakaunan.

2. Standad dalam laporan perakaunan juga memerlukan item Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul  ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

Gambar 70

5.5.3 Mengendali Kod Rizab

Contoh Rizab (RESERVES) ialah Rizab Am (General Reserves), Rizab Penggantian Harta (Assets Replacement Reserves) dan sebagainya.

Standad dalam laporan perakaunan memerlukan item Rizab ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira. Sebab itulah, item ini diberi contoh dalam buku ini.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Rizab dari segi perakaunan.

Untuk memberi kod bagi item Rizab, kita gunakan menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Untuk memberi kod bagi item ini, kita mesti terlebih dahulu mengenalpasti dibawah Jenis Akaun (Jenis Akaun) apakah item ini berada (Ingat, ada 15 item dalam Jenis Akaun). Nampaknya, item ini sesuai berada dibawah Jenis Akaun Modal (CAPITAL).

Mengikut contoh Carta Akaun, Jenis Akaun Modal diberi skim kod 1000. Oleh kerana kod 1000 telah kita beri kepada Modal Berbayar dan 1005 kita beri kepada Keuntungan Terkumpul, maka kita boleh gunakan mana-mana nombor lain dalam siri 1000. Katakan 1009.

Jika kita mahu item ini ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira, maka kita harus jadikan item ini item induk, iaitu kodnya berakhir dengan 000. Oleh itu kod penuhnya ialah 1009/000.

5.5.4 Mengendali Kod Penghutang Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Perniagaan (Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Penghutang Perniagaan (TRADE DEBTORS) dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS (Aset Semasa).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Perniagaan dari segi perakaunan.

Sistem memberi dua (2) menu untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Perniagaan, iaitu menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance dan menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang.

Menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance digunakan untuk merekod item induk sementara menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang digunakan untuk merekod kod item anak induknya.

Item anak induk bagi Penghutang Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Perniagaan sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang (dan akan ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira).

Menetapkan kod item induk Penghutang Perniagaan

Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Dalam contoh Carta yang diberikan oleh Sistem, 4 angka pertama dalam kod ialah 3000. Kita boleh terima angka ini.

Kita perlu mempunyai satu item induk bagi memegang jumlah bagi semua Penghutang Perniagaan, Item induk inilah yang akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira. Untuk membuat item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance sebagai item induk. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Oleh itu kod penuhnya ialah 3000/000 bagi item induk Penghutang Perniagaan.

Menetapkan kod item anak induk bagi Penghutang Perniagaan

Senarai terperinci nama dan maklumat tiap-tiap satu Penghutang perniagaan hendaklah dicatitkan melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang. Bila kita klik menu ini, dialog bertajuk Pengendalian Fail Penghutang (Kawalan Fail Penghutang) akan kita perolehi :

Gambar 71

Melalui dialog ini kita akan memberi kod bagi tiap-tiap Penghutang, menulis nama Penghutang dan mengisi maklumat-maklumat lain bagi Penghutang itu.

Klik butang Add (Tambah) untuk membolehkan kita mengisi maklumat setiap satu Penghutang perniagaan dalam ruang-ruang yang berkenaan :

Mengisi ruang 'Debtor No' (Nombor Penghutang)

Ruang Debtor No (Nombor Penghutang) ialah untuk kita memberi kod kepada tiap-tiap satu Penghutang Perniagaan.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label DEBTOR NO kepada DEBTOR CODE kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod.

Empat (4) angka pertama dalam kod hendaklah sama dengan empat (4) angka pertama dalam kod item induk. Jika kita beri kod bagi item induk sebagai 3000, maka empat (4) angka pertama bagi setiap Penghutang Perniagan mestilah 3000 juga.

Tiga (3) angka terakhir boleh diisi dengan campuran angka dan huruf. Contoh-contoh yang diberi oleh Sistem mencadangkan supaya digit paling kiri dalam 3 digit terakhir itu diisi dengan huruf permulaan nama Penghutang dan 2 digit terakhir diisi dengan nombor.

Contoh-contoh ialah seperti berikut :

Nama Penghutang Perniagaan : Kod Penuh

Syarikat ABC Sdn Bhd : 3000/A01

Syarikat DEF Sdn Bhd : 3000/D01

Syarikat GHI Sdn Bhd : 3000/G01

Siam Chemical Ltd : 3000/S02

Nama–nama Penghutang Perniagaan yang dimasukkan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang ini akan dipaparkan dalam Carta Akaun.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 72

Berikut pula ditunjukkan item TRADE DEBTORS dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira kerana item itu di set sebagai item induk dalam Carta Akaun :

Gambar 73

Pastikan anda mengisi semua nama-nama Penghutang perniagaan, kerana ia akan diperlukan bila kita mengisi baki-baki awal Penghutang perniagaan (melalui menu Debtors | Distribute Last Year Aging) dan apabila kita mengisi transaksi yang melibatkan Penghutang perniagaan (melalui menu Transactions | Transaction File Maintenance).

Komen :

Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu standad dalam laporan perakaunan, tetapi Sistem tidak memberi kemudahan untuk mengenal perbezaan ini. 

Ingat, bagi Penghutang Perniagaan, kod induk diisi melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang. Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui dialog General Ledger A/C Maintenance, kita akan menerima makluman seperti berikut : "Please Enter as Debtor or Creditor" ("Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang")

Gambar 74

5.5.5 Mengendali Kod Penghutang Bukan Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai OTHER DEBTORS dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS.

Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors) kadang-kadang disebut juga sebagai Lain-Lain Penghutang (Other Debtors).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Bukan Perniagaan dari segi perakaunan.

Untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Bukan Perniagaan, kita gunakan menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Menu ini kita gunakan untuk merekod item induk dan item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan.

Item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Bukan Perniagaan, sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang Bukan Perniagaan.

Menetapkan kod item induk Penghutang Bukan Perniagaan

Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Bukan Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Jika ada nombor yang telah digunakan, pilihlah nombor yang lain.

Saiz empat (4) digit pertama dalam kod akan menentukan susunan item dalam Jenis Akaun nya dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih besar akan dipaparkan kemudian dari nombor kod yang lebih kecil. Contohnya kod 3000/000 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 3005/000 kerana 3000 lebih kecil dari 5000.

Sila lihat gambar berikut :

Gambar 75

Dalam contoh ini, TRADE DEBTORS diberi kod 3000 dan OTHER DEBTORS diberi kod 3005, sebab itulah TRADE DEBTORS disenaraikan lebih atas dari OTHER DEBTORS. Dalam Kunci Kira-Kira, biasanya OTHER DEBTORS (Penghutang Bukan Perniagaan) dipaparkan selepas TRADE DEBTORS (Penghutang Perniagaan) :

Setelah kita menetapkan empat angka pertama dalam kod, kita perlu pula menetapkan 3 angka terakhirnya. Tiga (3) angka terakhir ini akan menentukan samada item ini dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira atau tidak. Jika angkanya 000, maka ia akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Oleh kerana kita mahu item induk dipaparkan di Kunci Kira-Kira, maka kita beri nombr 000 pada kodnya. Jadi, jika 4 digit pertamanya ialah 3005, maka kod penuhnya ialah 3005/000.

Menetapkan kod item anak induk Penghutang Bukan Perniagaan

Untuk memasukkan senarai tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, 4 digit pertama dalam kod tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan hendaklah sama dengan 4 digit pertama kod induk Penghutang Bukan Perniagaan. Contohnya, Penghutang Bukan Perniagaan bernama Aroma Trading hendaklah diberi kod 3005 dalam 4 digit pertamanya. Tiga (3) digit terakhir bagi Aroma Trading hendaklah bukan 000 (untuk mengelak dari dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira), contohnya A01, jadi kodnya ialah 3005/A01.

Dalam contoh berikut, ada 3 Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, iaitu Aroma Trading, Baroma Trading dan Caroma Trading :

Gambar 76

Perhatikan bagaimana 4 digit pertama dalam kod bagi ketiga-tiga Penghutang Bukan Perniagaan itu adalah sama dengan kod induk mereka (OTHER DEBTORS) iaitu 3005, dan 3 digit terakhir pula bukan 000 kerana 000 dalam 3 digit terakhir digunakan oleh kod induk.

Nota :

Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu piawai dalam laporan perakaunan.

Jika kita cuba mengisi kod Pemiutang Bukan Perniagaan melalui menu Debtors | Debtors File Maintenance, Sistem tidak akan membenarkan dan Sistem akan memberi makluman seperti berikut :

Gambar 77

("Code number must be from 3000 to 3000" = "Nombor kod mestilah dari 3000 hingga 3000").

5.5.6 Mengendali Kod Wang Di Bank

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai akaun wang di beberapa buah bank. Jumlah wang di semua bank akan ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Wang Di Bank (CASH AT BANK).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Wang Di Bank dari segi perakaunan.

Dalam Carta Akaun, kita perlu mempunyai kod-kod yang setiap satunya mengandungi nama tiap-tiap bank (item anak induk) dan satu kod induk bagi memegang jumlah wang di semua bank. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Wang Di Bank direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Katakan kita mempunyai 3 akaun bank iaitu Bank A, Bank B dan Bank C. Kod induk (bagi jumlah) dan kod bagi tiap-tiap bank hendaklah terdiri dari 4 angka pertama yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap bank (anak induk), 3 angka terakhir hendaklah selain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Sebelum kita memilih 4 digit pertama bagi kod, kita harus mengenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi Wang Di Bank. Nampaknya, Jenis Akaun yang sesuai ialah CURRENT ASSETS. Bagi CURRENT ASSETS, 4 digit pertama dalam kod hendaklah diantara 3000 hingga 3999.

Kita harus ingat juga bahawa saiz nombor dalam 4 digit pertama akan menentukan kedudukan item dibawah Jenis Akaun nya dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Biasanya, kita mahu Wang Di Bank di paparkan selepas Lain-Lain Penghutang. Oleh itu nombor 4 digit pertama hendaklah lebih besar dari Lain-Lain Penghutang. Contohnya, jika kod Lain-Lain Penghutang ialah 3005, maka kod bagi Wang Di Bank boleh jadi 3010, atau mana mana nombor asalkan lebih besar dari 3005.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 78

Berikut ialah contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 79

Selepas kita menetapkan 4 digit pertama, kita perlu menetapkan pula 3 digit terakhir. Sistem mencadangkan supaya digit paling kiri dalam 3 digit terakhir itu diisi dengan huruf permulaan nama item dan 2 digit terakhir diisi dengan nombor.

Contoh-contoh ialah seperti berikut :

Nama itemKod Penuh

Bank A : 3010/A01

Bank B : 3010/B01

Bank C : 3010/C01

Nota :

Walaupun kod induk (yang berakhir dengan 000) merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

Nota :

Mengendali Kod Wang Di Bank diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.7 Mengendali Kod Wang Di Tangan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai akaun wang di tangan atau Wang Panjar (Petty Cash). Jumlah wang di tangan akan ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai CASH IN HAND (Wang Di Tangan).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Cash In Hand (Wang Di Tangan) dari segi perakaunan.

Jika kita mempunyai lebih dari satu akaun wang di tangan, kita perlu ada satu item induk yang akan menampung jumlah besar bagi semua akaun wang panjar. Jika hanya ada satu akaun Wang Panjar, maka satu akaun itu boleh dijadikan akaun induk tanpa perlu ada akaun anak induk.

Item induk dan anak induk bagi Wang Di Tangan direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Katakan kita mempunyai 2 akaun wang panjar iaitu satu dikendali oleh Lela dan satu lagi dikendali oleh Minah.

4 angka pertama dalam kod induk (bagi jumlah) dan kod-kod anak induk (bagi tiap-tiap pengendali) hendaklah terdiri dari angka yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap pengendali, 3 angka terakhir hendaklah lain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Sebelum kita memilih 4 digit pertama dalam kod, kita harus mengenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi Wang Panjar. Nampaknya, Jenis Akaun yang sesuai ialah Aset Semasa . Bagi Aset Semasa, 4 digit pertama dalam kod ialah diantara 3000 hingga 3999.

Kita harus ingat juga bahawa saiz nombor kod akan menentukan kedudukan dalam Kunci Kira-Kira dibawah label Jenis Akaun nya. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Biasanya, kita mahu Wang Panjar ditunjukkan selepas CASH AT BANK. Oleh itu nombor 4 digit pertamanya hendaklah lebih besar dari CASH AT BANK. Contohnya, jika kod CASH AT BANK ialah 3010, maka kod bagi CASH IN HAND boleh jadi 3020, atau mana-mana nombor asalkan lebih besar dari 3010.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 80

Berikut ialah contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 81

Jika anda ada lebih dari satu akaun Wang Panjar, maka pastikan ada satu kod induk iaitu kod yang berakhir dengan 000. Kod induk merupakan kod yang memegang jumlah besar. Ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan, kecuali jika anda mempunyai hanya satu saja akaun Wang Panjar.

Nota :

>Mengendali Kod Wang Panjar diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.8 Mengendali Kod Simpanan Tetap

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai akaun Simpanan Tetap (FIXED DEPOSITS) di bank. Jumlah Simpanan Tetap biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai FIXED DEPOSITS.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Simpanan Tetap dari segi perakaunan.

Jika kita mempunyai lebih dari satu akaun Simpanan Tetap, dalam Carta Akaun kita perlu mempunyai satu kod induk bagi memegang jumlah Simpanan Tetap, dan lain-lain kod anak induk (yang merujuk kepada simpanan tetap di setiap bank). Hanya amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Simpanan Tetap direkodkan melalui menu Lejar Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Katakan kita mempunyai 2 akaun Simpanan Tetap iaitu satu di Bank A dan satu lagi di Bank B. Empat (4) angka pertama dalam kod induk (bagi jumlah) dan kod-kod anak induk (bagi tiap-tiap Simpanan Tetap) hendaklah terdiri dari angka yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap item anak induk, 3 angka terakhir hendaklah lain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Sebelum kita memilih 4 digit pertama dalam kod, kita harus mengenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi Simpanan Tetap. Nampaknya, Jenis Akaun yang sesuai ialah Aset Semasa . Bagi Aset Semasa, 4 digit pertama dalam kod ialah diantara 3000 hingga 3999.

Kita juga harus ingat bahawa saiz 4 nombor pertama dalam kod akan menentukan kedudukan dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, kita mahu Simpanan Tetap dipaparkan selepas Wang panjar. Oleh itu nombor 4 digit pertama hendaklah lebih besar dari Wang panjar. Contohnya, jika kod Wang Panjar ialah 3020, maka kod bagi Simpanan Tetap boleh jadi 3050, atau mana mana nombor asalkan lebih besar dari 3020.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 82

Berikut ialah contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 83

Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan, kecuali jika anda hanya ada satu saja akaun Simpanan Tetap dimana anda hanya ada item induk tanpa item anak induk.

Nota :

>Mengendali Kod Simpanan Tetap diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.9 Mengendali Kod Deposit & Pra-Bayaran

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai pelbagai akaun Deposit & Pra-Bayaran (DEPOSITS & PREPAYMENTS). Jumlahnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai DEPOSITS & PREPAYMENTS.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Deposit Dan Pra-Bayaran dari segi perakaunan.

Jika kita mempunyai lebih dari satu akaun bagi Deposit & Pra-Bayaran, kita perlu mempunyai satu item induk Deposit & Pra-Bayaran bagi memegang jumlah bagi semua akaun Deposit & Pra-Bayaran. Supaya item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini sebagai item induk dalam Carta Akaun. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Deposit & Pra-Bayaran direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Kita juga perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Deposit & Pra-Bayaran, ia biasanya termasuk dalam Jenis Akaun Aset Semasa , oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999.

Ingat bahawa saiz nombor kod akan menentukan kedudukan dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, jika kita mahu Deposit & Pra-Bayaran dipaparkan selepas Wang Panjar, nombor 4 digit pertamanya hendaklah lebih besar dari Wang Panjar. Contohnya, jika kod Wang Panjar ialah 3020, maka kod bagi Deposit & Pra-Bayaran boleh jadi 3040, atau mana-mana nombor asalkan lebih besar dari 3020.

Kod induk (bagi jumlah) dan kod anak induk bagi tiap-tiap item (akaun) dibawahnya hendaklah terdiri dari 4 angka pertama yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap akaun anak induk, 3 angka terakhir hendaklah lain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Katakan kita mempunyai 5 akaun Deposit & Pra-Bayaran iaitu DepositTelephone (Deposit Telefon), DepositElectricity (Deposit Letrik), DepositWater (Deposit Air), PrepaidRental (Pra-Bayaran Sewa), PrepaidInsurance (Pra-Bayaran Insuran). Tiap-tiap item ini hendaklah mempunyai 4 angka pertama yang sama dengan item induknya. Tetapi, 3 angka terakhirnya hendaklah bukan 000.

Saiz nombor dalam 3 angka terakhir juga menentukan susunan kedudukan dalam Carta Akaun dan penyata yang lebih terperinci. Abjad yang lebih awal akan dipaparkan lebih dahulu dari abjad yang terkemudian dan nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, A009 akan dipaparkan lebih dahulu dari W002.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 84

Berikut ialah contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 85

Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

Nota :

Mengendali Kod Deposit & Pra-Bayaran diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.10 Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Pemiutang Perniagaan (Trade Pemiutang). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai TRADE PEMIUTANG dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu maksud Pemiutang Perniagaan dari segi perakaunan.

Kita perlu mempunyai satu akaun induk bagi memegang jumlah bagi semua Pemiutang Perniagaan. Item induk inilah yang akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira. Untuk membuat item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini melalui Carta Akaun sebagai item induk. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Kita juga perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Pemiutang Perniagaan, ia sesuai dimasukkan dalam Jenis Akaun Liabiliti Semasa , oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 4000 hingga 4999.

Sebelum kita memilih 4 digit pertama dalam kod, kita harus ingat bahawa saiz nombor akan menentukan kedudukan dalam Jenis Akaun yang sama dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, jika kita mahu Pemiutang Perniagaan dipaparkan sebelum Pemiutang Bukan Perniagaan, maka 4 nombor  pertamanya hendaklah lebih kecil dari Pemiutang Bukan Perniagaan. Contohnya, jika kod Pemiutang Bukan Perniagaan ialah 4020, maka kod bagi Pemiutang Perniagaan boleh jadi 4010, atau mana-mana nombor asalkan lebih kecil dari 4020.

Kod induk (bagi jumlah) dan kod anak induk bagi tiap-tiap pemiutang perniagaan dibawahnya hendaklah terdiri dari 4 angka pertama yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap akaun lain, 3 angka terakhir hendaklah selain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Saiz nombor dalam 3 angka terakhir juga menentukan susunan kedudukan dalam Carta Akaun dan penyata yang lebih terperinci. Abjad yang lebih awal akan dipaparkan lebih dahulu dari abjad yang terkemudian dan nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, A009 akan dipaparkan lebih dahulu dari D002.

Kod induk dan nama induk bagi Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance, tetapi kod anak induk dan nama individu tiap-tiap Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang.

Bila kita klik menu Creditors | Pengendalian Fail Pemiutang, dialog bertajuk Pengendalian Fail Pemiutang (Kawalan Fail Pemiutang) akan kita perolehi seperti berikut :

Gambar 86

Melalui dialog ini kita akan memberi kod bagi tiap-tiap Pemiutang Perniagaan, menulis namanya  dan mengisi maklumat-maklumat lain.

Klik butang Add (Tambah) untuk membolehkan kita mengisi maklumat Pemiutang Perniagaan.  Isikan kod satu Pemiutang Perniagaan dalam ruang Creditor No (Nombor Pemiutang) mengikut panduan diatas. Isikan nama Pemiutang Perniagaan dalam ruang Name (Nama). Selepas mengisi kedua-dua ruang itu, klik butang Save (Simpan). (Ruang-ruang lain boleh diisi kemudian kerana tiada kaitan secara langsung dengan Lejar).

Pastikan anda mengisi kod bagi semua nama Pemiutang Perniagaan, kerana ia akan diperlukan bila kita mengisi baki-baki awal Pemiutang Perniagaan (melalui menu Pemiutang | Distribute Last Year Aging) dan apabila kita mengisi transaksi yang melibatkan Pemiutang Perniagaan (melalui menu Transactions | Transaction File Maintenance).

Berikut ialah contoh Carta Akaun yang telah diisi dengan kod-kod induk dan anak induk Pemiutang Perniagaan :

Gambar 87

Ingatan :

Bagi Pemiutang Perniagaan, kod induk 4000/000 diisi melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Creditors | Pengendalian Fail Pemiutang.

Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui General Ledger A/C Maintenance, kita akan menerima makluman seperti berikut : "Please Enter as Debtor or Creditor"- Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang

Gambar 88

Nota :

Sistem tidak begitu jelas dalam memberitahu bahawa Debtor dimaksudkan sebagai Penghutang Perniagaan (Trade Debtors) dan Pemiutang dimaksudkan sebagai : >Pemiutang Perniagaan (Trade Pemiutang).

Dalam Kunci Kira-Kira, hanya jumlah besar dalam kod induk akan dipaparkan :

Gambar 89

Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

Nota :

Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

Nota :

Walaupun senarai individu Pemiutang Perniagaan direkodkan melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang, tapi ia akan tersenarai dalam Carta Akaun juga.

Ingatan :

Memberi kod bagi item induk Pemiutang Perniagaan dibuat melalui menu Lejar | General Ledger A/C Maintenance. Kod bagi tiap-tiap individu Pemiutang Perniagaan pula diberi melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Kod bagi item induk Penghutang Perniagaan dibuat melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance. Sementara kod bagi tiap-tiap individu Penghutang Perniagaan diberi melalui menu Debtors | Debtors File Maintenance. Kod bagi lain-lain akaun dilakukan melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

5.5.11 Mengendali Kod Pemiutang Bukan Perniagaan

Pemiutang Bukan Perniagaan (NON-TRADE PEMIUTANG) kadang-kadang disebut juga sebagai Lain-Lain Pemiutang (Other Pemiutang).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Pemiutang Bukan Perniagaan dari sudut perakaunan.

Bagi Pemiutang Perniagaan, Sistem memberi kod 4000/000 sebagai contoh dalam Carta Akaun bagi satu jumlah besar untuk semua Pemiutang Perniagaan. Senarai terperinci bagi tiap-tiap Pemiutang Perniagaan disediakan melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang.

Bagi Pemiutang Bukan Perniagaan, Sistem tidak memberi contoh kod khusus bagi jumlah besar dan tiada menu berasingan diberikan untuk mengisi senarai terperinci tiap-tiap Pemiutang Bukan Perniagaan.

Kita harus membina sendiri skim kod untuk mengendali Pemiutang Bukan Perniagaan berdasarkan contoh-contoh yang diberi oleh Sistem.

Dalam Kunci Kira-Kira, biasanya Pemiutang Bukan Perniagaan (OTHER PEMIUTANG) dipaparkan selepas Pemiutang Perniagaan (TRADE PEMIUTANG) :

Gambar 90

Tiga (3) angka terakhir dalam kod Pemiutang Bukan Perniagaan menentukan samada item akan dipaparkan atau tidak dalam Kunci Kira-Kira. Kod yang 3 angka terakhirnya 000 akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Oleh itu, jika kita mahu Pemiutang Bukan Perniagaan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira, kita hendaklah beri kod yang berakhir dengan 000, contohnya 4005/000.

Empat (4) digit awal dalam kod akan menentukan kedudukan item dalam Kunci Kira-Kira dibawah Jenis Akaun nya. Nombor yang lebih besar akan dipaparkan terkemudian dari nombor kod yang lebih kecil. Contohnya kod 4000/000 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 4005/000 kerana 4000 lebih kecil dari 4005. Dari contoh dalam gambar diatas, TRADE PEMIUTANG diberi kod 4000/000 dan OTHER PEMIUTANG diberi kod 4005/000, sebab itulah TRADE PEMIUTANG disenaraikan lebih atas dari OTHER PEMIUTANG.

Untuk memasukkan senarai individu Pemiutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, 4 digit pertama dalam kod tiap-tiap individu Pemiutang Bukan Perniagaan hendaklah sama dengan 4 digit pertama kod induk Pemiutang Bukan Perniagaan. Contohnya, Pemiutang Bukan Perniagaan bernama John Motor Workshop hendaklah diberi kod 4005. Tiga (3) digit terakhir bagi John Motor Workshop hendaklah bukan 000 (untuk mengelak dari dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira), contohnya J01, jadi kod penuhnya ialah 4005/J01.

Dalam contoh berikut, ada 3 Pemiutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, iaitu John Motor Workshop, Maniam Supplies dan Samad Printer :

Gambar 91

Perhatikan bagaimana 4 digit pertama dalam kod bagi ketiga-tiga Pemiutang Bukan Perniagaan itu adalah sama dengan kod induk mereka iaitu 4005, dan 3 digit terakhir pula bukan 000 kerana 000 dalam 3 digit terakhir digunakan oleh kod induk.

Dalam Kunci-Kira-Kira, kod induk akan memaparkan jumlah bagi ketiga-tiga Pemiutang Bukan Perniagaan atau mana-mana kod yang bermula dengan 4005. Senarai individu tidak akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira.

Gambar 92

Untuk Mengisi item induk dan anak induk (senarai individu setiap Pemiutang Bukan Perniagaan), kedua-duanya kita gunakan menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Jika kita cuba mengisi kod Pemiutang Bukan Perniagaan melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang, Sistem tidak akan membenarkan dan Sistem akan memberi makluman seperti berikut : 

Gambar 93

("Code number must be from 4000 to 4000" = "Nombor kod mestilah dari 4000 hingga 4000").

Nota :

Mengendali Kod Pemiutang Bukan Perniagaan diberi penekanan dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.12 Mengendali Kod Akruan Dan Peruntukan

Akruan dan Peruntukan Perbelanjaan (Accruals & Provisions) adalah satu item yang biasanya mahu ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu memahami maksud Akruan dan Peruntukan dari sudut perakaunan.

Dalam Kunci Kira-Kira, biasanya Akruan Dan Peruntukan (ACCRUALS & PROVISIONS) dipaparkan selepas Pemiutang Bukan Perniagaan (NON-TRADE PEMIUTANG) :

Gambar 94

Olehkerana item ini biasanya terdiri daripada beberapa akaun, maka kita perlu mempunyai satu Item induk. Item induk dan anak induknya direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Untuk memberi kod bagi item induk dan anak induk, kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai. Bagi Akruan dan Peruntukan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun Liabiliti Semasa , oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 4000 hingga 4999. Jika ada nombor yang telah digunakan, pilihlah nombor yang lain.

Ingat juga bahawa 4 digit awal dalam kod akan menentukan kedudukan item induk dalam Kunci Kira-Kira dibawah label Jenis Akaun nya. Nombor yang lebih besar akan dipaparkan terkemudian dari nombor kod yang lebih kecil. Contohnya kod 4000/000 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 4005/000 kerana 4000 lebih kecil dari 4005. Dari contoh dalam gambar diatas, NON-TRADE PEMIUTANG diberi kod 4005/000 dan ACCRUALS diberi kod 4010/000, sebab itulah NON-TRADE PEMIUTANG disenaraikan lebih atas dari ACCRUALS.

Ingat bahawa kod yang 3 angka terakhirnya 000 akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Oleh itu, jika kita mahu Akruan Dan Peruntukan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira, kita hendaklah beri kod yang berakhir dengan 000, contohnya 4010/000.

Untuk memasukkan senarai individu (item anak induk) bagi Akruan Dan Peruntukan dalam Carta Akaun, 4 digit pertama dalam kod tiap-tiap item hendaklah bersiri sama dengan 4 digit pertama item induk. Contohnya, akaun Accrued-Telephone hendaklah diberi kod 4010. Tiga (3) digit terakhir bagi akaun ini hendaklah bukan 000 (untuk mengelak dari dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira), contohnya T01, jadi kod penuhnya ialah 4010/T01.

Dalam contoh berikut, ada 4 akaun Akruan dalam Carta Akaun, iaitu Accrued–Water, Accrued-Telephone, Accrued-Rental dan Accrued-Electricity :

Gambar 95

Perhatikan bagaimana 4 digit pertama dalam kod bagi keempat-empat akaun anak induk bagi Akruan itu adalah sama dengan kod induk mereka iaitu 4010, dan 3 digit terakhir pula bukan 000 kerana 000 dalam 3 digit terakhir digunakan bagi kod induk.

Dalam Kunci-Kira-Kira, kod induk akan memaparkan jumlah bagi keempat-empat akaun anak induk Akruan atau mana-mana kod yang bermula dengan 4010. Senarai individu tidak akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira.

Nota :

Mengendali Kod Akruan diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.13 Mengendali Kod Akaun Pengarah

Akaun Pengarah (DIRECTOR A/C) ialah akaun untuk mengendali wang yang dipinjamkan oleh seseorang Pengarah kepada Syarikat, atau mungkin juga wang yang dipinjamkan Syarikat kepada seseorang Pengarah.

Mungkin terdapat lebih dari seorang pengarah yang terlibat. Akaun pengarah mungkin berbaki Debit atau Kredit.

Item induk (untuk memegang jumlah bagi semua akaun pengarah) dan anak induk (bagi tiap-tiap pengarah yang terlibat) direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi akaun Pengarah itu. Contohnya jika dijangka ia akan berbaki Debit, maka ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun Aset Semasa . Jika dijangka ia akan berbaki Kredit, maka sesuai ia diletak dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

Pastikan angka pertamanya (item induk atau anak induk) sama dengan skim Jenis Akaun nya. (Jika Aset Semasa, angka pertamanya ialah 3. Jika Liabiliti Semasa, angka pertama dalam kodnya ialah 4).

Rancang saiz 4 nombor pertamanya untuk menentukan susunannya dalam Jenis Akaunnya (pasti ada item-item lain dalam Jenis Akaun nya).

Tentukan item yang akan menjadi item induk dan anak induk. Item induk harus diakhiri dengan 3 digit terakhir 000. Item anak induk harus diakhiri dengan 3 digit terakhir yang bukan 000. Bagi item anak induk, rancang saiz nombornya untuk menentukan susunannya dibawah item induk nya.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 96

5.5.14 Mengendali Kod Pemiutang Sewabeli

Akaun bagi Pemiutang Sewabeli (HIRE PURCHASE CREDITOR) seharusnya dibuka bagi tiap-tiap pemiutang sewabeli.

Item induk dan anak induk bagi Pemiutang Sewabeli direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengendali pengkodan bagi Pemiutang Sewabeli :

Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi Pemiutang Sewabeli. Biasanya ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

>Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999.

3. Kenalpasti nama akaun bagi item induk dan nama akaun bagi item anak induk. Biasanya item induk yang biasa dipakai ialah HIRE PURCHASE PEMIUTANG. Tiap-tiap nama Pemiutang Sewabeli akan menjadi item anak induk.

4. Pastikan angka pertama dalam kod item induk dan anak induk adalah sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaiti 4.

5. Rancang saiz nombor item induknya untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira > jika ada akaun-akaun lain dalam Jenis Akaun nya. Pilih mana-mana nombor asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999. Akaun induk akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira.

6. Rancang saiz 3 nombor terakhir dalam kod item anak induk untuk menentukan susunannya dibawah item induknya.

Contoh :

4030-000 : Hire Purchase Pemiutang ----------- >. (Item Induk)

4030-A01 : Arab-Thailand Finance – BBK 5567.

4030-H01 : HSBM Finance – WAR 5433

5.5.15 Mengendali Kod Obedraf Bank

Akaun-akaun bagi Obederaf Bank (Bank Overdrafts) seharusnya dibuka bagi tiap-tiap obedraf.

Item induk dan anak induk bagi Obederaf Bank direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengendali pengkodan bagi Bank Obedraf :

1.     Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi obederaf. Biasanya ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

2.     Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999.

3.     Kenalpasti nama akaun bagi item induk dan nama akaun bagi item anak induk. Nama item induk yang biasa dipakai ialah BANK OVERDRAF. Tiap-tiap nama obedraf akan menjadi item anak induk.

4.     Pastikan angka pertama dalam kod item induk dan anak induk sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 4.

5.     Rancang saiz 4 nombor pertama dalam kod item induk untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira jika ada akaun-akaun lain dalam Jenis Akaun nya. Pilih mana-mana nombor asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999. Pastikan kod item induk diakhiri dengan 000.

6.     Pastikan kod item-item anak induk diakhiri bukan dengan 000. Rancang saiz 3 nombor terakhirnya (untuk menentukan susunan dibawah item induknya, jika perlu).

Contoh :

4040-000 : Bank Overdrafts ----->item induk

4040-G01 : Overdraft – Bank Ganguli.

4040-G02 : Overdraft – Bank Ghana

5.5.16 Mengendali Kod Pinjaman Berjangka

Akaun-akaun bagi Pinjaman Berjangka (Term Loan) seharusnya dibuka bagi tiap-tiap pinjaman berjangka.

Item induk dan anak induk bagi Pinjaman Berjangka direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi pinjaman berjangka :

1.     Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi pinjaman berjangka. Biasanya ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

2.     Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999.

3.     Tentukan nama bagi item induk dan item-item anak induk. Nama item induk yang biasa dipakai ialah TERM LOAN. Tiap-tiap nama pinjaman akan menjadi item anak induk.

4.     Pastikan angka pertama dalam kod bagi item induk dan item anak induknya sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 4.

5.     Rancang saiz nombor bagi kod item induk (untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira jika ada akaun-akaun lain dalam Jenis Akaun nya). Pilih mana-mana nombor asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999.

6.     Pastikan 3 nombor terakhir dalam kod ialah 000 bagi item induk dan bukan 000 bagi item anak induk.

7.     Biasanya anda tidak perlu merancang saiz nombor terakhir item anak induk kerana susunan item anak induk dibawah item induknya tidaklah begitu penting.

Contoh :

4050-000 : Term Loan. ----------- > item induk.

4050-S01 : Term Loan – Bank Sri lanka.

4050-L01 : Term Loan – Bank Labuan

5.5.17 Mengendali Kod Syarikat Induk

Akaun Syarikat Induk ialah akaun untuk mengendali transaksi dengan syarikat induk. Akaun syarikat induk mungkin berbaki Debit atau Kredit.

Item bagi Syarikat Induk direkodkan melalui menu Ledger |General Ledger A/C Maintenance.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi syarikat induk :

1.     Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi Syarikat Induk. Oleh kerana ia mungkin berbaki Debit atau Kredit, ia boleh diletak dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa atau Aset Semasa . Pilih yang mana lebih berkemungkinan.

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999. Jika Aset Semasa, kumpulan kodnya ialah 3000-3999.

3. Pastikan angka pertama kodnya sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 4 atau 3, yang mana berkenaan.

4. Rancang saiz 4 nombor pertamanya (untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira jika ada akaun-akaun lain dalam Jenis Akaun nya). Pilih mana-mana nombor asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999 atau 3000-3999 (yang mana berkenaan).

5.     Tentukan nama bagi item induknya. Nama item induk yang biasa dipakai ialah HOLDING COMPANY. Biasanya item ini perlu ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000.

6.     Sesebuah syarikat mempunyai hanya satu syarikat induk, oleh itu kod bagi item bukan induk tidak perlu di adakan.

Contoh :

Kod: Nama Akaun

4060-000 : Holding Company

Nota :

Dalam standad perakaunan, Syarikat Induk perlu ditunjukkan berasingan dalam Kunci Kira-Kira, tetapi Sistem tidak mempunyai Jenis Akaun bagi Syarikat Induk, oleh itu, kita harus memilih Jenis Akaun yang berdekatan iaitu samada CURRENT LIABILITIES atau CURRENT ASSETS.

5.5.18 Mengendali Kod Syarikat Bersekutu

Transaksi dengan syarikat-syarikat bersekutu (ASSOCIATED COMPANY) perlu ditunjukkan dalam akaun yang tersendiri bagi tiap-tiap syarikat bersekutu. Akaun setiap syarikat bersekutu mungkin berbaki Debit atau Kredit.

Item induk dan anak induk bagi Syarikat Bersekutu direkodkan melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Berikut ialah langkah-langkah yang biasa diambil untuk memberi kod bagi syarikat bersekutu :

1.     Satu akaun Syarikat Bersekutu mungkin berbaki Debit dan yang lain pula mungkin berbaki Kredit, tetapi kita terpaksa mengenalpastikan hanya satu Jenis Akaun bagi setiap syarikat bersekutu. Ini untuk memudahkan kita mendapatkan jumlah bagi keseluruhan syarikat-syarikat Bersekutu. Oleh itu, kita terpaksa memilih untuk meletakkannya dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa sahaja atau Aset Semasa sahaja. Ini bermakna, ada kemungkinan kita memilih Jenis Akaun Liabiliti Semasa bagi Syarikat Bersekutu yang berbaki Debit.

Nota :

Dalam standad perakaunan, Syarikat Bersekutu perlu ditunjukkan berasingan dalam Kunci Kira-Kira, tetapi Sistem tidak mempunyai Jenis Akaun bagi Syarikat Bersekutu, oleh itu, kita harus memilih Jenis Akaun yang berdekatan iaitu samada CURRENT LIABILITIES atau CURRENT ASSETS.

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun yang telah kita pilih. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999. Jika Aset Semasa, kumpulan kodnya ialah 3000-3999.

3. Pastikan angka pertama dalam kod bagi item induk dan anak induk adalah sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 4 (Jika Liabiliti Semasa) atau 3 (jika Aset Semasa), yang mana berkenaan.

4. Tentukan nama bagi item induknya. Nama item induk yang biasa dipakai ialah ASSOCIATED COMPANY. Biasanya item ini perlu ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000. Pilih mana-mana 4 nombor pertama asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999 (jika Liabiliti Semasa) atau 3000-3999 (jika Aset Semasa). Rancang saiz nombornya (untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira kerana ada Jenis Akaun lain dalam Kunci Kira-Kira).

5. Tentukan nama-nama bagi item anak induk. Pastikan 4 angka pertama dalam kod adalah sama dengan item induk. Bagi 3 angka terakhir, pastikan angkanya bukan 000.

Contoh :

Kod : Nama Akaun

4070-000 : Associated Company -------------- > item induk

4070-B01 : Associated Company – Balakong Sdn Bhd

4070-D01 : Associated Company – Doraemon Bhd

5.5.19 Mengendali Kod Anak Syarikat

Transaksi dengan anak-anak syarikat (SUBSIDIARY COMPANY) perlu ditunjukkan dalam akaun yang tersendiri bagi tiap-tiap anak syarikat.

Biasanya, item anak syarikat perlu ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, oleh itu kita perlu ada item induk dan anak induk bagi Anak Syarikat. Kedua-duanya direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi setiap anak syarikat :

1. Satu akaun anak syarikat mungkin berbaki Debit dan yang lain pula mungkin berbaki Kredit, tetapi kita terpaksa mengenalpastikan hanya satu saja Jenis Akaun bagi keseluruhan anak syarikat. Oleh itu, kita terpaksa memilih untuk meletakkannya dibawah satu saja Jenis Akaun, iaitu samada Liabiliti Semasa sahaja atau Aset Semasa sahaja. Ini bermakna, ada kemungkinan kita memilih Jenis Akaun Liabiliti Semasa bagi anak syarikat yang berbaki Debit dan ada kemungkinan kita memilih Jenis Akaun Aset Semasa bagi anak syarikat yang berbaki Kredit.

Nota :

Dalam standad perakaunan, Anak Syarikat perlu ditunjukkan berasingan dalam Kunci Kira-Kira, tetapi Sistem tidak mempunyai Jenis Akaun Anak Syarikat, oleh itu, kita harus memilih Jenis Akaun yang berdekatan iaitu samada CURRENT LIABILITIES atau CURRENT ASSETS.

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun yang telah kita pilih. Bagi Liabiliti Semasa, kumpulan kodnya ialah 4000-4999. Jika Aset Semasa, kumpulan kodnya ialah 3000-3999.

3. Pastikan angka pertama dalam kodn item induk dan anak induk adalah sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 4 (Jika Liabiliti Semasa) atau 3 (jika Aset Semasa), yang mana berkenaan.

4. Pilih mana-mana 4 nombor pertama asalkan berada dalam kumpulan kod 4000-4999 (jika Liabiliti Semasa) atau 3000-3999 (jika Aset Semasa). Bagi item induk, rancang saiz nombornya untuk menentukan susunannya dalam Kunci Kira-Kira kerana ada Jenis Akaun lain dalam Kunci Kira-Kira). Bagi 3 angka terakhir item induk, pastikan angkanya ialah 000 (supaya tertera dalam Kunci Kira-Kira) dan bukan 000 bagi item anak induk. 

5. Tentukan nama bagi item induknya. Nama item induk yang biasa dipakai ialah SUBSIDIARY COMPANY.

Contoh :

Kod : Nama Akaun

4080-000 : Subsidiary Company ------------- > Item induk

4080-S01 : Subsidiary – Satay London Bhd

4080-T01 : Subsidiary – Trus Maju Sdn Bhd

5.5.20 Mengendali Kod Harta Tetap

Sesebuah perniagaan akan membeli harta tetap (FIXED ASSETS) dari semasa ke semasa. Biasanya, akaun bagi harta tetap yang diperolehi tidak dibuka untuk tiap-tiap item, tetapi akaun dibuka bagi kategori-kategori, iaitu item yang dibeli direkodkan dibawah kategori yang sesuai. Contoh kategori-kategori yang biasa ialah Tanah, Bangunan, Mesin, Kenderaan, Peralatan Pejabat dan sebagainya.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Harta Tetap dari sudut perakaunan.

Olehkerana Harta Tetap terdiri daripada beberapa kategori dan hanya jumlahnya sahaja yang akan ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira, maka kita perlu ada item induk dan anak induk bagi Harta Tetap. Kedua-duanya direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Dalam contoh yang diberi oleh Sistem, harta tetap diletak dibawah Jenis Akaun FIXED ASSETS, iaitu skim kodnya 2000 – 2999.

Sistem membolehkan kita melaksanakan 2 pilihan bagi menunjukkan nilai Harta Tetap dalam Kunci Kira-Kira.

Pilihan pertama ialah hanya menunjukkan satu amaun bagi jumlah semua Harta Tetap, seperti berikut :

Gambar 97

Pilihan kedua ialah dipaparkan jumlah nilai bagi tiap-tiap kategori harta tetap, seperti berikut :

Gambar 98

Jika kita mahu pilihan pertama, maka dalam Carta Akaun kita perlu mempunyai satu kod induk bagi memegang jumlah nilai semua harta tetap. Dibawah kod induk pula ialah lain-lain kod yang mengandungi nama tiap-tiap kategori harta tetap. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Contoh pemberian kod dalam Carta Akaun mengikut pilihan pertama ialah seperti berikut :

Gambar 99

Jika kita mahu pilihan kedua, maka dalam Carta Akaun kita perlu mempunyai satu kod induk bagi tiap-tiap kategori harta tetap. Kemudian dibawah tiap-tiap kategori ialah lain-lain kod yang mengandungi nama tiap-tiap item harta tetap. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Contoh pemberian kod dalam carta Akaun mengikut pilihan kedua ialah seperti berikut :

Gambar 100

Kod berakhir dengan angka 5 dikhaskan untuk susutnilai terkumpul

Bagi kod Harta Tetap, kod berakhir dengan angka 5 dikhaskan untuk susutnilai terkumpul. Dalam contoh diatas, dapat dilihat : 2100/025, 2100/015, 2200/205 dan sebagainya.

Menyusun kod harta tetap dan kod susutnilai terkumpulnya

Biasanya kita mahu satu item Harta Tetap ditunjukkan rapat dengan akaun susutnilai terkumpulnya iaitu sebaiknya akaun susutnilai terkumpul bagi satu item Harta Tetap dipamirkan betul-betul dibaris bawah item Harta Tetapnya. Untuk mencapai keadaan ini, maka enam (6) angka pertama dalam kod item Harta Tetap dan kod Susutnilai terkumpulnya hendaklah sama. Dalam contoh diatas perhatikan kod 2300/300 bagi Mesin Fotostet dimana 6 angka pertama bagi kod susutnilai terkumpulnya adalah sama iaitu 2300/30 (Ingat bahawa digit ke 7 iaitu angka 5 diguna untuk menandakan ia satu item susutnilai terkumpul).

Berapa banyak item Harta Tetap boleh diisi

Jika anda menggunakan kod dari angka 2000 hingga 2999 untuk setiap item Harta Tetap, kita boleh mengisi sebanyak 999 item Harta Tetap. Ingat juga bahawa 2 digit pertama dari 3 digit terakhir boleh mengandungi 99 item lagi. Jika dikombinasikan kedua-dua belah kod itu, ini bermakna kita boleh mempunyai 999 x 99 = 98,901 item Harta Tetap.

Bagaimanapun secara praktikalnya, jika kita gunakan tiap-tiap 4 digit pertama sebagai item individu, maka Kunci Kira-Kira akan mempamirkan tiap-tiap item didalamnya. Ini kita tidak mahu, kerana jika banyak item harta tetap, maka Kunci Kira-Kira kita akan menjadi panjang, dimana ini bukan kebiasaan dalam amalan laporan perakaunan.

Untuk mengatasinya, kita mungkin hanya menggunakan kod 2000/000 sebagai kod induk dan kemudian menggunakan 2 angka pertama dari 3 angka terakhir untuk mengisi item individu Harta Tetap. Tetapi cara ini menghadkan kita hanya 99 item. Kita terpaksa menggunakan perisian lain (seperti perisian Microsoft Excel) untuk merekod item Harta Tetap jika item melebihi 99.

Membahagikan harta tetap mengikut kategori-kategori akan dapat merekodkan lebih banyak item (melebihi 99). Tiap-tiap kategori dijadikan item induk, maka dibawah tiap-tiap kategori kita akan dapat merekod 99 item individu. Jika dibawah satu kategori itu melebihi 99 item maka kita terpaksa menggunakan perisian lain (seperti perisian Microsoft Excel) untuk merekod.

5.5.21 Mengendali Kod Pendapatan

Sesebuah perniagaan biasanya menerima pendapatan (INCOME) dari beberapa punca, seperti Jualan Hutang, Jualan Tunai, Jualan Ekspot, Jualan Tempatan dan sebagainya. Sebaiknya, satu akaun dibuka untuk mengendali transaksi dari setiap satu punca.

Item bagi Pendapatan direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Biasanya, akaun pendapatan akan berbaki Kredit.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi setiap punca :

1. Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap punca. Biasanya, ia sesuai diletak dibawah   Jenis Akaun INCOME (Pendapatan). Dalam Penyata Untungrugi, Pendapatan akan dipaparkan dibawah label SALES.

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi INCOME, kumpulan kodnya ialah 5000-5999.

3. Kenalpasti nama bagi item induk dan item anak induk.

4. Pastikan angka pertama dalam kod bagi item induk dan anak induk sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 5.

5. Pilih apa-apa 4 nombor pertama bagi kod item induk dan anak induk asalkan berada dalam kumpulan kod 5000-5999.

6. Rancang saiz nombor kod item induk untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi dibawah label SALES jika ada Jenis Akaun lain.

7. Bagi item induk, anda mahu tunjukkannya dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000.

8. Rancang saiz 3 nombor terakhir dalam kod item anak induk (untuk menentukan susunannya dibawah item induknya).

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 101

Contoh hasil dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 102

5.5.22 Mengendali Kod Perbelanjaan

Sesebuah perniagaan tentu mempunyai banyak jenis perbelanjaan (EXPENSES), dan akaun-akaun dibuka untuk mengendali tiap-tiap satu jenis perbelanjaan.

Item bagi Perbelanjaan direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Biasanya, akaun pendapatan akan berbaki Debit. Perbelanjaan akan ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi setiap akaun :

1.  Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap akaun. Tentunya, ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun EXPENSES (Perbelanjaan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi EXPENSES, kumpulan kodnya ialah 9000-9999.

3. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang mudah, tiap-tiap akaun perbelanjaan mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi. Dalam hal seperti ini, kod bagi tiap-tiap akaun perbelanjan hendaklah diakhiri dengan 000. Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap akaun untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi. Empat nombor pertama hendaklah dalam lingkungan 9000-9999.

4. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang lain, kadangkala perbelanjaan-perbelanjaan di letakkan dalam beberapa Kategori. Kategori-kategori yang biasa ialah ADMINISTRATIVE EXPENSES, FINANCIAL EXPENSES, SELLING AND MARKETING EXPENSES dan sebagainya. Dalam hal seperti ini, hanya kategori-kategori yang mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kod bagi kategori-kategori ini diakhiri dengan 000. Kod-kod bagi perbelanjaan-perbelanjaan dibawah kategori tertentu tidak diakhiri dengan 000.

Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap kategori untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi. Empat nombor pertama hendaklah dalam lingkungan 9000-9999.

Bagi setiap akaun perbelanjaan dibawah kategori tertentu, 4 nombor pertama dalam kod hendaklah sama dengan 4 nombor pertama bagi kategorinya. Tiga (3) nombor terakhir dalam kod hendaklah bukan 000 kerana 000 digunakan untuk kategorinya.

Contoh dimana tiada kategori bagi perbelanjaan :

KodNama Akaun

9001-000 : Gaji Pengarah

9002-000 : Gaji Pengurus

9002-000 : Iklan

9004-000 : Promosi

9005-000 : Caj Bank

9006-000 : Faedah Oberdraf

Contoh dimana ada kategori bagi perbelanjaan :

Kod : Nama Akaun

9010-000 : PERBELANJAAN PENTADBIRAN --------- > Kategori

9010-G01 : Gaji Pengarah

4080-G02 : Gaji Pengurus

9020-000 : PERBELANJAAN JUALAN --------- > Kategori

9020-001 : Iklan

9020-002 : Promosi

9030-000 : PERBELANJAAN KEWANGAN --------- > Kategori

9030-001 : Caj Bank

9030-002 : Faedah Oberdraf

Nota :

Biasanya Kategori-Kategori perbelanjaan akan menjadi item induk, dan akaun-akaun perbelanjaan dibawah satu-satu kategori adalah item anak induk bagi Kategori berkenaan. Jika tiada kategori di berikan, maka biasanya tiap-tiap akaun perbelanjaan menjadi item induk bagi dirinya.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 103

Dalam contoh diatas, terdapat item Kategori iaitu 9000/000 ADMINISTRATIVE, SELLING… dan lain-lain item dibawahnya. Item Kategori akan dipaparkan dalam Penyata Untungrugi. Ia memegang jumlah bagi Item-item dibawahnya. Item bukan kategori tidak terpapar dalam Penyata Untungrugi. Tapi, bila kita dwi-klik pada item kategorinya, senarai item-item didalamnya akan tertera dalam satu tetingkap.

Contoh dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 104

Dalam contoh diatas, tiada kategori di berikan, oleh itu tiap-tiap kod perbelanjaan adalah item induk bagi dirinya iaitu diakhiri dengan 000, sebab itulah ia tertera dalam Penyata Untungrugi.

Dalam contoh dibawah, Kategori-kategori diberikan :

Gambar 105

5.5.23 Mengendali Kod Lain-Lain Pendapatan/Perbelanjaan

Sesebuah perniagaan biasanya menerima pendapatan dari beberapa punca-punca sampingan selain dari punca utama. Ia juga biasanya melakukan perbelanjaan sampingan yang tidak berkait terus dengan inti perniagaannya. Sebaiknya, satu akaun dibuka untuk mengendali transaksi dari setiap satu punca sampingan itu. Setiap akaun dibina melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Dalam Penyata Untungrugi, satu label khusus bertajuk OTHER INCOMES disediakan untuk Lain-lain Pendapatan/Perbelanjaan seperti contoh dibawah :

Gambar 106

Walaupun nama bagi label ini ialah OTHER INCOMES (Lain-Lain Pendapatan), tetapi ia dimaksudkan juga kepada Lain-lain Perbelanjaan.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi lain-lain pendapatan/perbelanjaan :

1. Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap punca. Tentunya, ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun OTHER INCOME (Lain-Lain Pendapatan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi OTHER INCOME, kumpulan kodnya ialah 8000-8999.

3. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang mudah, tiap-tiap akaun lain-lain pendapatan / perbelanjaan mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi dibawah label OTHER INCOMES. Untuk mencapai bentuk ini, kod bagi tiap-tiap akaun hendaklah diakhiri dengan 000. Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap akaun untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi dibawah labelnya.

4. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang lain, kadangkala lain-lain pendapatan / perbelanjaan di letakkan dalam satu akaun induk. Nama akaun induk yang biasa ialah OTHER INCOMES (juga ! Iaitu sama ejaannya seperti labelnya). Dalam bentuk ini, hanya item induk yang mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kod bagi item induk ini diakhiri dengan 000. Kod-kod bagi akaun-akaun dibawah item induk itu tidak diakhiri dengan 000.

Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap akaun induk untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi.

Bagi setiap akaun dibawah item induk tertentu, 4 nombor pertama dalam kod hendaklah sama dengan 4 nombor pertama bagi aitem induknya. Tiga (3) nombor terakhir dalam kod hendaklah bukan 000 kerana 000 digunakan untuk item induknya.

Rancang saiz 3 nombor terakhir bagi setiap akaun anak induk untuk menentukan susunannya dibawah item induknya.

Contoh dimana ada item induk :

Kod : Nama Akaun

8000-000 : Lain-Lain Pendapatan ---------- > Item ; >induk

8000-001 : Lain-Lain Pendapatan - Jualan Bahan Buangan

8000-005 : Lain-Lain Pendapatan - Jualan Harta Tetap

Contoh dimana setiap akaun adalah item induk bagi dirinya :

Kod : Nama Akaun

8001-000 : Lain-Lain Pendapatan - Jualan Bahan Buangan

8005-000 : Lain-Lain Pendapatan - Jualan Harta Tetap

Contoh bergambar dalam Carta Akaun dimana setiap akaun adalah item induk :

Gambar 107

Contoh bergambar dalam Carta Akaun dimana ada item induk :

Gambar 108

5.5.24 Mengendali Kod Stok Awal Barang Siap

Sesebuah perniagaan pengilangan biasanya mempunyai stok awal bagi barang siap. Satu akaun dibuka untuk mengendali transaksi setiap satu stok awal. Kemudian, satu akaun induk dibina untuk memegang jumlah besar bagi semua stok-stok itu.

Item induk dan anak induk bagi Stok Awal Barang Siap direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Akaun induk bagi stok awal barang siap akan ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi di bawah label Kos Jualan (COST OF GOODS SOLD).

Dalam Penyata Untungrugi, bila kita dwi-klik pada item induk, satu senarai item-item anak induknya akan dipaparkan dalam satu tetingkap lain.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi Stok Awal barang Siap dan kod induknya :

1. Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap kategori stok awal barang siap. Ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun COST OF GOODS SOLD (Kos Jualan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi COST OF GOODS SOLD, kumpulan kodnya ialah 6000-6999.

3. Kenalpasti nama item induk baginya. Nama item induk yang biasa dipakai ialah OPENING STOCK – FINISHED GOODS. Pilih apa-apa 4 nombor pertama asalkan berada dalam kumpulan kod 6000-6999. Pastikan angka pertamanya sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 6. Rancang saiz nombornya (untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi dibawah label Jenis Akaun nya jika ada item induk lain dalam Jenis Akaun nya. Biasanya item induk perlu ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000).

4. Bagi item anak induk, empat (4) nombor pertama kodnya hendaklah sama dengan item induknya. Rancang saiz 3 nombor terakhirnya (untuk menentukan susunannya dibawah item induknya jika ada beberapa akaun anak induk lain dibawah item induknya).

Contoh :

KodNama Akaun

6000-000 : STOK AWAL – BARANG SIAP

6000-001 : Stok Awal – Barang Siap – Barang A

6000-002 : Stok Awal – Barang Siap – Barang B

Contoh bergambar Stok Awal Barang Siap di Carta Akaun :

Gambar 109

Contoh kesannya di Penyata Untungrugi :

Gambar 110

5.5.25 Mengendali Kod Stok Akhir Barang Siap

Dalam sistem catitan bergu perakaunan, Stok Akhir Barang Siap akan menjadi Aset Semasa di Kunci Kira-Kira, dan pada masa yang sama digunakan untuk mengira kos jualan (COST OF GOODS SOLD) di Penyata Untungrugi. Oleh itu, dua (2) kod perlu dibina bagi Stok Akhir Barang Siap, satu kod untuk meletakkannya dibawah Jenis Akaun Aset Semasa di Kunci Kira-Kira, dan satu lagi kod untuk meletakkannya dibawah Jenis Akaun Kos Jualan di Penyata Untungrugi.

Dalam Kunci Kira-Kira, item Stok Akhir Barang Siap biasanya dipaparkan bersama-sama Stok Akhir lain (contohnya Stok Akhir Bahan Mentah, Stok Akhir Barang Separa Siap dan lain-lain) dibawah label Aset Semasa dibawah satu akaun induk yang biasanya dinamakan Stok Akhir (CLOSING STOCK), oleh itu Jenis Akaunnya hendaklah di set sebagai CURRENT ASSETS.

Berikut ialah beberapa contoh penyediaan kod bagi Stok Akhir barang Siap :

Contoh 1(a) :

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

3030/000

Stok Akhir

CURRENT ASSETS

Item induk

3030/100

Stok Akhir Barang Siap

CURRENT ASSETS

Anak induk

3030/200

Stok Akhir Bahan Mentah

CURRENT ASSETS

Anak induk

3030/300

Stok Akhir Barang Separa Siap

CURRENT ASSETS

Anak induk

Dalam contoh diatas, Stok Akhir Barang Siap tidak ditunjukkan berasingan di Kunci Kira-Kira tetapi akaun induk Stok Akhir (kod 3030/000) akan ditunjukkan di Kunci Kira-Kira (dibawah label CURRENT ASSETS) untuk mewakili semua jenis Stok Akhir, samada Barang Siap, Barang Separa Siap atau Bahan Mentah.

Contoh hasil di Kunci Kira-Kira :

KUNCI KIRA-KIRA

CURRENT ASSETS

Stok Akhir

Contoh 1(b) :

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

6020/000

Stok Akhir

COST OF GOODS SOLD

Item induk

6020/001

Stok Akhir Barang Siap

COST OF GOODS SOLD

Anak induk

Dalam contoh diatas, Stok Akhir Barang Siap tidak ditunjukkan berasingan di Penyata Untungrugi (dibawah label COST OF GOODS SOLD) tetapi akaun induk Stok Akhir akan mewakili semua jenis Stok Akhir, samada Barang Siap, Barang Separa Siap atau Bahan Mentah.

Contoh hasil di Penyata Untungrugi :

PENYATA UNTUNGRUGI

COST OF GOODS SOLD

Stok Akhir

Contoh 2(a)

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

3030/000

Stok Akhir

CURRENT ASSETS

Item induk

3031/000

Stok Akhir Barang Siap

CURRENT ASSETS

Item induk

Dalam contoh diatas, Stok Akhir Barang Siap ditunjukkan berasingan di Kunci Kira-Kira (dibawah label CURRENT ASSETS) dari lain-lain Stok Akhir (item induk Stok Akhir akan mewakili lain-lain jenis Stok Akhir, seperti Barang Separa Siap dan Bahan Mentah).

Contoh hasil di Kunci Kira-Kira :

KUNCI KIRA-KIRA

CURRENT ASSETS

Stok Akhir

Stok Akhir Barang Siap

Contoh 2(b) :

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

6020/000

Stok Akhir

COST OF GOODS SOLD

Item induk

6021/000

Stok Akhir Barang Siap

COST OF GOODS SOLD

Item induk

Dalam contoh diatas, Stok Akhir Barang Siap ditunjukkan berasingan di Penyata Untungrugi (dibawah label COST OF GOODS SOLD) dari lain-lain jenis stok akhir (Akaun induk Stok Akhir akan mewakili lain-lain stok akhir seperti Stok Akhir Barang Separa Siap dan Stok Akhir Bahan Mentah).

PENYATA UNTUNGRUGI

COST OF GOODS SOLD

Stok Akhir

Stok Akhir Barang Siap

Jika kita membuat beberapa kategori bagi Stok Akhir Barang Siap (Contohnya Barang A, Barang B dsb.), kita boleh membinanya seperti ini :

Contoh 3(a) :

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

3030/000

Stok Akhir

CURRENT ASSETS

Item induk

3031/000

Stok Akhir Barang Siap

CURRENT ASSETS

Item induk

3031/001

Stok Akhir Barang Siap - Barang A

CURRENT ASSETS

Anak induk

3031/002

Stok Akhir Barang Siap - Barang B

CURRENT ASSETS

Anak induk

Dalam contoh diatas, item induk Stok Akhir (kod 3030/000) dan item induk Stok Akhir Barang Siap (kod 3031/000) akan ditayangkan di Kunci Kira-Kira. Item 3031/000 akan memegang jumlah bagi item anak induknya iaitu 3031/001 dan 3031/002. Item 3030/000 (Stok Akhir) mungkin mewakili stok akhir bahan mentah dan barang separa siap.

KUNCI KIRA-KIRA

CURRENT ASSETS

Stok Akhir

Stok Akhir Barang Siap

Dalam Penyata Untungrugi juga kita boleh membina aturan yang serupa :

Contoh 3(b) :

Kod

Deskripsi

Jenis Akaun

Catitan

6020/000

Stok Akhir

COST OF GOODS SOLD

Item induk

6021/000

Stok Akhir Barang Siap

COST OF GOODS SOLD

Item induk

6021/001

Stok Akhir Barang Siap - Barang A

COST OF GOODS SOLD

Anak induk

6021/002

Stok Akhir Barang Siap - Barang B

COST OF GOODS SOLD

Anak induk

Dalam contoh diatas, item induk Stok Akhir (kod 6020/000) dan item induk Stok Akhir Barang Siap (kod 6021/000) akan ditayangkan di Penyata Untungrugi. Item 6021/000 akan memegang jumlah bagi item anak induknya iaitu 6021/001 dan 6021/002. Item 6020/000 (Stok Akhir) mungkin mewakili stok akhir bahan mentah dan barang separa siap.

PENYATA UNTUNGRUGI

COST OF GOODS SOLD

Stok Akhir

Stok Akhir Barang Siap

Item induk dan anak induk bagi Stok Akhir Barang Siap direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Nota :

1.  Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Stok Akhir dari sudut perakaunan.

2.  Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

3.  Mengendali Kod Stok Akhir barang Siap diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.26 Mengendali Kod Akaun Pengilangan

Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan) kadang-kadang disebut juga sebagai Akaun Pembuatan.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Akaun Pengilangan dari sudut perakaunan.

Akaun Pengilangan merupakan satu penyata yang mengandungi beberapa akaun-akaun lain yang terlibat dalam mendapatkan kos pengilangan satu-satu barang. Biasanya, Akaun Pengilangan terdiri daripada akaun-akaun seperti dalam contoh penyata berikut :

Gambar 111

Gambar 112

Gambar 113

Mari kita perhatikan bagaimana pemberian kod-kod dilakukan dan kesannya pada susunatur item-item dalam Penyata Akaun Pengilangan itu sendiri dan dan kesannya pada Penyata Untungrugi.

Item-item bagi Akaun Pengilangan direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Sistem memberi contoh semua akaun yang terlibat dalam Penyata Akaun Pembuatan diberi kod dalam siri 7000 dalam Carta Akaun. Berikut ialah contoh akaun-akaun itu dalam Carta Akaun :

Gambar 114

Gambar 115

Dalam kod siri 7000, terdapat satu kod induk iaitu kod 7000/000 dan kod-kod lain (anak induk) dibawahnya.

Dalam Carta Akaun, ruang SA (Special Account) bagi kod induk 7000/000 hendaklah di setkan sebagai MA (Manufacturing Account) supaya ia akan timbul dalam Penyata Untungrugi (sebagai Manufacturing Account). Jika dalam Carta Akaun ia tidak di tetapkan SA nya sebagai MA, ia tidak akan timbul dalam Penyata Untungrugi. Ini menyebabkan Penyata Untungrugi tidak tepat.

Dalam Penyata Untungrugi, item induk Akaun Perkilangan menampung jumlah bagi lain-lain akaun anak induk dalam siri 7000 :

Gambar 116

Kod-kod akaun lain, selain dari kod akaun induk akan muncul dalam Akaun Perkilangan (Penyata Akaun Pengilangan) (Sila lihat contoh penyata di awal bab ini).

Dalam Akaun Perkilangan (Penyata Akaun Pengilangan), kedudukan dimana akaun anak induk dipaparkan bergantung kepada besar atau kecilnya 3 angka terakhir dalam kod pernomboran yang kita berikan dalam Carta Akaun. Angka 3 digit yang terakhir yang lebih kecil akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod yang bernombor lebih besar. Contohnya, kod 7000/100 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 7000/200. Oleh itu, sebelum anda memberi kod-kod kepada akaun anak induk, rancang dahulu skim pengkodan anda untuk mengelakkan persembahan penyata yang kurang menarik. Bagaimanapun, jika anda telah tersilap, anda masih boleh menukar kod dengan menggunakan Boss Menu (Sila rujuk bab khas 5.4.6 Meminda Kod Dan Nama Akaun Dalam Carta Akaun).

Perhatikan juga, dalam Akaun Perkilangan terdapat baris-baris bagi tajuk-tajuk kecil (Header), seperti RAW MATERIALS, DIRECT LABOUR, FACTORY OVERHEAD, PACKING MATERIALS, WORK IN PROGRESS dan sebagainya. Tajuk-tajuk kecil ini juga adalah sama sifatnya seperti akaun-akaun lain dalam siri 7000, iaitu ia juga diberi kod dalam siri 7000. Cuma, semasa mengisi kod akaun ini (menggunakan menu Lejar | General Ledger A/C Maintenance), kita mengisi ruang SA (Special Account) sebagai HD (Header). Dengan ini, nama akaun ini akan muncul dalam Penyata sebagai tajuk kecil (Header).

Walaupun kita telah menetapkan satu akaun sebagai tajuk kecil (Header), kita masih boleh memasukkan amaun kedalam akaun ini melalui menu Transactions | Transactions Maintenance. Oleh itu, anda hendaklah berhati-hati supaya tidak memilih akaun yang telah anda tetapkan sebagai tajuk kecil dalam penyata Akaun Pengilangan sebagai akaun yang boleh didebitkan atau dikreditkan dengan amaun tertentu bila menggunakan menu Urusniaga | Transactions Maintenance. Bagaimanapun, jika anda telah melakukan kesilapan, anda masih boleh membuat pembetulan melalui dialog Transactions File Maintenance.

Komen :

Sepatutnya apabila kita telah menetapkan satu akaun sebagai tajuk kecil, Sistem tidak seharusnya membenarkan amaun dimasukkan kedalam akaun ini. Bagi penulis, ini adalah kelemahan yang boleh dibaiki dalam Sistem Perakaunan UBS.

Perhatikan juga, dalam Penyata Akaun Pengilangan, terdapat baris-baris jumlah-jumlah kecil. Terdapat kaitan antara jumlah-jumlah kecil dengan akaun-akaun yang anda telah set sebagai tajuk-tajuk kecil (HD – Header). Jika satu kod telah di set sebagai tajuk kecil, maka Sistem akan menjumlahkan semua amaun-amaun bagi kod-kod yang mempunyai digit pertama yang sama dalam 3 digit terakhir. Contohnya, jika kod 7000/100 telah anda set sebagai tajuk kecil, maka Sistem akan menjumlahkan semua amaun bagi kod-kod yang bermula dengan angka 1 dalam 3 digit terakhir, seperti 7000/101. 7000/105, 7000/120. 7000/135 dan sebagainya.

5.5.27 Mengendali Kod Stok Awal Bahan Mentah

Sesebuah perniagaan biasanya mempunyai stok awal bagi bahan mentah. Jika terdapat lebih dari satu kategori bahan mentah, satu akaun dibuka untuk mengendali transaksi setiap satu kategori. Setiap akaun akan dipaparkan dalam Penyata Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan).

Akaun Pengilangan adalah akaun induk bagi akaun Stok Awal Bahan Mentah.

Item Stok Awal Bahan Mentah direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Akaun induk bagi stok awal bahan mentah akan ditunjukkan dalam Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan). Akaun Perkilangan ialah salah satu item dalam penyata Untungrugi.

Dalam Akaun Pengilangan, bila kita dwi-klik pada item induk, satu senarai item-item anak induknya akan dipaparkan dalam satu tetingkap lain.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi Stok Awal Bahan Mentah dan kod induknya:

1. Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap kategori stok awal bahan mentah. Ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun COST OF GOODS SOLD (Kos Jualan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi COST OF GOODS SOLD, kumpulan kodnya ialah 6000-7999.

3. Item induk bagi Stok Awal bahan Mentah yang biasa dipakai ialah Stok Awal Bahan Mentah (Opening StockRaw Materials). Pilih apa-apa nombor kod asalkan berada dalam kumpulan kod 6000-7999. Pastikan angka pertamanya sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 6 atau 7. Rancang saiz 4 nombor pertamanya untuk menentukan susunannya dalam Penyata Akaun Pengilangan. Biasanya item induk perlu ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000.

4. Bagi item anak induk, empat (4) nombor pertama kodnya hendaklah sama dengan item induknya.). Rancang saiz 3 nombor terakhirnya (untuk menentukan susunannya dibawah item induknya jika ada beberapa akaun anak induk lain dibawah item induknya). 

Contoh :

KodNama Akaun

7000-000  AKAUN PERKILANGAN

7000-100 Opening Stock – Raw Material for Brand AA

7000-101  Opening Stock – Raw material for Brand BB

Gambar 116a

Gambar 116b

Gambar 116c

Gambar 116d

Gambar 116e

5.5.28 Mengendali Kod Stok Awal Barang Belum Siap

Sesebuah perniagaan biasanya mempunyai stok awal bagi barang belum (separa) siap. Satu akaun harus dibuka untuk mengendali transaksi setiap satu jenis stok awal barang separa siap. Kemudian, satu akaun induk dibina untuk memegang jumlah besar bagi semua nilai stok-stok awal barang separa siap itu.

Item induk dan anak induk bagi Stok Awal barang Belum Siap direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Akaun induk bagi stok awal bahan mentah akan ditunjukkan dalam Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan). Biasanya Akaun Pengilangan ialah salah satu item induk dalam Penyata Untungrugi.

Dalam Akaun Pengilangan, bila kita dwi-klik pada item induk, satu senarai item-item anak induknya akan dipaparkan dalam satu tetingkap lain.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi Stok Awal barang separa siap dan kod induknya:

1. Kenalpasti Jenis Akaun (Jenis Akaun) yang sesuai bagi setiap kategori stok awal barang separa siap. Ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun (Jenis Akaun) COST OF GOODS SOLD (Kos Jualan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi COST OF GOODS SOLD, kumpulan kodnya ialah 6000-7999.

3. Kenalpasti item induk baginya. Jika item induk belum ada yang sesuai baginya, fikirkan satu yang sesuai. Nama item induk yang biasa dipakai ialah AKAUN PERKILANGAN. Bagi item induk, pilih apa-apa nombor asalkan berada dalam kumpulan kod 6000-7999. Pastikan angka pertamanya sama dengan skim Jenis Akaun nya, iaitu 6 atau 7. Rancang saiz nombor item induk (untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi dibawah label Jenis Akaun nya jika ada item induk lain dalam Jenis Akaun nya. Biasanya item induk perlu ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kodnya diakhiri dengan 000.

4. Bagi item anak induk, empat (4) nombor pertama kodnya hendaklah sama dengan item induknya.). Rancang saiz 3 nombor terakhirnya (untuk menentukan susunannya dibawah item induknya jika ada beberapa akaun anak induk lain dibawah item induknya). 

Contoh :

Kod Nama Akaun

7000-000  AKAUN PERKILANGAN

7000-080  Opening Stock – Work In Progress - Brand AA

7000-081  Opening Stock – Work In Progress - Brand BB

5.5.29 Mengendali Kod Stok Akhir Bahan Mentah

Stok Akhir Bahan Mentah harus ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Aset Semasa dan harus juga ditunjukkan dalam Akaun Pengilangan :

Contoh kod dalam Carta Akaun untuk menjadikannya sebagai Aset Semasa :

Gambar 117

Dalam contoh ini, akaun CLOSING STOCK – RAW MATERIAL dengan kod 3030-200 bukan item induk. Item induknya ialah kod 3030-000 CLOSING STOCKS. Item induk sahaja yang akan dipamirkan dalam Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Stok Akhir Bahan Mentah direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Contoh kod dalam Carta Akaun untuk menjadikannya sebagai Kos Jualan :

Gambar 118

Hasilnya dalam Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan) :

Gambar 119

5.5.30 Mengendali Kod Stok Akhir Barang Belum Siap

Stok Akhir Barang Separa Siap harus ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Aset Semasa dan harus juga ditunjukkan dalam Akaun Pengilangan (AKAUN PERKILANGAN).

Contoh kod dalam Carta Akaun untuk menunjukkannya sebagai Aset Semasa :

Gambar 120

Dalam contoh ini, akaun CLOSING STOCK - WORK IN PROGRESS dengan kod 3030-400 adalah bukan item induk. Item induknya ialah kod 3030-000 CLOSING STOCKS. Item induk sahaja yang akan dipamirkan dalam Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Stok Akhir Barang Belum Siap direkodkan melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance.

Berikut pula contoh kod dalam Carta Akaun untuk menunjukkannya sebagai Kos Jualan dalam Akaun Pengilangan (Akaun Perkilangan) :

Gambar 121

Contoh hasilnya dalam Akaun Pengilangan :

Gambar 122

6. Merancang Kumpulan Transaksi

Kumpulan Transaksi = Batch Of Transactions.

Untuk merekod transaksi urusniaga, kita gunakan menu Transactions | Transactions Maintenance. Bila kita klik menu ini kita akan jumpa dialog bertajuk TransactionsFile Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) seperti ini :

Gambar 123

Perhatikan, ada ruang Batch Title (Tajuk Kumpulan Transaksi) dan Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi). Ini bererti kita harus menyediakan dahulu Batch No dan Batch Title sebelum kita dapat merekod transaksi.

Kita dikehendaki terlebih dahulu merancang membahagikan transaksi-transaksi dalam setahun kepada beberapa kumpulan yang sesuai. Tujuannya ialah supaya nanti akan memudahkan kita mencari semula rekod-rekod terutamanya jika jumlah transaksi adalah banyak (contohnya jika mencecah berpuluh ribu). Jika jumlah transaksi dalam setahun tidak banyak, anda masih perlu mengenalpasti transaksi mengikut Bulan (Ini kerana akaun boleh ditutup secara bulanan).

Adalah penting kita merancang terlebih dahulu apakah kumpulan-kumpulan transaksi yang akan kita bina dalam Sistem.

Biasanya transaksi-transaksi dibahagikan mengikut kumpulan berdasarkan jenis urusniaga yang serupa dan bulan serta tahun transaksi berlaku. Berikut ialah contoh perancangan yang biasa :

Jualan – Jan – 04

Belian – Jan – 04

Wang Panjar – Jan – 04

Bank ABC – Jan – 04

Bank XYZ – Jan – 04

Jernal – Jan – 04

Jualan – Feb – 04

Belian – Feb – 04

Wang Panjar – Feb – 04

Bank ABC – Feb – 04

Bank XYZ – Feb – 04

Jernal – Feb – 04

Jualan – Mac – 04

Belian – Mac – 04

Wang Panjar – Mac – 04

Bank ABC – Mac – 04

Bank XYZ – Mac – 04

Jernal – Mac – 04

Jualan – Apr – 04

Belian – Apr – 04

Wang Panjar – Apr – 04

Bank ABC – Apr – 04

Bank XYZ – Apr – 04

Jernal – Apr – 04

Jualan – Mei – 04

Belian – Mei – 04

Wang Panjar – Mei – 04

Bank ABC – Mei – 04

Bank XYZ – Mei – 04

Jernal – Mei – 04

Jualan – Jun – 04

Belian – Jun – 04

Wang Panjar – Jun – 04

Bank ABC – Jun – 04

Bank XYZ – Jun – 04

Jernal – Jun – 04

Jualan – Jul – 04

Belian – Jul – 04

Wang Panjar – Jul – 04

Bank ABC – Jul – 04

Bank XYZ – Jul – 04

Jernal – Jul – 04

Jualan – Ogo – 04

Belian – Ogo – 04

Wang Panjar – Ogo – 04

Bank ABC – Ogo – 04

Bank XYZ – Ogo – 04

Jernal – Ogo – 04

Jualan – Sep – 04

Belian – Sep – 04

Wang Panjar – Sep – 04

Bank ABC – Sep – 04

Bank XYZ – Sep – 04

Jernal – Sep – 04

Jualan – Okt – 04

Belian – Okt – 04

Wang Panjar – Okt – 04

Bank ABC – Okt – 04

Bank XYZ – Okt – 04

Jernal – Okt – 04

Jualan – Nov – 04

Belian – Nov – 04

Wang Panjar – Nov – 04

Bank ABC – Nov – 04

Bank XYZ – Nov – 04

Jernal – Nov – 04

Jualan – Dis – 04

Belian – Dis – 04

Wang Panjar – Dis – 04

Bank ABC – Dis – 04

Bank XYZ – Dis – 04

Jernal – Dis – 04

Untuk merekodkan Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) dan Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi), kita gunakan menu Transactions | Organise Batches. Selepas kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Organise Batches (Atur Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 124

Untuk mula merekod, klik butang Add.

Mengklik butang Generate juga akan menghasilkan Kumpulan Transaksi tetapi anda dinasihatkan supaya jangan gunakan butang ini kerana ditakuti hasilnya tidak sesuai dengan situasi perniagaan anda.

Perlu diingatkan bahawa apabila Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) telah direkodkan, ia tidak boleh dipadam dengan mudah. Oleh itu rancang dengan teliti, tuliskan diatas kertas sebelum merekodkan. Biasanya, kesilapan memang tidak dapat dielakkan.

Apabila kita klik butang Add, rekod boleh diisi baris demi baris. Secara automatik Sistem akan memberi Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) 1 pada baris pertama. Ingat, nombor ini tidak mudah dipadam. Kemudian kita klik pada ruang Title (Nama Kumpulan Transaksi) untuk mengisi ruang ini dengan nama kumpulan transaksi mengikut perancangan kita. Setelah mengisi ruang ini, klik kekunci Enter di kibod. Ini akan merekodkan Nama Kumpulan Transaksi.

Untuk mengisi baris seterusnya, klik lagi butang Add. Secara automatik Sistem akan memberi Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) 2 pada baris kedua. Ingat, nombor ini juga tidak mudah dipadam. Kemudian kita klik pada ruang Title (Nama Kumpulan Transaksi) untuk mengisi ruang ini mengikut perancangan kita. Setelah mengisi ruang ini, klik kekunci Enter di kibod. Ini akan merekodkan Nama Kumpulan Transaksi yang kita tuliskan.

Begitulah seterusnya kita mengisi dari baris ke baris.

Jika bilangan Kumpulan terlalu banyak kita boleh menghabiskannya dilain kali, atau merekod Kumpulan Transaksi yang hendak digunakan pada masa terdekat dahulu.

Sistem menghendaki sekurang-kurangnya mestilah ada satu Kumpulan Transaksi.

Klik butang Exit untuk keluar dari dialog ini.

Setelah kita mengisi dialog ini, barulah kita boleh mengisi transaksi (menggunakan menu Transactions | Transactions Maintenance).

Ruang Pin

Ruang Pin (Personal Identification Number) (Nombor Pengenalan Diri) tidak perlu diisi dulu. Jika anda mahu mengisi, anda boleh memilih mengisinya dengan angka 0, 1, 2, 3 atau 4, iaitu sama seperti yang terdapat dalam dialog bila anda memulakan Sistem. Sebagai ingatan semula, ingat dialog ini :

Gambar 125

Penggunaannya hendaklah ia digunakan bersama dengan Password (kata laluan). Jika Kumpulan Transaksi tertentu di tanda dengan salahsatu Pin ini, hanya pengguna yang tahu nombor dan kata laluan akan dapat masuk ke Kumpulan Transaksi itu untuk menambah data atau meminda data. 

Ruang Lock Status

Ruang Lock Status (Staus Kuncian) boleh digunakan untuk mengunci Kumpulan Transaksi tertentu. Sila lihat bab 6.5 Mengunci Kumpulan Transaksi.

Ruang Period

Ruang Period (Tempoh) boleh ditinggalkan dahulu. Secara automatik Sistem akan mengisi dengan 0 pada ruang ini. Period 0 bermakna Sistem akan secara automatik menuruti skim tempoh yang anda tetapkan dalam menu System | Run Setup | General Setting | Page 1. Untuk mengimbas kembali, berikut ialah gambaran dialog berkenaan :

Gambar 126

6.1 Menukar Tempoh Bagi Nombor Kumpulan Transaksi

Untuk menukar tempoh rujukan bagi Nombor Kumpulan Transaksi, gunakan Boss Menu. Dalam dialog Boss Menu terdapat ruang untuk menukar tempoh bagi Nombor Kumpulan transaksi, seperti gambar berikut :

Gambar 127

Tempoh rujukan bagi Nombor Kumpulan Transaksi boleh ditukar satu demi satu atau semua nombor sekaligus.

Untuk menukar semua nombor sekaligus, tanda pada kotak Change Period of Whole Batch (Tukar Tempoh Semua Kumpulan) seperti contoh dalam gambar dibawah :

Gambar 128

Kemudian, isi ruang Batch No (Nombor Kumpulan) dengan nombor yang hendak ditukar dan ruang Change To Period (Tukar Kepada Tempoh) dengan nombor yang akan menggantikannya, kemudian klik butang Apply (laksanakan). Anda boleh klik Exit (Keluar) selepas itu. Semua nombor selepas kandungan ruang Batch No akan beranjak dengan sendirinya kenombor yang sepadan dengan ruang Change To Period.

Untuk menukar satu nombor sahaja, tanda pada kotak Change Period of Whole Batch. Tanpa menanda pada butang ini, ruang Batch No dan Change To Period tidak akan dapat diisi. Kemudian, isi ruang Batch No dengan nombor yang hendak ditukar dan ruang Change To Period dengan nombor yang akan menggantikannya, kemudian buang tanda pada kotak Change Period of Whole Batch, kemudian barulah klik butang Apply.

Pertukaran Period tidak akan mengubah tarikh transaksi dan lain-lain butiran transaksi yang terlibat.

Apakah situasi yang memerlukan penukaran Period ?

1. Apabila anda mahu menukar apa yang anda telah tetapkan dalam ruang Starting Period (Tempoh Permulaan) dalam tab Page 1 di dialog General Setting (dari menu System | Run Setup | General Setting ) :

Gambar 129

2. Kita mahu mengubah tempoh kumpulan transaksi tertentu dari dimasukkan dalam tempoh tertentu kedalam tempoh yang lain. Ini memberi kesan kepada laporan-laporan. Contohnya, inbois-inbois jualan bertarikh April 2004 anda mahu ia dimasukkan dalam laporan jualan bulan Mei. Anda tidak perlu mengubah tarikh, hanya perlu mengubah tempoh transaksi itu berada. Laporan-laporan lain seperti Kunci-Kira-Kira dan Penyata Untungrugi dan lain-lain laporan bulanan akan turut berubah.

6.2 Menukar Nama Kumpulan Transaksi

Mungkin anda dapati nama yang anda beri pada satu Kumpulan Transaksi tidak mewakili isinya, contohnya satu nama JUALAN-APRIL-2004 mengandungi data-data jualan bagi bulan Mei 2004, maka anda mahu mengubahnya. Untuk itu, klik menu Transactions | Organise Batches untuk mendapatkan dialog Organise Batches. Klik pada nama kumpulan (dibawah ruang Title) yang anda mahu ubah, kemudian buat perubahan disitu. Setelah itu tekan kekunci Enter dikibod, kemudian klik butang Exit. Sistem akan melaksanakan perubahan itu.

Untuk memeriksa samada perubahan telah dilaksanakan, klik menu Transactions | Organise Batches. Lihat pada dialog Organise Batches yang diperolehi.

6.3 Memeriksa Kumpulan Transaksi

Ada 3 cara untuk melihat semula Kumpulan Transaksi :

1. Melalui menu Transactions | Print Batch of Transactions. Dari sini kita dapat dialog bertajuk Print Batch Of Transactions (Cetak Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 130

Dalam menggunakan dialog ini, ruang Batch No From (Dari Kumpulan Transaksi) dengan Batch No To (Ke Kumpulan Transaksi) hendaklah diisi dengan nombor yang sama, iaitu kesannya anda dibenarkan melihat satu kumpulan sahaja pada satu-satu masa.

Berikut ialah contoh hasil dari dialog diatas, selepas kita klik butang OK :

Gambar 131

Jika anda dwi-klik pada satu baris dalam dialog ini, anda akan menerima dialog Transactions File Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) yang mengandungi butir-butir lanjut transaksi bagi baris itu. Dialog Transactions File Maintenance mengandungi butang Edit yang membolehkan anda meminda mana-mana butiran.

2. Melalui menu Transactions | Print Batch Summary. Dari sini kita peroleh dialog bertajuk Print Batch Summary (Cetak Ringkasan Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 132

Anda boleh biarkan kandungan ruang Batch No From (Dari Kumpulan Transaksi) dan Batch No To (Ke Kumpulan Transaksi) seadanya (1 dan 9999).

Contoh hasil dari dialog tersebut ialah seperti berikut (selepas anda klik butang OK) :

Gambar 133

Dialog ini mengandungi maklumat jumlah amaun DEBIT dan KREDIT bagi tiap-tiap Kumpulan Transaksi, Tempoh bagi Kumpulan Transaksi (ruang PD), samada kumpulan telah dicetak ke pencetak (ruang PRN), samada kumpulan dikunci (LOCK) dan samada nombor pengenalan ada digunakan (PIN).

Jika anda dwi-klik pada satu baris dalam dialog ini, anda akan menerima dialog Transactions File Maintenance yang mengandungi butir-butir lanjut transaksi bagi baris itu. Dialog Transactions File Maintenance mengandungi butang Edit yang membolehkan anda meminda mana-mana butiran.

3. Melalui menu Transactions | Scan Batches. Dari sini kita peroleh dialog bertajuk Scan Batches (Imbas Kumpulan Transaksi) :

Gambar 134

Anda boleh biarkan kandungan ruang Batch No From dan Batch No To seadanya (1 dan 9999).

Berikut ialah contoh hasil dari dialog diatas :

Gambar 135

Melalui dialog ini anda boleh ketahui samada satu-satu kumpulan itu seimbang catitan bergunya (lihat ruang BATCH BAL) (Imbangan Kumpulan) atau samada satu-satu Tempoh (Period) itu seimbang catitan bergunya (melalui ruang PD. BAL) (IMBANGAN TEMPOH). Juga dinyatakan ialah bilangan transaksi yang mempunyai amaun 0 (melalui ruang 0 AMT. TRAN), dan bilangan transaksi (melalui ruang NO. OF TRAN.).

Dwi-klik pada mana-mana baris tidak akan ada tindakbalas.

6.4 Memadam Kumpulan Transaksi

Kadang-kadang kita tersilap mengisi nama Kumpulan Transaksi maka kita mahu memadamnya.

Langkahnya ialah seperti berikut :

Masuk ke Boss Menu (lihat bab 18.2 Mengendali Menu Boss) :

Gambar 136

Klik butang Change Batch Lock & Pin No.(TukarNombor Pengenalan Dan Kuncian Kumpulan Transaksi). Satu dialog bertajuk Change Batch Lock & Pin No. akan muncul :

Gambar 137

Klik pada satu nama Kumpulan (dibawah ruang Title) yang anda mahu padam, kemudian klik pada butang Delete (Padam).

Anda mungkin menerima dialog bertajuk Message seperti berikut :

Gambar 138

Dialog ini bermaksud "Kumpulan tidak boleh dipadam" iaitu anda tidak boleh memadam Kumpulan berkenaan. Biasanya Kumpulan yang masih mengandungi data transaksi tidak boleh dipadam.

Jika ia dapat dipadam, dialog bertajuk Confirm (Sahkan) seperti berikut akan menyusul :

Gambar 139

("Are You Saure ?" = : "Adakah anda pasti ?")

Klik pada butang Yes (Ya). Selepas itu makluman berikut akan dipaparkan :

Gambar 140

("Change completed" =  "Pertukaran selesai")

Klik butang OK. Anda akan terjumpa semula dialog Boss Menu.

Jangan lupa klik butang Apply (Laksanakan) di dialog Boss Menu sebelum klik Exit (Keluar).

6.5 Mengunci Kumpulan Transaksi

Kita boleh mengunci Kumpulan Transaksi (Batch Of Transactions) supaya tiada lagi data boleh direkodkan bagi kumpulan itu. Ia juga dapat mencegah orang lain dari mengubah-ubah data tanpa pengetahuan pengendali Sistem.

Untuk mengunci Kumpulan Transaksi, gunakan menu Transactions | Organise Batches. Selepas kita klik pada menu ini, kita akan lihat dialog bertajuk Organise Batches (Kendali Kumpulan-Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 141

Dalam contoh diatas, jika kita mahu mengunci Kumpulan JUALAN-JAN-04, klik pada kotak dibawah ruang Lock Status (Status Kuncian) yang berada dalam baris yang sama dengan item ini. Kemudian, klik butang Lock (Kunci). Kita akan menerima dialog bertajuk Lock Batch (Kunci Kumpulan) seperti berikut :

Gambar 142

Klik OK. Kita akan dapati ruang Lock Status akan bertanda dengan huruf  L , yang bermakna Locked (Dikunci).

Gambar 143

Jika anda telah selesai, klik Exit.

Selepas ia dikunci, jika kita cuba mengisi transaksi bagi kumpulan ini, kita akan menerima dialog  makluman seperti berikut :

Gambar 144

("Batch is locked – No transactions allowed" = “Kumpulan telah dikunci - transaksi tidak lagi dibenarkan “)

Klik OK untuk melenyapkan dialog ini.

6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi

Untuk membuka kunci Kumpulan Transaksi yang telah dikunci, gunakan Menu Boss. (Sila rujuk bab 18.2 Mengendali Boss Menu). Dalam Menu Boss terdapat butang Change Batch Lock Status & Pin No. (Tukar Status Kuncian Kumpulan Transaksi dan Nombor Pengenalan).

Gambar 145

Klik pada butang itu dimana kita akan melihat dialog bertajuk Change Batch Lock Status & Pin No. berikut :

Gambar 146

Dalam contoh diatas, terdapat tanda L  pada baris kumpulan JUALAN – JAN – 04 dibawah ruang L Status. Ini bermakna kumpulan transaksi JUALAN–JAN-04 sedang terkunci. Untuk membuang kunci, klik pada kotak yang mengandungi huruf L dalam ruang L STATUS. Gunakan kekunci Delete atau Backspace pada kibod untuk memadam huruf L tersebut, kemudian tekan kekunci Enter di kibod. Selepas itu klik butang Exit. Kita akan jumpa semula dialog Menu Boss. Pada dialog ini klik butang Apply. (Penting : Jangan lupa klik butang Apply ini supaya perubahan dilaksanakan). Kuncian akan sebenarnya dibuang selepas kita klik butang Apply. Selepas ini kita akan dibenarkan mengedit data dalam Kumpulan Transaksi berkenaan. Klik butang Exit pada dialog Menu Boss untuk keluar dari dialog ini.

Komen :

Dalam dialog Menu Boss, Sistem meletakkan butang Apply untuk perlaksanaan  perubahan rekod, bagaimanapun butang seperti ini tidak terdapat dalam sesetengah dialog-dialog lain dimana perubahan rekod juga boleh dilakukan. Tidak adanya konsistensi dalam penggunaan butang Apply sedikit sebanyak boleh mengelirukan pengguna.

7. Merekod Maklumat Penghutang Perniagaan

Semasa kita mengisi data transaksi (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance)  yang melibatkan Penghutang Perniagaan, kita dikehendaki memilih kod dan nama Penghutang perniagaan yang kita mahu. Ini bermakna senarai kod dan nama Penghutang mestilah dibina terlebih dahulu sebelum mengisi butiran transaksi berkenaan. Sila lihat bab 5.5.4  MengendaliKod TRADE DEBTORS.

Memasukkan maklumat Penghutang Perniagaan dengan buti-butir seperti alamat, nombor telefon, nombor faks, alamat e-mel dan sebagainya akan berguna untuk kita menghantar penyata akaun dan menghubungi mereka.

Untuk mengisi maklumat Penghutang Perniagaan, kita gunakan menu Debtors | Debtors File Maintenance. Bila kita klik menu ini, kita akan diberi dialog bertajuk Pengendalian Fail Penghutang (Kawalan Fail Penghutang) seperti berikut :

Gambar 147

Untuk mengisinya, klik butang Add (Tambah). Selepas itu kita isi ruang-ruang yang berkenaan, kemudian klik butang Save (Simpan).

Maklumat-maklumat ini tiada kena mengena dengan sistem cataran bergu dalam perakaunan, dan tiada kaitan dengan Lejar.

Untuk mengisi ruang Debtor No. (Nombor Penghutang) dan Name (nama), sila rujuk bab 5.5.4 Mengendali TRADE DEBTORS. Ruang ini menghendaki kita telah mempunyai kod akaun bagi Penghutang Perniagaan yang hendak kita catat maklumatnya. Ruang-ruang lain boleh diisi seadanya. Untuk mengisi ruang Currency Code (Kod Matawang), Currency Symbol (Simbol Matawang) dan Currency Word (Tanda Matawang) sila rujuk bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Kotak Open Item Debtor (Penghutang terbuka)

Penghutang terbuka bermakna bayaran untuk satu-satu inbois jualan boleh dibuat oleh Penghutang secara sebahagian saja (tidak penuh). Contohnya, inbois bernilai RM3000 boleh dibayar sebanyak RM1500 dahulu.

Secara automatik, semua Penghutang adalah dibawah Closed Item Debtor (Penghutang tertutup). Ini adalah berlawanan dengan Open Item Debtor. Closed Item Debtor bermakna Penghutang tidak dibenarkan membayar sebahagian dari amaun dalam inbois. Jika kita mengisi amaun yang tidak tepat sebagaimana amaun dalam inbois, sistem akan menolak bayaran.

Jika anda mahu meletakkan Penghutang sebagai Open Item Debtor, tandakan pada kotak ini. Jika anda mahu meletakkan Penghutang sebagai Closed Item Debtor, jangan tandakan kotak ini. Pada awalnya, kotak ini tidak bertanda, bermakna semua Penghutang adalah tertutup.

Menukar-nukar status Penghutang antara Open Item Debtor dengan Closed Item Debtor bukanlah satu masalah besar. Ia mudah dilakukan, jadi anda boleh memilih untuk menanda atau tidak pada kotak ini.

7.1 Mengisi Ruang-Ruang

Ruang Date (Tarikh)

Isi ruang ini dengan tarikh kita mengisi maklumat Penghutang.

Ruang Address (Alamat)

Isikan alamat penuh Penghutang perniagaan dalam ruang ini.. Ia berguna bila kita mengeluarkan Penyata Akaun atau surat-menyurat.

Ruang Attention (Unruk Perhatian)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan Penghutang yang biasanya menerima surat-menyurat (contohnya kakitangan akaun atau pembelian).

Ruang E-mail/Website Address (E-Mel dan laman Web)

Isi ruang ini dengan alamat e-mel Penghutang dan laman webnya, jika ada.

Ruang Phone Numbers (Nombor-nombor telefon)

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon Penghutang.

Ruang Phone Numbers (2) (Nombor-nombor telefon (2))

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon Penghutang yang seterusnya jika ruang pertama tadi tidak mencukupi.

Ruang Fax/Telex (Faks/Teleks)

Isi ruang ini dengan nombor faks atau teleks Penghutang.

Ruang Contact (Kontek)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan Penghutang yang biasanya berurusan membuat pembelian dari kita.

Ruang Nature Of Business (Jenis Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan jenis perniagaan Penghutang.

Ruang Group To (Kumpulan Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan kod kumpulan Penghutang. Jangan kelirukan dengan kod kumpulan 3000/000. Kumpulan disini dimaksudkan kepada kumpulan Perniagaan, contohnya anak-anak syarikat atau syarikat yang berkaitan boleh dikumpulkan dibawah satu nama syarikat lain. Jika tidak, ia merujuk kepada Penghutang itu sendiri.

Ruang Area (Kawasan)

Isikan ruang ini dengan kawasan dimana Penghutang beroperasi. Anda mungkin membahagi-bahagikan pelanggan anda kepada zon-zon seperti Utara, Tengah, Barat dan sebagainya. Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data bagi zon atau kawasan tertentu.

Ruang Agent (Agen)

Isikan ruang ini dengan agen atau kakitangan anda yang berurusan dengan Penghutang Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data mengikut nama agen untuk melihat prestasi agen dan sebagainya.

Ruang Terms (Terma)

Isikan ruang ini dengan terma diskaun atau terma bayaran yang diberi pada pelanggan (Penghutang).

Ruang Credit Limit (Had Kredit)

Isikan ruang ini dengan had hutang yang diberi kepada pelanggan (Penghutang).

Ruang Currency Code (Kod Matawang)

Isikan ruang ini dengan kod matawang asing jika pelanggan anda menggunakan matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Symbol (Simbol Matawang)

Isikan ruang ini dengan simbol matawang asing jika pelanggan anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Word (Simbol Matawang Dalam Perkataan)

Isikan ruang ini dengan perkataan yang menerangkan simbol matawang asing jika pelanggan anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Selepas merekodkan maklumat

Setelah anda mengisi ruang-ruang berkenaan, klik butang Save untuk merekodkan maklumat tersebut.

7.2 Mencari Maklumat Penghutang

Gunakan butang-butang Top, Prev, Next, Bottom, Search untuk mencari maklumat Penghutang tertentu.

7.3 Memadam Maklumat

Jika anda mahu memadam maklumat pelanggan tertentu, klik butang Delete. Pelanggan yang terpapar akan dipadam.

Jika pelanggan masih mempunyai baki atau transaksi, anda tidak dibenarkan memadam maklumat pelanggan berkenaan. Anda akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 148

"Penghutang ini tidak boleh dipadam".

7.4 Meminda Maklumat

Jika anda mahu meminda maklumat pelanggan tertentu, dapatkan maklumat berkenaan, kemudian buat pindaan, kemudian klik butang Save.

8. Merekod Maklumat Pemiutang Perniagaan

Semasa kita mengisi data transaksi (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance) yang melibatkan pemiutang perniagaan, kita dikehendaki memilih kod dan nama pemiutang yang kita mahu. Ini bermakna senarai kod dan nama pemiutang mestilah dibina terlebih dahulu sebelum mengisi butiran transaksi berkenaan. Sila lihat bab 5.5.10 Mengendali Kod Trade Pemiutang.

Memasukkan maklumat Pemiutang Perniagaan dengan buti-butir seperti alamat, nombor telefon, nombor faks, alamat e-mel dan sebagainya akan berguna untuk kita menghantar penyata akaun dan menghubungi mereka.

Untuk mengisi maklumat Pemiutang Perniagaan, kita gunakan menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Bila kita klik menu ini, kita akan diberi dialog bertajuk Pengendalian Fail Pemiutang (Kawalan Fail Pemiutang) seperti berikut :

Gambar 149

Untuk mengisinya, klik butang Add (tambah). Selepas itu kita isi ruang-ruang yang berkenaan, kemudian klik butang Save (Simpan).

Maklumat-maklumat ini tiada kena mengena dengan sistem cataran bergu dalam perakaunan, dan tiada kaitan dengan Lejar.

Untuk mengisi ruang Creditor No. (Nombor Pemiutang) dan Name (Nama), sila rujuk bab 5.5.10Mengendali Kod Trade Pemiutang. Ruang ini menghendaki kita telah mempunyai kod akaun bagi Pemiutang Perniagaan yang hendak kita catat maklumatnya.

8.1 Mengisi Ruang-Ruang

Kotak Open Item Creditor (Pemiutang terbuka)

Pemiutang terbuka bermakna bayaran untuk satu-satu inbois pembekal boleh dibuat secara sebahagian saja (tidak penuh). Contohnya, inbois bernilai RM3000 boleh dibayar sebanyak RM1500 dahulu.

Secara automatik, semua pemiutang adalah dibawah Closed Item Creditor (Pemiutang tertutup). Ini adalah berlawanan dengan Open Item Creditor. Closed Item Creditor bermakna pemiutang tidak dibenarkan dibayar hanya sebahagian dari amaun dalam inbois. Jika kita mengisi amaun yang tidak tepat sebagaimana amaun dalam inbois, sistem akan menolak bayaran.

Jika anda mahu meletakkan Pemiutang sebagai Open Item Creditor, tandakan pada kotak ini. Jika anda mahu meletakkan Pemiutang sebagai Closed Item Creditor, jangan tandakan kotak ini. Pada awalnya, kotak ini tidak bertanda, bermakna semua Pemiutang adalah tertutup.

Menukar-nukar status pemiutang antara Open Item Creditor dengan Closed Item Creditor  mudah dilakukan, dengan menanda atau tidak pada kotak ini.

Ruang Date (Tarikh)

Isi ruang ini dengan tarikh anda mengisi maklumat pemiutang.

Ruang Address (Alamat)

Isikan alamat penuh pemiutang perniagaan dalam ruang ini.. Ia berguna bila kita mengeluarkan surat-menyurat.

Ruang Attention (Unruk Perhatian)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan pemiutang yang biasanya menerima surat-menyurat (contohnya kakitangan akaun atau jualan).

Ruang E-mail/Website Address (E-Mel dan laman Web)

Isi ruang ini dengan alamat e-mel pemiutang dan laman webnya, jika ada.

Ruang Phone Numbers (Nombor-nombor telefon)

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon pemiutang.

Ruang Phone Numbers (2) (Nombor-nombor telefon (2))

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon pemiutang yang seterusnya jika ruang pertama tadi tidak mencukupi.

Ruang Fax/Telex (Faks/Teleks)

Isi ruang ini dengan nombor faks atau teleks pemiutang.

Ruang Contact (Kontek)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan pemiutang yang biasanya berurusan membuat penjualan kepada kita.

Ruang Nature Of Business (Jenis Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan keterangan ringkas aktibiti perniagaan pemiutang.

Ruang Group To (Kumpulan Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan kod kumpulan pemiutang. Jangan kelirukan dengan kod kumpulan 4000/000. Kumpulan disini dimaksudkan kepada kumpulan Perniagaan, contohnya anak-anak syarikat atau syarikat yang berkaitan boleh dikumpulkan dibawah satu nama syarikat lain. Jika tidak, ia merujuk kepada pemiutang itu sendiri.

Ruang Area (Kawasan)

Isikan ruang ini dengan kawasan dimana pemiutang beroperasi. Anda mungkin membahagi-bahagikan pemiutang anda kepada zon-zon seperti Utara, Tengah, Barat dan sebagainya. Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data bagi zon atau kawasan tertentu.

Ruang Agent (Agen)

Isikan ruang ini dengan agen atau kakitangan anda yang berurusan dengan pemiutang Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data mengikut nama agen untuk melihat prestasi agen dan sebagainya.

Ruang Terms (Terma)

Isikan ruang ini dengan terma diskaun atau terma bayaran yang diberi oleh pemiutang kepada anda.

Ruang Credit Limit (Had Kredit)

Isikan ruang ini dengan had hutang yang diberi oleh pemiutang.

Ruang Currency Code (Kod Matawang)

Isikan ruang ini dengan kod matawang asing jika pembekal anda menggunakan matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Symbol (Simbol Matawang)

Isikan ruang ini dengan simbol matawang asing jika pembekal anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Word (Simbol Matawang Dalam Perkataan)

Isikan ruang ini dengan perkataan yang menerangkan simbol matawang asing jika pembekal anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

8.2 Merekodkan Maklumat

Setelah anda mengisi ruang-ruang berkenaan, klik butang Save untuk merekodkan maklumat tersebut.

8.3 Mencari Maklumat Pemiutang

Gunakan butang-butang Top (Atas), Prev (Sebelum) , Next ( lagi), Bottom (bawah) , Search (Cari)  untuk mencari maklumat pemiutang tertentu.

8.4 Memadam Maklumat

Jika anda mahu memadam maklumat pembekal tertentu, klik butang Delete (Padam). Pemiutang yang terpapar akan dipadam.

Jika pemiutang masih mempunyai baki atau transaksi, anda tidak dibenarkan memadam maklumat pemiutang berkenaan. Anda akan menerima makluman seperti ini:

Gambar 150

"This creditor cannot be deleted" = "Pemiutang ini tidak boleh dipadam".

8.5 Meminda Maklumat

Jika anda mahu meminda maklumat pemiutang tertentu, dapatkan maklumat berkenaan, kemudian buat pindaan, kemudian klik butang Save.

9. Mengendali Data Transaksi

Selepas kita mengisi data-data penting seperti yang ditunjukkan dalam bab-bab sebelum ini, barulah selesa untuk kita mengisi data-data transaksi.

Dalam bab-bab berikut ini ditunjukkan panduan merekod data transaksi.

9.1 Merekod Baki-Baki Awal

Baki-baki awal hanya boleh diisi selepas kita membina Carta Akaun (Chart of Accounts - Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun).

Untuk mengisi baki-baki awal, klik menu Ledger | Enter Opening Balances. Kita akan temui dialog bertajuk Enter Opening Balances (Memasukkan Baki-Baki Awal) seperti berikut :

Gambar 151

Jika kita telah membina Carta Akaun, senarai akaun akan terpapar. Jika kita belum membina Carta Akaun, tiada senarai akaun akan dipaparkan dan kita tidak boleh mengisi baki awal bagi akaun berkenaan

Untuk mengisi baki awal bagi satu-satu akaun, klik pada ruang Debit atau Credit (yang mana berkenaan), kemudian taipkan angka berkenaan, kemudian tekan kekunci Enter di kibod. Angka akan direkodkan.

Setiap kali anda merekod angka bagi satu satu akaun, anda boleh periksa jumlah Debit dan Jumlah Credit dibawah ruang masing-masing untuk memeriksa samada kedua-dua jumlah seimbang.

Kotak Include Zero Balance (Termasuk Baki Kosong)

Jika kotak ini bertanda, semua akaun akan dipaparkan. Jika kotak ini tidak ditanda, akaun yang amaunnya kosong tidak akan dipaparkan. Jadi, jika anda belum habis mengisi baki awal bagi semua akaun, pastikan kotak ini bertanda.

Kotak List by Account No (Senaraikan Ikut Nombor Akaun)

Jika kotak ini bertanda, senarai akaun akan dipaparkan mengikut susunan nombor akaun. Jika ia tidak bertanda, senarai akaun akan dipaparkan mengikut susunan abjad nama akaun.

Kotak Lock (Kunci)

Sila lihat bab 9.1.5 Mengunci Baki Awal.

Butang Print (Cetak)

Klik pada butang ini untuk mencetak senarai Baki Awal.

Butang Exit (Keluar)

Klik butang ini jika anda mahu berhenti dari mengisi angka-angka baki awal. Jika Jumlah Debit belum sama dengan jumlah Kredit, dialog yang memberitahu bahawa akaun tidak seimbang akan dipaparkan. Anda boleh biarkan makluman ini dan klik butang Ok.

Isi sekali sahaja

Baki awal hanya perlu diisi sekali sahaja, iaitu bagi tahun perakaunan terawal kita gunakan Sistem Perakaunan UBS. Bagi tahun-tahun perakaunan berikutnya, Sistem akan menghasilkan baki awal secara automatik bila kita menutup akaun.

Baki awal semua akaun Kunci Kira-Kira dan akaun Untungrugi

Jika kita menetapkan ‘Starting Period’ sebagai 1, kita hanya boleh mengisi baki awal bagi baki-baki bagi akaun Kunci Kira-Kira sahaja. Tetapi jika kita menetapkan ‘Starting Period selain dari 1, kita boleh mengisi baki awal bagi item-item Kunci Kira-Kira dan Untungrugi.

9.1.1 Mengisi Baki Awal Bil-Bil Penghutang

Mengisi Baki Awal Penghutang Perniagaan melalui menu Ledger | Enter Opening Balance hanya merekod jumlah sahaja tetapi tidak merekod amaun-amaun bagi tiap-tiap bil (inbois). Untuk merekod amaun bagi tiap-tiap inbois, kita gunakan menu Transactions | Open Item Menu Debtor | Maintain B/F Bills. Selepas kita klik menu ini, kita akan peroleh tetingkap bertajuk Debtor – Maintain B/F Bills (Penghutang – Kawalan Bil-Bil Dibawa Kehadapan) seperti ini

Gambar 152

Klik butang Add (Tambah) untuk merekod baki awal tiap-tiap inbois. Selepas klik butang Add kita akan peroleh ruang-ruang untuk mengisi mengisi data dibahagian bawah tetingkap :

Gambar 153

Klik butang Save (Simpan) untuk merekod data yang kita tulis diruang-ruang itu.

Klik butang List (Senarai) untuk melihat senarai. Senarai akan dipaparkan dalam satu tetingkap lain :

Gambar 154

Klik butang Generate (Hasilkan) akan memaparkan senarai dalam satu tetingkap lain juga.

Mengisi baki-baki awal bil-bil Penghutang hanya perlu dilakukan sekali sahaja iaitu pada tempoh perakaunan terawal kita menggunakan Sistem. Pada tahun-tahun berikutnya, Sistem akan menghasilkan senarai dengan sendirinya bila kita menutup akaun.

9.1.2 Mengisi Baki Awal Bil-Bil Pemiutang

Mengisi Baki Awal Pemiutang Perniagaan melalui menu Ledger | Enter Opening Balance hanya merekod jumlah sahaja, tetapi tidak merekod amaun-amaun bagi tiap-tiap bil (inbois). Untuk merekod amaun bagi tiap-tiap inbois, kita gunakan menu Transactions | Open Item Menu Creditor | Maintain B/F Bills. Selepas kita klik menu ini, kita akan peroleh tetingkap bertajuk Creditor – Maintain B/F Bills (Pemiutang – Kawalan Bil-Bil Dibawa Dari Hadapan) seperti ini

Gambar 155

Klik butang Add (Tambah) untuk merekod baki awal tiap-tiap inbois. Selepas klik butang Add kita akan peroleh ruang-ruang untuk mengisi mengisi data dibahagian bawah tetingkap :

Gambar 156

Klik butang Save (Simpan) untuk merekod data yang kita tulis diruang-ruang itu.

Klik butang List (Senarai) untuk melihat senarai. Senarai akan dipaparkan dalam satu tetingkap lain :

Gambar 157

Klik butang Generate (Hasilkan) akan memaparkan senarai dalam satu tetingkap lain juga.

Mengisi baki-baki awal bil-bil Pemiutang hanya perlu dilakukan sekali sahaja iaitu pada tempoh perakaunan terawal kita menggunakan Sistem. Pada tahun-tahun berikutnya, Sistem akan menghasilkan senarai dengan sendirinya bila kita menutup akaun.

9.1.3 Merekod Umur Hutang Awal Penghutang Perniagaan

Umur (dalam unit bulan) amaun hutang tiap-tiap Penghutang Perniagaan akan dibina secara automatik oleh Sistem pada setiap masa, kecuali pada permulaan Sistem digunakan. Pada pertamakali kita menggunakan Sistem, kita harus memasukkan umur hutang dan amaunnya. Ini dilakukan melalui menu Debtors | Distribute Last Year Aging. Setelah kita klik menu ini, kita akan peroleh dialog bertajuk Distribute Last Year Aging (Taburan Umur Hutang Tahun Lalu) seperti berikut :

Gambar 158

Disebelah kiri dialog ialah senarai kod, nama-nama akaun (termasuk Penghutang Perniagaan) dan amaun baki awal. Disebelah kanan dialog, ruang Period (telah sedia diisi oleh Sistem) adalah umur hutang (mengikut unit bulan), sementara ruang Aging ialah untuk kita mengisi amaun hutang mengikut umurnya.

Dalam contoh diatas, kita dapati satu Penghutang Perniagaan iaitu Syarikat ABC Sdn Bhd mempunyai baki awal RM70,000. Untuk mengisi umur hutang dan amaunnya, kita klik pada namanya, kemudian isi amaunnya dalam petak-petak dibawah label Aging. Data akan direkodkan setelah kita klik butang Exit.

Berikut ialah contoh umur hutang yang telah diisi :

Gambar 159

Jika kita mengisi dengan betul, amaun di ruang bulan ke 12 seharusnya "0.00".

Dalam contoh diatas, tempoh umur disenaraikan dari 2 hingga 12. Ini ialah kerana kita telah menetapkan Starting Period (Bulan Permulaan) melalui menu System | Run Setup | General Setting | Page 1 sebagai 1. Jika kita menetapkan Starting Period melalui menu ini sebagai angka lain, contohnya angka 6 seperti berikut :

Gambar 160

maka hasilnya ialah seperti berikut :

Gambar 161

iaitu Tempoh (Period) dimulakan dengan angka 7.

9.1.4 Merekod Umur Hutang Awal Pemiutang

Umur (dalam unit bulan) amaun hutang tiap-tiap Pemiutang Perniagaan akan dikira secara automatik oleh Sistem pada setiap masa, kecuali pada permulaan Sistem digunakan. Pada pertamakali kita menggunakan Sistem, kita harus memasukkan umur hutang dan amaunnya. Ini dilakukan melalui menu Pemiutang | Distribute Last Year Aging. Setelah kita klik menu ini, kita akan peroleh dialog bertajuk Distribute Last Year Aging (Taburan Umur Hutang Tahun Lalu) seperti berikut :

Gambar 162

Disebelah kiri dialog ialah senarai kod, nama-nama akaun (termasuk Pemiutang Perniagaan) dan amaun baki awal. Disebelah kanan dialog, ruang Period (telah sedia diisi oleh Sistem) adalah umur hutang (mengikut unit bulan), sementara ruang Aging ialah untuk kita mengisi amaun hutang mengikut umurnya.

Dalam contoh diatas, kita dapati satu Pemiutang Perniagaan iaitu Creditor A mempunyai baki awal RM-30,000. Untuk mengisi umur hutang dan amaunnya, kita klik pada namanya, kemudian isi amaunnya dalam petak-petak dibawah label Aging. Data akan direkodkan setelah kita klik butang Exit.

Berikut ialah contoh umur hutang yang telah diisi :

Gambar 163

Perhatikan tanda negatif (-) semasa mengisi ruang Aging.

Jika kita mengisi dengan betul, amaun di ruang bulan ke 12 seharusnya "0.00".

Dalam contoh diatas, tempoh umur disenaraikan dari 2 hingga 12. Ini ialah kerana kita telah menetapkan Starting Period (Bulan Permulaan) melalui menu System | Run Setup | General Setting | Page 1 sebagai 1. Jika kita menetapkan Starting Period melalui menu ini sebagai angka lain, contohnya angka 6 seperti berikut :

Gambar 164

maka senarai akan dimulakan dari angka 7.

9.1.5 Mengunci Baki Awal

Mengunci baki awal akan menyebabkan pindaan tidak boleh dibuat lagi keatasnya.

Untuk mengunci baki awal, gunakan menu Ledger | Enter Opening Balances. Kita akan nampak dialog bertajuk Enter Opening Balances (Masukkan Baki Awal) seperti berikut :

Gambar 165

Perhatikan terdapat butang Lock (Kunci). Klik pada butang ini. Kita akan menerima dialog bertajuk Confirm (Sahkan) seperti berikut :

Gambar 166

Klik pada butang Yes (Ya). Selepas ini kita tidak lagi boleh mengubah angka-angka baki awal. Oleh itu, berhati-hati sebelum anda klik butang Lock ini. Pastikan anda telah memasukkan semua akaun dan amaunnya dengan betul dan muktamad.

9.1.6 Membuka Kunci Baki Awal

Jika kita telah mengunci baki awal, kita masih boleh membuka kuncian dengan mengunakan menu Boss (Sila lihat bab 18.2 Mengendali Menu Boss untuk mendapatkan menu ini). Kita akan temui dialog bertajuk Boss Menu seperti berikut :

Gambar 167

Beri tanda pada kotak dikiri Unlock Opening Balances (Buka Kunci Baki Awal). Klik butang Apply (Laksanakan). Klik butang Exit (Keluar) untuk keluar dari Boss Menu. Selepas ini kita boleh membuat pindaan pada baki-baki awal.

9.2. Merekod Transaksi Semasa

Untuk merekodkan transaksi semasa (bukan baki awal) seperti jualan, belian, bayaran, terimaan wang dan sebagainya, kita gunakan menu Transactions | Transactions Maintenance. Bila kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Transactions File Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) seperti berikut :

Gambar 168

Untuk mula merekod transaksi, klik butang Add (Tambah). Isi ruang-ruang mengikut turutan berikut :

Ruang Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi)

Jangan pedulikan dahulu ruang ini. Ia akan terisi sendiri setelah kita mengisi ruang Batch No (Nombor Transaksi) iaitu ruang berikutnya.

Ruang Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi)

Isi ruang ini dengan klik pada kepala panah dikanan ruang ini. Anda akan menerima senarai Batch (Kumpulan Transaksi) yang telah anda bina dahulu melalui menu Urusniaga | Organise Batches. (Sila lihat bab 6 Merancang Kumpulan Transaksi). Pilih Kumpulan yang sesuai. Pilihan anda akan masuk kedalam ruang Batch No dan nama Kumpulan akan masuk ke ruang Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi). Sila semak ruang Batch No dan Batch Title yang telah terisi.

(Dari sini anda tahu bahawa anda perlu membina dahulu Kumpulan Transaksi sebelum anda merekod apa-apa transaksi).

Untuk masuk ke ruang seterusnya, guna kekunci Tab atau Enter di kibod.

Ruang Trans No (Nombor Transaksi)

Ruang ini akan diisi secara automatik dengan siri nombor.

Ruang Period (Tempoh)

Klik pada kepala panah dikanan ruang itu. Kita akan menerima senarai Period seperti berikut :

Gambar 169

Senarai ini dibina secara automatik oleh Sistem bila kita mengisi ruang Last Accounting Year Closing Date melalui menu System | Run Setup | General Setting | Page 1. Pilih (klik) bulan yang sesuai. Pilihan kita akan masuk ke ruang Period ini.

Ruang Date (tarikh)

Isi ruang ini mengikut format hb/bb/tahun. Contohnya 30/01/2004 bagi 30 Januari 2004. Jika anda salah mengisi tarikh (contohnya dengan tarikh 31/02/2004), palang tetikus tidak akan dapat keluar dari ruang ini, atau anda akan menerima dialog seperti berikut :

Gambar 170

("Date may be incorrect" = "Tarikh mungkin tersilap")

Jika kita mengisi data yang bertarikh diluar tempoh Perakaunan, kita juga akan menerima dialog ini.

Ruang A/C No (Nombor Akaun)

Isi ruang ini dengan menulis kod akaun yang hendak kita debitkan. Atau, kita boleh dwi-klik pada ruang itu untuk kita menerima senarai akaun dalam dialog bertajuk Penyenaraian Akaun (Senarai Akaun) seperti berikut:

Gambar 171

(Senarai ini kita bina melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance (Sila lihat bab 5.4  Membina Carta Akaun)).

Pilih (Klik) pada akaun yang sesuai, kemudian klik OK. Pilihan kita akan masuk ke ruang A/C No. ini. Selepas kita beralih ke ruang lain, nama akaun akan muncul diatas ruang Desp (Deksripsi) untuk rujukan :

Gambar 172

Ruang Ref. No (Nombor Rujukan)

Isi ruang ini dengan nombor rujukan transaksi. Kita diberi 2 ruang untuk mengisi nombor rujukan.

Contohnya, jika kita mengisi transaksi jualan, kita mungkin mengisi nombor rujukan pertama sebagai nombor inbois jualan dan mengisi ruang nombor rujukan dibawahnya dengan nombor Nota Hantaran.

Kedua-dua ruang ini tidak semestinya diisi, bagaimanapun mengisinya akan membantu kita kemudian mencari dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang kita rekodkan.

Ruang Desp (Deskripsi)

Isi dengan apa-apa catatan yang anda mahu atau kita terima sahaja apa yang Sistem telah beri dalam ruang itu. Ada 2 baris yang diberi kepada kita untuk mencatitkan deskripsi transaksi.

Kedua-dua ruang ini tidak semestinya diisi, bagaimanapun mengisinya akan membantu kita kemudian memahami transaksi yang kita rekodkan.

Ruang Debit

Isi ruang ini dengan amaun bagi akaun yang hendak didebitkan.

Jika kita dwi-klik pada ruang ini, satu kalkulator akan muncul :

Gambar 173

Kita boleh klik pada angka-angka pada kalkulator itu untuk mengisi ruang berkenaan, kemudian setelah selesai klik OK untuk menghilangkan kalkulator itu.

Ruang Bill Type (Jenis Bill)

Ruang ini hanya akan muncul jika kita memilih mana-mana kod akaun Trade Debtors (Penghutang Perniagaan)  atau Trade Pemiutang (Pemiutang Perniagaan) bagi ruang A/C No.

Jika kita halakan tetikus pada ruang Bill Type, satu tip akan muncul seperti berikut :

Gambar 174

Dari tip itu dapat kita ketahui bahawa ruang itu boleh diisi dengan salah satu dari huruf-huruf berikut :

I  - bagi Invoice (Inbois)

D - bagi Debit Note (Nota Debit)

C - bagi Credit Note (Nota Kredit)

P - bagi Payment(Bayaran)

R – bagi Returned Cheque (Cek dipulangkan)

H – bagi Cash Sale (Jualan Tunai).

Jika kita mengisi dengan huruf P, ruang tambahan akan muncul :

Gambar 175

Ruang tambahan itu ialah Payment For (Bayaran untuk) dan Cheque No (Nombor Cek). Ruang tambahan tidak akan muncul jika kita mengisi dengan huruf-huruf lain.

Ruang Bill Age

Ruang ini berkait rapat dengan ruang Bill Type.

Jika anda mengisi ruang Bill Type dengan huruf I, D atau C, ruang Bill Age akan diisi secara automatik dengan angka 0 (kosong). Ini kerana Sistem menganggap semua Inbois atau Nota Debit atau Nota Kredit dicatit dalam tempoh semasa. Jika anda mencatit Inbois atau Nota Debit atau Nota Credit yang telah berusia lebih dari tempoh semasa, catitkan umur (dalam bulan) dokumen itu dalam ruang ini.

Jika anda mengisi ruang Bill Type dengan huruf P atau R, ruang Bill Age akan diisi secara automatik dengan angka 11 (sebelas).

Ruang Auto

Ruang ini hanya timbul setelah kita mengisi ruang Batch No dan menekan kekunci Enter dikibod.

Gambar 176

Jika kita klik pada ruang Auto, dan jika pada masa itu kotak ini tidak bertanda, kita akan memperoleh dialog seperti berikut :

Gambar 177

Dialog ini berguna supaya Sistem menghasilkan siri nombor bagi Inbois, Resit dan Baucer secara automatik setiap kali kita merekod transaksi baru yang berkaitan dengan inbois, resit atau baucer.

Kita boleh menetapkan format pernomboran dalam kotak dibawah ruang Ref. No. 1 dan Ref. No. 2. (Ingat bahawa terdapat 2 kotak dibawah ruang Ref. No dalam dialog Transactions File Maintenance, sebab itulah ada 2 ruang yang boleh diisi.). Setelah kita menetapkan format pernomboran, klik butang Apply supaya Sistem melaksanakan ciri pernomboran itu.

Apabila kita merekod transaksi baru yang melibatkan inbois, resit atau baucer, Sistem dengan sendirinya akan mengisi ruang Ref No dalam dialog Transactions File Maintenance. Jika kita menanda kotak Standard Auto Running, Sistem akan memberi nombor baru yang berikutnya mengikut siri. Jika kita tidak menanda kotak ini, Sistem akan memberi nombor yang terakhir digunakan sebelumnya.

Kita boleh menambah pernomboran kepada dokumen selain dari Inbois, resit atau baucer dengan klik pada butang Add(Tambah).

Untuk membuang pernomboran dokumen tertentu, klik pada butang Delete (Padam).

Jika kotak Auto pada dialog Transactions File Maintenance bertanda, ini bermakna sistem pernomboran sedang berjalan. Jika kita klik pada kotak itu semasa kotak itu bertanda, tanda itu akan hilang dan bermakna kita tidak mahu melaksanakan sistem pernomboran secara automatik.

Butang Save (Simpan)

Selepas habis mengisi ruang-ruang yang perlu, klik butang Save untuk menyimpan data dalam komputer. Ini mencatitkan butiran debit bagi transaksi tersebut. Ruang-ruang A/C No, Ref No, Desp, Debit dan Kredit akan dikosongkan.

Merekod butiran Kredit

Selepas kita mencatitkan butiran debit seperti ditunjukkan diatas, kita perlu pula mencatitkan butiran kredit. Ikuti langkah berikut :

1. Biarkan isi ruang Batch Title seperti seadanya.

2. Biarkan isi ruang Batch No seperti seadanya.

3. Biarkan isi ruang Period seperti seadanya.

4. Biarkan isi ruang Date seperti seadanya.

5. Isikan ruang A/C No dengan kod akaun yang hendak kita kreditkan.

6. Isikan ruang Ref. No seperti dahulu.

7. Isi ruang Desp seperti dahulu.

8. Biarkan ruang Debit dengan amaun kosong.

9. Isi ruang Kredit dengan amaun yang berkenaan (Tidak perlu tanda tolak atau tanda kurungan bagi amaun kredit). Jika kita dwi-klik pada ruang ini, satu kalkulator akan muncul.

10. Klik butang Save. Ini mencatitkan butiran kredit bagi transaksi tersebut.

Setelah kita mencatat butiran debit dan kredit, kita boleh keluar dari dialog dengan klik butang Exit.

Jika kita klik butang Exit tetapi kita hanya mencatitkan butiran debit sahaja atau kredit sahaja, ini mengakibatkan akaun kita tidak seimbang. Bagaimanapun, Sistem tidak memberitahu kita pada peringkat ini bahawa akaun kita tidak seimbang. Sistem akan memberitahu kita akaun tidak seimbang semasa kita mahu melihat Trial Balance (Timbangduga).

Komen :

Adalah lebih baik jika Sistem dapat memberitahu jbahawa akaun tidak seimbang selepas pengguna klik butang Exit sebelum pengguna mencatitkan kedua-dua butiran debit dan kredit.

Dalam contoh diatas, kita merekodkan butiran debit dan kredit secara berasingan. Ada cara untuk merekod butiran debit dan butiran kredit secara bersepadu. Cara itu dinamakan Quick Entry (cara Cepat). Sila lihat bab 9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat.

Butang; Top (; Atas)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang pertama.

Butang ; Prev (; Sebelumnya)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang terdahulu dari butiran yang dipaparkan sekarang.

Butang ; Next (; Berikutnya)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang berikutnya dari yang dipaparkan sekarang.

Butang ; >Bottom (; Bawah)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang terakhir dalam rekod.

Butang ; >Search (; Cari)

Bila klik butang ini, dialog bertajuk Search seperti berikut akan dipaparkan :

Gambar 178

Anda boleh gunakan dialog ini untuk mencari satu butiran sahaja atau kombinasi beberapa butiran. Sila lihat butiran-butiran yang anda boleh cari. Selepas mengisi ruang-ruang, klik butang OK.

Butang Quick (Cepat)

Sila lihat bab 9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat selepas bab ini.

Butang Add (Tambah)

Gunakan butang ini untuk mengosongkan semua ruang untuk kita mengisi butiran transaksi baru.

Butang Edit (Ubah)

Gunakan butang ini untuk membuat pindaan pada butiran yang sedang dipaparkan. Lihat bab 9.2.2 MemindaData Transaksi.

Butang Print (Cetak)

Gunakan butang ini untuk mencetak butiran yang tertera ke mesin pencetak.

Butang Save (Simpan)

Klik butang ini untuk menyimpan butiran yang tertera ke dalam cakera keras.

Butang Cancel (Batal)

Mengklik butang ini akan mengosongkan ruang-ruang dalam dialog ini.

Butang Exit (Keluar)

Mengklik butang ini akan menghilangkan dialog ini.

9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat (Quick Entry)

Seperti yang diterangkan serba sedikit dalam bab sebelum ini, kita boleh merekod transaksi dengan butiran debit dan kredit direkodkan sekaligus (sekali klik butang Save), bukan cara berasingan (dua kali klik butang Save). Cara sekaligus ini dipanggil Cara Cepat (Quick).

Untuk merekod transaksi secara Quick, kita gunakan juga menu Transactions | Pengendalian Urusniaga. Selepas kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Transactions File Maintenance seperti berikut :

Gambar 179

Perhatikan disini ada butang Quick (Cepat). Klik pada butang ini. Kita akan menerima satu dialog lain bertajuk Quick Entries (Kemasukan Cepat) seperti berikut :

Gambar 180

Klik pada kepala anak panah dikanan ruang Master Account (Akaun Induk). Kita akan menerima senarai kod akaun dan nama akaun dalam dialog bertajuk Penyenaraian Akaun (Senarai Akaun) seperti berikut :

Gambar 181

Pilih (klik) satu kod akaun. Pilihan kita adalah akaun yang hendak kita jadikan ia automatik dikreditkan bila kita merekod satu akaun debit, atau akaun yang hendak kita jadikan ia automatik didebitkan bila kita merekod satu akaun kredit.

Setelah kita membuat pilihan, klik OK. Dialog Penyenaraian Akaun akan hilang. Ruang Master Account dalam dialog Quick Entries akan diisi dengan kod akaun yang kita pilih tadi.

Klik OK. Dialog Quick Entries akan hilang. Kita jumpa semula dialog Transactions File Maintenance. Kita dapati dalam dialog ini terdapat ruang Quick Entries (dulu tidak ada) dimana tercatat kod akaun yang kita pilih tadi :

Gambar 182

Diruang Desp pula tercatit secara automatik nama akaun bagi kod tersebut.

Kita harus ingat samada kod akaun ini akaun debit atau akaun kredit. Jika ini akaun debit, kita hanya perlu mengisi butiran akaun kredit. Jika ini akaun kredit, kita hanya perlu mengisi butiran akaun debit.

Komen :

Sistem tidak mengingatkan anda sesuatu akaun itu akaun debit atau kredit.

QuickEntriessesuai hanya untuk akaun yang banyak diulang-ulang kemasukkannya seperti Jualan, Belian Bahan Mentah, Susutnilai dan sebagainya.

Cara merekod transaksi menggunakan Quick Entries ialah seperti berikut :

1. Pada dialog Transactions File Maintenance, klik butang Quick.

2. Dialog bertajuk Quick Entries akan muncul.

3. Isi ruang Master Account (samada menulis terus kedalam ruang ini atau membuat pilihan dengan klik pada kepala panah di kanan ruang ini).

4. Selepas mengisi ruang Master Account, klik OK.

5. Dialog Quick Entries akan hilang, kita akan jumpa semula dialog Transactions File Maintenance.

6. Dialog Transactions File Maintenance akan mengandungi kod akaun kita pilih sebagai Master Account tadi.

7. Jika Master Account itu satu akaun debit, kita hanya perlu mengisi maklumat kredit, dan sebaliknya.

Dalam contoh berikut, Master Account ialah 5000/000 (Sales), iaitu akaun berbaki kredit, oleh itu kita hanya perlu mengisi butiran debit dalam dialog ini.

Gambar 183

Selepas itu kita klik butang Save (Simpan).

Gambar 184

Kita akan dapati amaun debit telah selaras dengan amaun kredit.

Untuk merekod data seterusnya, anda perlu klik butang Exit. Jika tidak, kita tidak akan dapat menggunakan semula butang Quick.

Komen :

Ini adalah satu kelemahan Sistem, sepatutnya kita tidak perlu keluar (Exit) untuk merekod data lain cara cepat untuk menjimatkan sedikit masa.

9.2.2 Meminda Data Transaksi

Untuk meminda butiran dalam transaksi yang telah kita rekodkan, kita guna menu Transactions | Pengendalian Urusniaga. Kita akan diberi dialog bertajuk Transactions File Maintenance (Sila lihat bab sebelum ini).

Gambar 185

Dalam dialog ini kita boleh guna salah satu dari butang-butang berikut untuk mencari transaksi yang kita mahu pinda : Top (Atas), Previous (Sebelum ini), Next (Lagi), Bottom (Bawah), Search (Cari).

Jika kita klik butang Search, kita akan temui dialog bertajuk Search seperti berikut :

Gambar 186

Klik butang Batch No untuk kita memilih Nombor Kumpulan Transaksi melalui dialog bertajuk Batch Listing (Senarai Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 187

Setelah kita memilih Batch No, klik pula Trans No (Nombor Transaksi). Kita akan menerima senarai transaksi bagi Kumpulan itu dalam dialog bertajuk Transaction Listing seperti berikut :

Gambar 188

Klik pada baris transaksi yang kita mahu pinda untuk memilihnya, kemudian klik butang OK. Butiran akan masuk ke ruang-ruang pada dialog bertajuk Transactions File Maintenance tadi.

Pada dialog Transactions File Maintenance, setelah kita temui butiran transaksi yang berkenaan, klik butang Edit (Pinda). Selepas itu barulah kita buat pindaan pada ruang butiran yang berkenaan.

Selepas kita buat pindaan, klik butang Save (Simpan).

Klik butang Exit (Keluar) selepas selesai membuat pindaan untuk keluar dari dialog ini.

9.2.3 Memadam Data Transaksi

Kadang-kadang kita tersalah merekodkan transaksi, jadi kita mahu memadam transaksi yang kita rekodkan. Untuk memadam transaksi, kita gunakan menu System | Delete Unwanted Transactions.

Bila kita klik menu ini, kita akan lihat dialog bertajuk Delete Unwanted Transactions (Padam Transaksi Yang Tidak Dikehendaki) seperti berikut :

Gambar 189

Dialog ini memberitahu kita bahawa sebelum kita memadam mana-mana transaksi, kita hendaklah mengenalpasti dulu transaksi yang hendak kita padam. Butiran transaksi itu (diperolehi melalui dialog Transactions File Maintenance) hendaklah mempunyai 2 ciri berikut :

1. Ruang Reference No. hendaklah diisi dengan tanda ********** (Ada 10 tanda *).

2. Amaun di ruang Debit atau Kredit hendaklah diganti dengan 0.00 .

Berikut ialah contoh bagaimana kedua-dua ciri ini dinyatakan dalam dialog Transactions File Maintenance setelah kita mengenalpasti transaksi yang hendak dipadam :

Gambar 190

Jangan lupa untuk klik butang Save pada dialog Transactions File Maintenance selepas melakukan 2 perkara diatas.

Selepas kita melakukan 2 perkara diatas pada dialog Transactions File Maintenance, barulah kita masuk ke menu System | Delete Unwanted Transactions. Pada dialog Delete Unwanted Transactions, kita klik butang OK. Akan timbul dialog meminta pengesahan seperti berikut :

Gambar 191

Klik butang Yes. Sistem akan mula operasi memadam. Setelah siap, satu lagi dialog akan muncul memberitahu kita berapa rekod yang telah dipadam :

Gambar 192

("0 Record Deleted" = "0 Rekod Telah Dipadam").

Klik OK. Itu saja.

Jika kita ingat rekod apa yang kita padam, kita boleh memeriksa senarai transaksi (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance) untuk mempastikan bahawa rekod tadi telah tiada kerana telah terpadam.

Ramai pengguna mengalami kesukaran untuk memadam data transaksi menggunakan menu System | Delete Unwanted Transactions. Sebagai jalan mudah, mereka mengedit butiran melalui dialog Transactions File Maintenance dengan menggantikan amaun debit atau kredit (yang mana berkenaan) dengan angka 0 (kosong). Cara ini pun boleh juga, cuma ini akan menyebabkan Sistem menyimpan data yang sepatutnya tidak direkodkan.

9.2.4 Mengunci Data Transaksi

Kita boleh menghalang pindaan daripada dapat dilakukan pada data transaksi yang kita telah rekodkan melalui menu Transactions | Transactions Maintenance.

Kita tahu kita boleh mengunci Kumpulan Transaksi untuk menghalang pindaan dilakukan pada data dalam Kumpulan Transaks tertentu. (Sila lihat bab 6.5 Mengunci Kumpulan Transaksi untuk keterangan lanjut). Selain dari mengunci Kumpulan Transaksi, kita boleh juga menghalang data daripada dipinda dengan melakukan operasi melalui Menu Boss.

Sila rujuk bab 18.2 Mengendali Menu Boss untuk keterangan bagaimana mendapatkan menu ini.

Pada dialog Boss Menu ini, ada item Allow Edit Transaction (Benarkan Pindaan Transaksi) :

Gambar 193

Buangkan tanda pada kotak dikiri item itu. Kemudian klik butang Apply (Laksanakan). Klik butang Exit untuk keluar dari dialog ini.

Selepas ini, kita tak akan dibenarkan membuat pindaan pada mana-mana transaksi dalam mana-mana Kumpulan Transaksi. Butang Edit dalam dialog Transactions | Pengendalian Urusniaga akan menjadi kelam dan tidak akan bertindakbalas :

Gambar 194

9.2.5 Membuka Kuncian Transaksi

Jika kita telah menetapkan setting yang menghalang pindaan daripada dapat dilakukan keatas keseluruhan transaksi (dengan cara yang ditunjukkan dalam bab 9.2.4 Mengunci Data Transaksi sebelum ini), kita boleh membuang halangan itu. Caranya ialah seperti berikut :

Dapatkan dialog Boss Menu (Sila lihat bab 18.2 Mengendali Boss Menu untuk cara mendapatkannya). Dialog itu kelihatan seperti berikut.

Gambar 195

Dalam dialog itu ada item Allow Edit Transaction (Benarkan Pindaan Transaksi). Buat tanda pada kotak dikiri item itu. Klik butang Apply (Laksanakan). Selepas itu, keluar dari dialog ini dengan klik butang Exit. Selepas ini pindaan akan dapat dilakukan pada data transaksi (Bagaimanapun jika anda masih mengunci Kumpulan Transaksi tertentu, data transaksi bagi Kumpulan itu masih belum  dapat dipinda lagi.).

9.2.6 Merekod Transaksi Berulang

("transaksi Berulang" = "Recurring Transaction")

Biasanya terdapat transaksi yang berulang setiap bulan seperti sewa bulanan.

Untuk merekod transaksi berulang, kita boleh menggunakan menu Transactions | Transactions Maintenance seperti biasa atau menu Periodic | Maintain Recurring Transactions | Edit Recurring Transactions. Dalam bab ini kita menggunakan menu Periodic | Maintain Recurring Transactions | Edit Recurring Transactions.

Selepas klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Edit Recurring Transactions (Pinda Transaksi Berulang) seperti berikut :

Gambar 196

Jika data belum pernah direkodkan, dialog ini kosong seperti diatas. Berikut ialah contoh dimana data pernah direkodkan :

Gambar 197

(Perhatikan nombor pada ruang Bth dan ruang Trn yang berlainan walaupun dalam satu catitan bergu yang sama).

Untuk merekod transaksi berulang, klik butang Add. Selepas klik butang Add, kita boleh mengisi butiran transaksi berulang diruang dibahagian bawah dialog :

Gambar 198

Berikut sedikit keterangan untuk membantu anda mengisi ruang-ruang diatas :

Bth = Batch. Merujuk kepada nombor kumpulan transaksi dalam dialog ini. Sistem akan mengisi secara automatik. Ia tidak ada kena mengena dengan nombor kumpulan transaksi dalam menu Transactions | Organise Batches.

Trn Transaction Number (Nombor Transaksi). Merujuk kepada nombor transaksi dalam dialog ini. Sistem akan mengisi secara automatik. Ia tidak ada kena mengena dengan nombor transaksi dalam menu Transactions File Maintenance.

A/C No = Nombor Akaun (Nombor Akaun). Isi ruang ini dengan kod akaun. Dwi-klik pada ruang ini tidak akan memaparkan senarai akaun seperti yang berlaku dalam dialog Transactions File Maintenance.

Ref. No. = Reference Number (Nombor Rujukan).

Desp. = Description (Deskripsi).

Klik butang Save selepas mengisi butiran.

Jika butiran serupa pernah direkod, makluman berikut akan dipaparkan selepas klik butang Save :

Gambar 199

("Code already exist" = "Kod sudah ada").

Data tidak akan dimasukkan kedalam Lejar secara automatik. Ia disimpan dalam fail lain (tidak pasti apakah nama fail berkenaan. Sistem akan mengenalpasti secara automatik). Kita perlu mengimpotnya supaya masuk ke Lejar menggunakan menu Periodic | Maintain Recurring Transactions | Import Recurring Transactions.

Satu transaksi berulang hanya perlu direkodkan sekali sahaja, tetapi kita perlu mengimpot ke Lejar setiap bulan. Sistem tidak mengimpot secara automatik.

Semasa kita cuba mengimpot, jika fail belum mengandungi data, makluman berikut akan timbul :

Gambar 200

("No record to import" = "tiada data untuk di impot").

Untuk memadam satu transaksi berulang dari rekod, klik pada baris yang berkenaan dalam dialog Edit Recurring Transactions, kemudian klik butang Delete. Selepas klik butang ini, dialog pengesahan akan timbul :

Gambar 201

Klik Yes (Ya).

Yang akan terpadam ialah butiran dalam baris yang di klik tadi, bukan data yang terpapar dibahagian bawah.

Untuk membuat pindaan pada butiran sesatu baris, klik pada baris berkenaan, kemudian klik butang Edit. Butiran akan dipaparkan diruang-ruang dibahagian bawah. Buat pindaan diruang bahagian bawah ini.

Gambar 202

Jangan lupa klik butang Save selepas membuat pindaan.

Untuk mengimpot data masuk ke Lejar, gunakan menu Periodic | Maintain Recurring Transactions | Import Recurring Transactions dimana kita akan temui dialog bertajuk Import Into Daccount (Impot ke Fail Daccount) :

Gambar 203

Disini kita boleh menetapkan kita hendak mengimpot ke bulan berapa, menetapkan tarikh transaksi dan sebagainya. Selepas itu klik OK.

Selepas klik OK kita akan menerima dialog meminta kepastian :

Gambar 204

Klik Yes. Ini akan diikuti dengan dialog memaklumkan operasi telah siap :

Gambar 205

("Import successfully done" = "Impot telah dilakukan dengan jayanya").

Periksa melalui menu Transactions | Print Batch Summary yang menghasilkan dialog Print Batch Summary untuk mempastikan transaksi telah diimpot ke destinasinya :

Gambar 206

Ataupun periksa didialog Transactions File Maintenance melalui menu Transactions | Pengendalian Urusniaga.

Jika anda merasa lebih mudah merekod transaksi berulang melalui TransactionsFile Maintenance, anda boleh gunakannya tanpa menggunakan dialog Edit Recurring Transactions dan mengimpotnya ke Lejar. Dialog Edit Recurring Transactions sesuai jika anda mempunyai banyak transaksi yang berulang. Terpulang pada anda untuk menentukan berapakah 'banyak' itu.

9.2.7 Melihat Ringkasan Transaksi

Untuk melihat ringkasan transaksi, gunakan menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Transactions Summary :

Gambar 207

Melalui dialog ini kita boleh memilih ringkasan transaksi bagi Tempoh tertentu, beberapa Tempoh atau semua Tempoh dengan mengisi ruang Period From (Tempoh Dari) dan ruang Period To (Tempoh Ke).

Kita juga boleh memilih ringkasan transaksi bagi Akaun tertentu, beberapa Akaun atau semua Akaun dengan mengisi ruang Account No. From (Nombor Akaun Dari) dan ruang Account No. To (Nombor Akaun Ke). Mengisi ruang-ruang itu dengan 0000/000 dan zzzz/zzzz bermakna semua akaun akan dipaparkan.

Contoh hasil selepas klik OK :

Gambar 208

Pada tetingkap ini ditunjukkan jumlah Debit dan jumlah Kredit serta baki bagi akaun yang kita pilih.

9.2.8 Memeriksa Transaksi

Kita boleh memeriksa transaksi yang telah kita rekodkan (menggunakan menu Transactions | Transactions Maintenance) melalui menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Check Transactions :

Gambar 209

Kita boleh menetapkan ciri-ciri transaksi yang kita mahu lihat semula dengan mengisi atau memilih ruang-ruang yang diberikan, kemudian klik butang OK.

Sedikit panduan untuk mengisi ruang-ruang diatas :

Jika ruang Period dikosongkan, semua transaksi akan dipaparkan.

Jika ruang No Bahagian dikosongkan, semua Bahagian akan dipaparkan.

Account No0000/000 hingga zzzz/zzzz bermakna semua akaun akan dipaparkan.

Amaun Debit 9999999999.99 bermakna semua amaun Debit akan dipaparkan.

Amaun Credit 9999999999.99 bermakna semua amaun Kredit akan dipaparkan.

Selepas kita klik butang OK, hasilnya akan ditayangkan dalam satu tetingkap berasingan bertajuk Transactions Listing. Contohnya seperti berikut :

Gambar 210

Dwi-klik pada satu baris akan membuka tetingkap Transactions File Maintenance bagi baris berkenaan.

Gambar 211

Dari sini kita boleh membuat pindaan pada butiran transaksi yang dipaparkan dan lain-lain aktibiti (lihat bab 9.2 Merekod Transaksi Semasa).

9.2.9 Elakkan Dari Memasukkan Amaun Keatas Akaun Induk

Perenggan ini adalah sebagai peringatan sahaja, kerana isu ini berkait rapat dengan pencatatan transaksi. Untuk keterangan lanjut, sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun.

9.2.10 Mengendali Bayaran Dari Penghutang Perniagaan

Untuk mencatit bayaran yang dibuat oleh Penghutang Perniagaan, gunakan menu Transactions | Transactions Maintenance dimana kita akan peroleh dialog bertajuk Transactions File Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) :

Gambar 212

Mula-mula kita akan Debitkan akaun Bank. Kemudian kita Kreditkan akaun Penghutang Perniagaan yang berkenaan.

Jika kita telah set maklumat Penghutang Perniagaan (melalui menu Debtors | Debtors File Maintenance) itu sebagai bukan Open Item Debtor, kita akan temui tetingkap bertajuk Knock Off Bills (Padankan Inbois) seperti berikut :

Gambar 213

Dalam kotak disebelah kanan, ditunjukkan senarai inbois yang belum dibayar dan bayaran yang kita mahu buat (dalam contoh ini kita mahu membayar RM4,000.00).

Dwi- klik pada amaun bayaran itu dan inbois-inbois yang hendak dipadankan dengan amaun bayaran itu. Item yang di dwi-klik akan berpindah ke kotak sebelah kiri. Pastikan jumlah dibawah kotak sebelah kiri itu ialah kosong (0.00) untuk mempastikan jumlah bayaran sama dengan jumlah amaun inbois yang terpadan.

Gambar 214

Gunakan butang Reject (Buang) untuk memindahkan semula item disebelah kiri ke sebelah kanan (Klik pada item yang hendak dipindahkan kesebelah kanan kemudian klik butang Reject).

Setelah pasti dengan bayaran dan inbois-inbois yang dipadankan (yang disenaraikan di kotak sebelah kiri), Klik butang Accept (Terima). Sistem akan memadankan bayaran dengan inbois-inbois berkenaan.

(Untuk mengingat semula, kita boleh set Open Item Debtor pada tetingkap Pengendalian Fail Penghutang)

Gambar 215

(Jika kita menanda pada kotak Open Item Debtor, ini bermakna Penghutang itu ialah Open Item Debtor (Penghutang Item Terbuka). Pada asalnya, kotak Open Item Debtor tidak bertanda bagi tiap-tiap Penghutang, menunjukkan ia adalah Closed Item Debtor).

Jika satu-satu Penghutang Perniagaan diset sebagai Closed Item Debtor (dengan tidak menanda pada kotak Open Item Debtor), maka tetingkap Knock-Off Bills akan timbul bila kita merekod bayaran.

Jika satu-satu Penghutang Perniagaan diset sebagai Open Item Debtor (dengan menanda pada kotak Open Item Debtor), maka tetingkap Knock-Off Bills tidak akan timbul bila kita merekod bayaran. Sebagai ganti kita boleh gunakan menu Transactions | Open Item Menu Debtor | Knock Off Bills untuk mendapatkan dialog Knock-Off Bills untuk memadankan bayaran dengan inbois.

Sila ingat kita hanya boleh set Open Item Debtor keatas Penghutang Perniagaan sahaja, iaitu Penghutang yang kita rekodkan melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang, tidak keatas lain-lain Penghutang.

9.2.11 Mengendali Bayaran Kepada Pemiutang Perniagaan

Untuk mencatit bayaran yang dibuat kepada Pemiutang Perniagaan, gunakan menu Transactions | Transactions Maintenance :

Gambar 216

Mula-mula kita akan Debitkan akaun Pemiutang Perniagaan, kemudian kita Kreditkan akaun Tunai atau Bank yang berkenaan, atau membuat catatan kredit dulu dan diikuti dengan catatan debit, atau menggunakan QuickEntry.

Jika kita telah set maklumat Pemiutang Perniagaan (melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang) itu sebagai Closed Item Creditor (Pemiutang Item Tertutup), kita akan temui tetingkap bertajuk Knock Off Bills sama seperti semasa menerima bayaran dari Penghutang, seperti berikut :

Gambar 217

Dalam tetingkap disebelah kanan ditunjukkan senarai inbois yang belum dibayar dan jumlah bayaran yang sedang dibuat (dalam contoh ini RM4,000.00).

Dwi-klik pada amaun bayaran itu dan inbois-inbois yang hendak dibayar dengan amaun itu. Item yang di dwi-klik akan berpindah ke kotak sebelah kiri. Pastikan jumlah di kotak sebelah kiri ialah kosong (0.00).

Gambar 218

Gunakan butang Reject untuk memindahkan semula item disebelah kiri ke sebelah kanan.

Setelah pasti dengan bayaran dan inbois-inbois yang berkenaan (yang disenaraikan di kotak sebelah kiri), Klik butang Accept (Terima). Sistem akan memadankan bayaran dengan inbois.

Untuk mengingat semula dimana kita boleh set Open Item Creditor, berikut ialah gambarnya (iaitu di tetingkap Pengendalian Fail Pemiutang) :

Gambar 219

(Jika kita menanda pada kotak Open Item Creditor, ini bermakna Pemiutang itu ialah Open Item Creditor ( Pemiutang Item tertutup). Pada asalnya, kotak Open Item Creditor tidak bertanda bagi tiap-tiap Pemiutang, menunjukkan ia adalah Closed Item Creditor pada asalnya. Jika kita tidak menanda pada kotak itu, ini menjadikan Pemiutang itu Closed Item Creditor (Pemiutang tertutup)).

Jika satu-satu Pemiutang Perniagaan diset sebagai Closed Item Creditor (dengan tidak menanda kotak Open Item Creditor), maka tetingkap Knock-Off Bills akan timbul bila kita merekod bayaran.

Jika satu-satu Pemiutang Perniagaan diset sebagai Open Item Creditor (dengan menanda pada kotak Open Item Creditor), maka tetingkap Knock-Off Bills tidak akan timbul bila kita merekod bayaran. Sebagai ganti kita boleh gunakan menu Transactions | Open Item Menu Creditor | Knock Off Bills untuk mendapatkan dialog Knock-Off Bills untuk memadankan bayaran dengan inbois.

Sila ingat kita hanya boleh set Open Item Creditor keatas Pemiutang Perniagaan sahaja, iaitu Pemiutang yang kita rekodkan melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang, tidak keatas lain-lain pemiutang.

9.3 Merekod Nilai Stok Awal

Stok Awal perlu direkodkan bila pertamakali Sistem digunakan. Selepas itu, bila kita merekod Stok Akhir pada tiap-tiap hujung bulan, Sistem akan dengan sendirinya mengenal Stok Awal bagi bulan atau tempoh berikutnya, iaitu Stok Akhir pada satu-satu bulan akan menjadi Stok Awal bagi bulan berikutnya.

Stok Awal perlu direkodkan di 2 tempat :

1. Melalui menu Ledger | Enter Opening Balances. Melalui menu ini kita merekod baki-baki awal termasuk Stok Awal. Sila rujuk bab 9.1 Merekod Baki-Baki Awal.

2. Melalui menu Ledger | Maintain Stock Values. Bila kita klik menu ini, kita akan jumpa dialog bertajuk Maintain Stock Values (Kawalan Nilai Stok) seperti berikut :

Gambar 220

Dibahagian atas dialog ini, baris-baris dibawah label-label Code, Project, BS A/C (Kunci Kira-Kira Account), OS A/C (Opening Stock Account) dan CS A/C (Closing Stock Account) adalah untuk diisi dengan jenis-jenis stok, setiap baris untuk setiap jenis.

Pastikan anda mengisi dengan kod yang sama seperti terdapat dalam Carta Akaun. Untuk mengisinya, klik butang Add. Kadang-kadang Sistem secara automatik mengisi kod-kod kedalam baris-baris itu berdasarkan kod-kod yang anda telah bina dalam Carta Akaun.

Kita mungkin mempunyai lebih dari satu jenis stok awal.

Dalam contoh diatas (hanya jenis 3 dan 4 yang kelihatan), terdapat 4 jenis stok awal, iaitu Finished Goods (kod 3030/100 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 6000/000 bagi Penyata Untungrigi, Raw Materials (kod 3030/200 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/105 bagi Penyata Untungrugi, Packing Materials (kod 3030/300 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/705 bagi Penyata Untungrugi dan Work In Progress (kod 3030/400 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/905 bagi Penyata Untungrugi.

Ditengah dialog ialah ruang Opening Stock (Stok Awal). Setelah kita klik pada mana-mana baris disebelah atas, klik pada ruang ini untuk mengisi nilai stok awal bagi jenis stok berkenaan. 

(Perlu difahami bahawa nilai-nilai ini bagi BS A/C dan CS A/C adalah nilai-nilai yang sama, kerana Stok Akhir dalam Untungrugi adalah Aset Semasa dalam Kunci Kira-Kira).

Data akan direkodkan dengan segera bila kita klik pada ruang lain. Untuk memadam gunakan butang Delete (Padam).

Komen:

Seharusnya Sistem menyediakan butang Save untuk merekod supaya konsisten dengan lain-lain dialog dimana ada operasi merekod hendak dilakukan.

Perlu diingat semula bahawa semasa kita merekod baki awal buat pertamakali melalui menu Ledger | Enter Opening Balances, data baki awal dalam dialog Maintain Stock Values tidak dikemaskini secara automatik. Ini bermakna kita harus mengisi angka-angka baki awal melalui 2 menu yang berasingan, iaitu menu Ledger | Enter Opening Balances dan menu Ledger | Maintain Stock Values.

9.4 Merekod Nilai Stok Akhir

Untuk merekodkan nilai Stok Akhir, kita gunakan menu Ledger | Maintain Stock Values. Bila kita klik menu ini kita akan menerima dialog bertajuk Maintain Stock Values (Kawalan Nilai Stok) seperti berikut :

Gambar 221

Dari dialog ini kita dapati bahawa kita perlu mengisi nilai Stok Akhir bagi akhir tiap-tiap bulan dalam Tahun Perakaunan berkenaan.

Dibahagian atas dialog ini ialah senarai kod-kod akaun bagi jenis-jenis stok, satu baris bagi satu jenis. Kod-kod ini diambil oleh Sistem dari senarai kod-kod Stok yang kita isi semasa kita membina Carta Akaun. Jika Carta Akaun belum diisi dengan kod-kod Stok, ruangan ini akan kosong. Bagaimanapun, kita boleh mengisinya dengan klik pada butang Add. Bila kita klik butang ini, satu barisan ruang-ruang akan terbina untuk kita mengisinya dengan data berkaitan.

Kegunaan butang Delete ialah untuk membuang baris tertentu. Pastikan anda tidak klik butang Delete dengan tidak sengaja kerana akibatnya anda terpaksa mengisi semula data bagi baris berkenaan.

Komen :

Sepatutnya Sistem memberi amaran atau meminta pengesahan apabila butang Delete diklik.

Dalam contoh diatas, terdapat 4 jenis stok (jenis 4 tidak kelihatan), iaitu Finished Goods (kod 3030/100 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 6000/000 bagi Penyata Untungrugi, Raw Materials (kod 3030/200 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/105 bagi Penyata Untungrugi, Packing Materials (kod 3030/300 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/705 bagi Penyata Untungrugi dan Work In Progress (kod 3030/400 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/905 bagi Penyata Untungrugi.

Bagi tiap-tiap jenis stok, ada nilai baki akhirnya (BS A/C) (Kunci Kira-Kira A/C). Untuk merekod nilai baki akhir bagi setiap jenis stok, klik pada baris berkenaan dan isikan ruang dibawah label Closing Stock at Month End (Stok Akhir Bagi Bulan) bagi bulan yang berkenaan. Data akan direkodkan dengan segera bila kita klik pada ruang lain. Untuk memadam, kosongkan kandungan ruang kemudian klik pada ruang lain.

Komen :

Separutnya Sistem menyediakan butang Save seperti yang terdapat dalam lain-lain dialog untuk merekod data supaya konsisten.

10. Mengendali Mata Wang Asing

Bila kita klik menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance, kita akan diberi dialog bertajuk General Ledger A/C Maintenance :

Gambar 222

Seperti kita tahu, dialog ini ialah untuk merekod tiap-tiap kod dan nama akaun dalam perniagaan. Dalam dialog ini terdapat ruang Kod Negara. Selepas kita klik pada Kod Negara, kita akan jumpa tetingkap bertajuk Penyenaraian Mata Wang :

Gambar 223

Pilih matawang yang berkenaan dari dialog ini.

Senarai matawang dalam dialog Currency Listing ini diperolehi dari setting yang kita buat melalui menu Ledger | Foreign Currency | Rate Maintenance :

Gambar 224

Klik butang Add (Tambah) untuk memasukkan butiran matawang kedalam senarai. Selepas kita klik butang Add akan timbul ruang-ruang dibahagian bawah untuk kita menulis butiran matawang :

Gambar 225

Klik pada kotak Currency Code untuk kita menerima dialog berikut :

Gambar 226

Melalui dialog ini kita boleh memilih kod negara. Klik OK setelah kita memilih satu kod negara. Kod ini akan masuk ke ruang Currency Code dalam dialog Rate Maintenance tadi.

Dalam dialog Rate Maintenance, klik pada ruang Currency Symbol (Simbol Matawang). Sistem akan mengisi ruang Currency Symbol, ruang Currency Word (Matawang Dalam Perkataan) dan ruang Currency Rate (Kadar Pertukaran Matawang) :

Gambar 227

Jika kadar pertukaran matawang berubah-ubah, biarkan ruang Currency Rate seadanya iaitu 0.0000.

Klik butang Save untuk merekod butiran matawang. Selepas ini, senarai matawang akan muncul pada dialog Currency Listing.

Bagi transaksi yang melibatkan Penghutang Perniagaan, kita boleh menetapkan matawang bagi tiap-tiap Penghutang melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Penghutang :

Gambar 228

Pada dialog ini terdapat ruang untuk menetapkan matawang bagi Penghutang ini. Bila kita klik pada Currency Code, kita akan jumpa tetingkap bertajuk Currency Listing (lihat gambar disebelah atas bab ini ).

Apabila kita telah menetapkan matawang bagi satu Penghutang, bila kita mengisi transaksi (melalui dialog Transactions File Maintenance) yang melibatkan Penghutang tersebut, satu bahagian akan timbul secara automatik disebelah kanan untuk kita mengisi matawang dan kadar pertukaran:

Gambar 229

Isikan Amaun Debit dalam matawang asing, kemudian tekan kekunci F9 untuk mendaparkan kadar pertukaran. Sistem akan mengira nilai bagi RM dan memasukkannya dalam kotak Debit (RM).

Kita juga boleh menetapkan matawang bagi transaksi dengan Pemiutang Perniagaan melalui menu Debtors | Pengendalian Fail Pemiutang :

Gambar 230

Bila kita klik pada Currency Code, kita akan jumpa tetingkap bertajuk Currency Listing (lihat gambar disebelah atas bab ini ).

Apabila kita telah menetapkan matawang bagi satu Pemiutang Perniagaan, bila kita mengisi transaksi yang melibatkan Pemiutang tersebut, satu dialog akan timbul secara automatik untuk kita mengisi matawang dan kadar pertukaran :

Gambar 231

Isikan Amaun Kredit dalam matawang asing, kemudian tekan kekunci F9 dikibod untuk mendaparkan kadar pertukaran. Sistem akan mengira nilai bagi RM dan memasukkannya dalam kotak Credit (RM).

Matawang asal (default) ditetapkan melalui menu System | Run Setup | General Setting | Page 3 :

Gambar 232

Jika kita klik pada butang dikanan Currency Code kita akan peroleh senarai matawang asing untuk kita pilih sebagai matawang sala dalam transaksi. Olehkerana anda berada di Malaysia secara automatik Sistem memilih MYR bagi anda :

Gambar 233

11. Mengendali Bajet

Bajet hanya boleh diisi bagi item-item dalam Akaun Untungrugi sahaja, iaitu bagi item-item berkod siri 5000 dan 9000.

Sebelum mengisi bajet bagi akaun-akaun tertentu, pastikan akaun itu ada dalam Carta Akaun. Setelah akaun ada dalam Carta Akaun, kita gunakan menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance. Selepas kita klik menu ini, kita akan jumpa dialog bertajuk Penyelenggaraan A/K Lejar Am (Kawalan Akaun Lejar Am) :

Gambar 234

Disini terdapat butang Budget. Jika nama akaun yang terpapar ialah bukan item Akaun Untungrugi, butang Budget akan nampak kelam (tidak berfungsi).

Untuk mencari item Akaun Untungrugi, gunakan butang Top, Prev, Next, Bottom atau Search. Bagaimanapun, menggunakan butang Search (Cari) lebih cepat. Bila kita klik butang ini, dialog bertajuk Penyenaraian Akaun (Senarai Akaun) seperti ini akan timbul :

Gambar 235

Cari item yang berkenaan, kemudian klik pada item itu, kemudian klik butang OK. Dialog ini akan hilang dan butiran item akan masuk ke dialog General Ledger A/C Maintenance. Pada dialog ini, klik butang Budget. Satu dialog bertajuk Budget seperti berikut akan muncul :

Gambar 236

Isikan amaun-amaun bagi bajet bulanan dalam ruang-ruang berkenaan. Perhatikan, jika item itu ialah item Kredit (Contohnya Jualan), gunakan tanda tolak dikiri amaun (contohnya -5000).

Selepas mengisi amaun-amaun, klik OK. Data akan direkodkan oleh Sistem.

11.1 Laporan Bajet

Untuk melihat perbezaan antara amaun bajet dengan amaun yang sebenar dibelanjakan bagi tiap-tiap akaun, klik menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Budget & Variance. Kita akan melihat dialog bertajuk Budget & Variance (Bajet dan Variasi) seperti berikut :

Gambar 237

Isikan ruang Period From (Dari Bulan) dan Period To (Hingga Bulan) dengan membuat pilihan. Selepas itu, klik OK. Satu laporan bertajuk Budget & Variance seperti berikut akan dipaparkan :

Gambar 238

Perhatikan, bagi setiap akaun disebelah kiri laporan, disebelah kanannya terdapat ruang bagi amaun ACTUAL (Sebenar), BUDGET (Bajet) dan VARIANCE (Beza).

11.2 Mengubah Bajet

Untuk mengubah bajet, gunakan menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance untuk memperoleh semula dialog General Ledger A/C Maintenance, kemudian cari akaun yang berkenaan, kemudian klik butang Budget, kita akan temui dialog bertajuk Budget. Buat pindaan di dialog ini. Klik OK selepas melalukan pindaan. Sistem akan mengemaskini pindaan tersebut.

12. Membuat Penyata Penyesuaian Bank

Untuk membuat Penyata Penyesuaian bank, kita gunakan menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Penyesuaian bank. Bila kita klik menu ini, satu dialog bertajuk Penyesuaian bank seperti berikut akan muncul :

Jika kita menanda pada kotak Browse 2nd Deep, maka nombor cek akan dipaparkan dibawah ruang 2nd Description :

Gambar 239

Gunakan ruang M untuk menanda item yang ada dalam Penyata Bank :

Gambar 240

Selepas kita klik butang Print (Cetak ke Skrin), hasilnya ialah satu penyata penyesuaian bank seperti contoh berikut :

Gambar 241

Perhatikan penyata penyesuaian diatas bermula dengan BALANCE AS PER BANK STATEMENT (Baki Pada Penyata Bank). Ini kerana secara automatik, dalam dialog Penyesuaian bank, kotak Print Start From Bank Statement (Cetak Bermula Dengan Penyata Bank) adalah ditanda. Jika kita mahu penyata bermula dengan BALANCE AS PER BANK ACCOUNT (Baki Pada Akaun Bank), jangan tanda pada kotak Print Start From Bank Statement.

Selepas kita klik Exit, akan ditunjukkan hanya item yang masih belum tersesuai :

Gambar 242

Untuk melihat semua transaksi samada yang sudah disesuaikan atau belum, buang tanda pada kotak Mark Only (Bertanda Sahaja).

Jika kita telah melakukan kesilapan dalam menanda pada ruang M, kita boleh membuat pembetulan dengan membuang tanda pada kotak Mark Only. Selepas kita membuang tanda pada kotak ini, kita akan dapat melihat semua transaksi dan dari sini kita boleh membetulkan tanda pada kolum M.

13. Laporan-Laporan

Selepas kita mengisi data-data, tentu kita mahu melihat semula data-data samada dalam bentuk mentah atau dalam bentuk laporan. Berikut ialah beberapa laporan yang boleh kita peroleh.

Mendapatkan laporan biasanya adalah satu proses mudah, dengan klik pada menu-menu berkenaan, oleh itu keterangan-keterangan diberi secara ringkas.

(Tidak semua laporan akan ditunjukkan dalam buku ini. Hanya laporan-laporan yang penting sahaja yang akan ditunjukkan).

13.1 Lejar individu

Guna menu Reports | View Ledgers :

Gambar 243

Dialog ini diguna untuk melihat satu Lejar pada satu masa.

Contoh hasil :

Gambar 244

Dwi-klik pada satu-satu baris transaksi akan membawa kita ke dialog Transactions File Maintenance.

13.2 Lejar keseluruhan

Untuk melihat keseluruhan Lejar gunakan menu Reports | Print Ledgers :

Gambar 245

Selepas klik butang OK kita akan dapat melihat satu akaun sahaja seperti berikut :

Gambar 246

Dwi-klik pada satu-satu baris transaksi akan membawa kita ke dialog Transactions File Maintenance.

Klik butang Next (Lagi) untuk melihat akaun seterusnya. Klik butang Bottom untuk melihat akaun terakhir dalam Carta Akaun. Klik butang Top untuk melihat akaun pertama dalam Carta Akaun. Klik butang Previous untuk melihat akaun sebelumnya. Klik butang Printer untuk mencetak ke mesin Pencetak.

Jika kita klik butang Excel, butiran akan dipaparkan dalam program Microsoft Excel :

Gambar 247

Jika klik butang Preview :

Gambar 248

13.3 Timbangduga

Timbangduga = Trial Balance

Untuk melihat Timbangduga, kita gunakan menu Reports | Trial Balance. Selepas kita klik menu ini, kita akan menerima dialog bertajuk Trial Balance :

Gambar 249

Secara automatik, bulatan Trial Balance telah bertanda. Biarkan begitu. Ini bermakna kita mahu melihat Trial Balance.

Kita boleh melihat Timbangduga bagi tempoh sehingga ke bulan tertentu. Buat pilihan dikotak Till Which Period (Sehingga Bulan Keberapa).

Kita boleh memilih untuk melihat Timbangduga bagi kod akaun tertentu sahaja atau semua kod akaun. Jika kita mahu melihat baki-baki semua akaun, biarkan ruang Account No From seperti sedia ada iaitu 0000/000 dan biarkan ruang Account No To seperti sedia ada iaitu zzzz/zzz.

Sebaiknya kotak With Zero balance (baki kosong) hendaklah ditanda. Ini akan menyebabkan akaun dengan baki kosong akan dipaparkan nanti. (Ingat, ada juga penetapan melalui Carta Akaun dimana jika sesatu akaun itu ditanda dengan tanda D0 dalam ruang Special Account di Carta Akaun, akaun dengan baki kosong akan dipaparkan juga).

Klik butang Ok. Selepas itu Timbangduga seharusnya dipaparkan. Contohnya seperti berikut :

Gambar 250

Anda boleh mencetak Timbangduga ke mesin pencetak dengan klik pada butang Printer. Anda boleh previu dulu dengan klik pada butang Preview.

Anda boleh mendapatkan data lebih terperinci bagi satu-satu akaun dengan dwi-klik pada kod atau nama akaun itu. Butiran akan dipaparkan dalam kotak dialog yang berasingan.

Jika Timbangduga kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti berikut semasa kita masuk ke Trial Balance atau keluar dari Trial Balance :

Gambar 251

("Account Not Balance" = "Akaun Tak Seimbang")

Jika kita menerima dialog seperti ini, klik Ok. Timbangduga akan dipaparkan juga.

Kita boleh juga gunakan menu Reports | Reports Selanjutnya (2) | Trial Balance (2) untuk melihat Trial Balance :

Gambar 252

Selepas klik butang OK :

Gambar 253

Selepas klik butang Preview :

Gambar 254

13.4 Kunci Kira-Kira

Kunci Kira-Kira = Kunci Kira-Kira

Untuk melihat Kunci Kira-Kira, kita gunakan menu Reports | Kunci Kira-Kira. Selepas kita klik menu ini, dialog bertajuk Kunci Kira-Kira seperti berikut akan dipaparkan :

Gambar 255

Pilih This YearLast Year (Tahun Ini – Tahun Lepas) atau This Accounting Year Only (Tahun Perakaunan Semasa Sahaja). Jika kita memilih This Accounting Year Only, hanya amaun bagi tahun semasa akan dipaparkan, tetapi jika kita memilih This Year – Last Year, amaun bagi tahun semasa dan tahun lepas akan dipamirkan sebagai bandingan.

Pilih Period (Bulan) bagi Kunci Kira-Kira.

Bagi kotak With Zero Balance (Dengan Baki Kosong), lebih baik ditandakan kecuali anda sudah biasa dengan kesannya selepas mengguna beberapa kali. With Zero Balance bermakna akaun dengan baki kosong akan dipamirkan juga. (Ingat, ada juga penetapan melalui Carta Akaun dimana sesatu akaun itu boleh ditanda dengan tanda D0 dalam ruang Special Account di Carta Akaun yang menyebabkan akaun dengan baki kosong akan dipaparkan juga).

Print T-Sheet Format merujuk kepada format bagaimana Kunci Kira-Kira dipamirkan. Format biasa ialah dengan item Debit disebelah atas dan item Kredit disebelah bawah atau sebaliknya (item Kredit disebelah atas dan item Debit disebelah bawah). Format T-Sheet ialah item Debit dikedudukan sebelah kiri dan item Kredit disebelah kanan atau sebaliknya (item Kredit dikedudukan sebelah kiri dan item Debit disebelah kanan).

Selepas pilihan-pilihan dibuat, klik butang OK. Kunci Kira-Kira akan dipamirkan, seperti contoh berikut :

Gambar 256

Anda boleh mencetak Kunci Kira-Kira ke mesin pencetak dengan klik pada butang Printer. Anda boleh previu dulu dengan klik pada butang Preview.

Anda boleh mendapatkan data lebih terperinci bagi satu-satu item dengan dwi-klik pada item itu. Butiran akan dipaparkan dalam kotak dialog yang berasingan.

Contohnya :

Bila kita dwi-klik pada CASH AT BANK di Kunci Kira-Kira, senarai akaun-akaun bank akan dipaparkan dalam satu tetingkap :

Gambar 257

Bila kita dwi-klik pada satu baris dalam senarai, kita akan diberi butiran bagi transaksi dalam satu tetingkap lain :

Gambar 258

Jika kita dwi-klik pada baris yang merupakan transaksi pada tahun semasa (bukan baki awal), tetingkap Transactions File Maintenance akan terpapar. Disana kita boleh menyemak atau membuat pembetulan.

Jika Kunci Kira-Kira kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti berikut semasa kita masuk ke Kunci Kira-Kira atau keluar daripadanya :

Gambar 259

("Account Not Balance" = "Akaun Tak Seimbang")

Jika kita menerima dialog seperti ini, klik Ok. Kunci Kira-Kira akan dipaparkan juga.

Ingat : Terdapat kaitan antara Jenis Akaun dan akaun induk dengan laporan Kunci Kira-Kira. Tiap-tiap item Jenis Akaun akan menjadi tajuk-tajuk kategori dalam Kunci Kira-Kira, semenytara akaun induk akan dipaparkan dibawah tajuk-tajuk berkenaan. Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun.

13.4.1 Menyusun Format Kunci Kira-Kira

Susunan item dalam Kunci Kira-Kira ditentukan dalam dialog General SetupPage 3 :

Gambar 260

Kita boleh mengubah susunan item dengan mengubah kandungan kotak berlabel Kunci Kira-Kira Format Arrangement (Susunan Format Kunci Kira-Kira). Kedudukan asal ialah DEFG1ABC0 dimana A ialah Capital (Modal), B ialah Long Term Liabilities (Liabiliti Jangka Panjang), C ialah Other Liabilities (Lain-Lain Liabiliti), D ialah Fixed Assets (Harta Tetap), E ialah Other Assets (Lain-Lain Harta), F ialah Current Assets (Aset Semasa), G ialah Current Liabilities (Liabiliti Semasa), 1 ialah Total Assets (Jumlah Harta) dan 0 ialah Total Liabilities (Jumlah Liabiliti).

Item yang berada disebelah kiri dalam kotak itu akan berada disebelah atas dalam Kunci Kira-Kira dan item yang berada disebelah kanan dalam kotak itu akan berada disebelah bawah dalam Kunci Kira-Kira.

Setelah anda mengubah susunan, jangan lupa klik butang Set To Default (Tetapkan Sebagai Asal).

13.5 Penyata Untungrugi

Penyata Untungrugi = Profit Or Loss Statement

Untuk melihat Penyata Untungrugi, kita gunakan menu Reports | Profit & Loss Account. Selepas kita klik menu ini, kita akan menerima dialog bertajuk Profit & Loss Account seperti berikut :

Gambar 261

Dari dialog ini, kita boleh membuat penetapan (setting) apakah angka-angka yang akan ditunjukkan dalam penyata itu, samada :

This YearLast Year (Tahun Ini – Tahun Lepas)

This YearThis Month (Tahun Ini – Bulan Ini)

This Accounting Year Only (Tahun Ini sahaja)

Last MonthThis Month (Bulan lepas – Bulan ini)

Month BudgetThis Month (Bajet – Bulan Ini)

Budget MonthThis MonthBudget YearThisYear (Bajet – Bulan Ini – Bajet

Tahunan – Tahun Ini)

Last MonthThis MonthLast YearThis Year (Bulan Lepas – Bulan Ini – Tahun

Lepas – Tahun Ini)

Balance B/FThis MonthThis YearCurrent Balance (Baki Awal – Bulan Ini –

Tahun Ini – Baki Terkini)

Last MonthThis MonthThis YearCurrent Balance (Bulan Lepas – Bulan Ini –

Tahun Ini – Baki Sekarang).

Pilih tempoh sehingga bulan keberapa anda mahu melihat laporan ini dengan memilih Period (Bulan).

Klik butang OK. Selepas itu anda akan menerima penyata seperti berikut :

Gambar 262

Anda boleh mencetak penyata ke mesin pencetak dengan klik pada butang Printer. Anda boleh previu dulu dengan klik pada butang Preview.

Anda boleh mendapatkan data lebih terperinci bagi satu-satu item dengan dwi-klik pada item itu. Butiran akan dipaparkan dalam kotak dialog yang berasingan.

Jika akaun kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti berikut semasa kita masuk ke penyata :

Gambar 263

("Account Not Balance" = "Akaun Tak Seimbang").

Jika kita menerima dialog seperti ini, klik Ok. Penyata akan dipaparkan juga.

13.5.1 Mencetak Penyata Untungrugi bagi 12 bulan

Menu Reports | Laporan Selanjutnya (1) | Print P & L for 12 months :

Gambar 264

Selepas klik butang OK :

Gambar 265

Selepas klik butang Preview :

Gambar 266

13.6 Akaun Pengilangan

(Akaun Pengilangan = Akaun Perkilangan).

Untuk melihat Akaun Pengilangan, klik menu Reports | Akaun Perkilangan. Satu tetingkap mengandungi butiran Akaun Pengilangan seharusnya dipaparkan.

Kita juga boleh melihat Akaun Pengilangan melalui menu Reports | Profit & Loss Account. Selepas kita klik menu ini, satu tetingkap mengandungi butiran Penyata Untungrugi seharusnya dipaparkan. Salah satu item dalam butiran itu ialah Akaun Perkilangan. Dwi-klik pada item Akaun Perkilangan. Satu tetingkap mengandungi butiran Akaun Perkilangan seharusnya dipaparkan.

Contoh hasil :

Gambar 267

Dwi-klik pada satu item akan memaparkan satu tetingkap lain mengandungi butiran lanjut item tersebut. Contohnya :

Gambar 268

Dwi-klik pada satu item dalam tetingkap ini akan memaparkan dialog Transactions File Maintenance. Contohnya :

Gambar 269

Dari sini anda boleh membuat pindaan jika perlu.

13.7 Penyata Sumber Dan Kegunaan Dana

Penyata Sumber Dan Kegunaan Dana = Statement Of Source And Application Of Fund

Untuk melihat Penyata Sumber Dan Kegunaan dana, gunakan menu Reports | Funds/Cash Flow. Selepas kita klik menu ini, kita menerima dialog berikut :

Gambar 270

Jika kita pilih Fund Flow Statement, kita akan peroleh tetingkap mengandungi Source And Application Of Fund seperti contoh berikut :

Gambar 271

Jika kita pilih Cash Flow Statement, kita akan peroleh tetingkap mengandungi Cash Flow Statement seperti contoh berikut

Gambar 272

13.8 Laporan Akaun Bergeraf

Untuk melihat kedudukan akaun-akaun dalam bentuk geraf, guna menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | View Graph :

Gambar 273

Contoh berikut ialah setelah anda memilih akaun Sales :

Gambar 274

Bahagian-bahagian graf : Title, Y-Axis, X-Axis, Graph Area, Legend. Jika kita klik-kanan pada bahagian Title (tajuk) graf itu, satu menu terapung yang mengandungi item Edit dan Open akan muncul:

Gambar 275

Dalam contoh diatas, kita klik-kanan pada tajuk geraf iaitu SALES. Jika kita pilih item Edit kita akan dapat menukar tajuk mengikut kemahuan kita (dalam contoh berikut kita ubah kepada JUALAN) :

Gambar 276

Jika kita klik Open, butiran akaun akan dipaparkan dalam satu lembaran data (Datasheet):

Gambar 277

Jika kita pada Datasheet maka Datasheet akan berada didepan geraf.

Kita boleh menukar data pada Datasheet. Caranya dwi-klik pada angka yang berkenaan, kemudian menukarnya kemudian tekan kekunci Enter dikibod. Penukaran ini tidak akan mengubah data pada Lejar, hanya melibatkan graf yang dipaparkan sahaja.

Datasheet juga boleh diformat, dipinda, dipadam atau ditambah baris tetapi diluar bidang buku ini.

Jika kita dwi-klik pada mana-mana bahagian geraf seperti Title (Tajuk), Y-Axis, X-Axis, Walls, Legend, Data Series atau Chart Area, kita akan dapat memformat geraf. Satu dialog akan muncul untuk tujuan pemformatan. Dalam contoh berikut kita akan dapat mengubah format Axis :

Gambar 278

Jika kita klik-kanan pada Chart Area (ruang geraf), kita akan dapat menukar jenis geraf melalui menu terapung yang akan muncul :

Gambar 279

Selepas memilih (klik) Chart Type, kita akan peroleh satu dialog mengandungi beberapa bentuk geraf untuk kita pulih :

Gambar 280

Jika kita memilih item Chart Options dalam menu terapung tadi, kita dapat berbagai pilihan untuk memformat geraf :

Gambar 281

Jika klik item 3D-View dalam menu terapung tadi, kita akan peroleh dialog bertajuk 3-D View seperti berikut :

Gambar 282

Saiz carta boleh diubah dengan menarik (drag) pemegang nya (handle) jika anda dalam Edit mode.

Memilih item Clear dari menu terapung tadi akan membuang bahagian yang terpilih.

Sebenarnya graf dihasilkan dalam program Microsoft Graph, oleh itu anda harus menguasai program ini.

13.9 Mencetak Kumpulan Akaun Bagi 12 Bulan

Menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Print A Group for 12 months.

Gambar 283

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 284

Selepas klik Preview :

Gambar 285

Group merujuk kepada 4 angka pertama dalam kod akaun. Kita menetapkan group dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am :

Gambar 286

13.10 Menyatukan Data

Menyatukan Data = Consolidating Account

Bertujuan menyatukan akaun beberapa jabatan (Bahagian).

Menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Consolidated Accounts :

Gambar 287

Selepas klik OK anda mungkin menerima dialog-dialog berikut jika anda tidak mengenalpasti Bahagians :

Ini :

Gambar 288

atau ini :

Gambar 289

atau ini :

Gambar 290

atau ini :

Gambar 291

13.11 Ringkasan Transaksi Kumpulan Transaksi

Menu Reports | Reports Selanjutnya (2) | Batch Main Account Transaction Summary :

Gambar 292

Selepas klik OK akan terhasil satu tetingkap mengandungi ringkasan transaksi bagi setiap kumpulan transaksi :

Gambar 293

13.12 Ringkasan Transaksi Bulanan

Menu Reports | Reports Selanjutnya (2)| Month Main Account Transaction Summary :

Gambar 294

Contoh selepas klik butang OK :

Gambar 295

13.13 Baki Bulanan Akaun Utama

Menu Reports | Reports Selanjutnya (2) | Main Account Month Balance :

Gambar 296

Contoh selepas klik butang OK :

Gambar 297

13.14 Laporan Harta Tetap (Fixed Assets)

Selain dari melihat laporan Harta Tetap melalui Kunci Kira-Kira, kita boleh melihat laporan Harta Tetap melalui menu Reports | Fixed Assets. Selepas kita klik menu ini, kita akan peroleh dialog seperti berikut :

Gambar 298

Selepas kita klik OK, laporan terperinci tiap-tiap item akan diberikan dalam satu tetingkap lain seperti contoh berikut :

Jika kita memilih Depreciation & Net Book Value :

Gambar 299

Jika kita memilih Gain/Loss On Disposal Of Assets:

Gambar 300

Jika kita menanda pada kotak With more description, butiran lebih lanjut akan dipaparkan :

Gambar 301

13.15 Laporan-Laporan Berkaitan Penghutang

Berikut ialah beberapa laporan-laporan berkaitan Penghutang :

13.15.1 Baki-Baki Penghutang

Untuk melihat baki-baki Penghutang, kita gunakan menu Reports | Trial Balance. Selepas kita klik menu ini, kita akan menerima dialog bertajuk Trial Balance.

Gambar 302

Pilih bulatan Debtors Balance. Kemudian klik OK.

Contoh hasil :

Gambar 303

Anda boleh mendapatkan data lebih terperinci bagi satu-satu akaun Penghutang dengan dwi-klik pada kod atau nama akaun itu. Butiran akan dipaparkan dalam kotak dialog yang berasingan.

Gambar 304

Jika kita dwi-klik pada satu-satu baris transaksi, dialog Transactions File Maintenance akan dipaparkan :

Gambar 305

13.15.2 Penyata Akaun Penghutang

Menu Debtors | Print Debtors Statement

Gambar 306

Selepas klik butang OK :

Gambar 307

Selepas klik Preview :

Gambar 308

Gambar 309 .. sambungan

13.15.3 Penyata Umur Hutang Penghutang

Menu Debtors | Print Debtors Ageing.

Gambar 310

Contoh hasil selepas klik butang OK :

Gambar 311

13.15.4 Ringkasan Transaksi Dengan Penghutang

Menu Debtors | Print Debtors Transactions | Transaction Summary :

Gambar 312

Contoh hasil :

Gambar 313

(Nota : Dwi-klik pada mana-mana baris tidak menghasilkan apa-apa tindakbalas) .

13.15.5 Senarai Inbois Jualan dan Bayaran

Senarai Inbois Jualan dan Bayaran = List Bills and payments

Menu Debtors | Print Debtors Transactions | List Bills and Payments :

Gambar 314

Contoh hasil :

Gambar 315

13.15.6 Senarai Inbois Belum Dibayar

Menu Debtors | Open Item Menu Debtors | List Unpaid Bills :

Gambar 316

Selepas klik OK :

Gambar 317

13.15.7 Senarai Cek Lewat Tarikh Yang Diterima

Menu Debtors | List Post-Dated Cheque Received :

Gambar 318

Selepas kita klik butang OK, senarai akan dipaparkan dalam tetingkap berasingan seperti berikut :

Gambar 319

13.16 Laporan-Laporan Berkaitan Jualan

Berikut ialah beberapa laporan mengenai jualan :

font-weight:13.16.1 Jualan Tahunan

Menu Debtors | Print Sales Analysis | Year Sales Report

Gambar 320

Selepas klik OK, kita akan menerima dialog ini :

Gambar 321

Selepas klik butang Preview :

Gambar 322

13.16.2 Jualan Dan Pungutan

Menu Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Sales & Collection.

Gambar 323

Selepas klik OK kita akan menerima dialog ini :

Gambar 324

Selepas klik Preview :

Gambar 325

13.16.3 50 Pelanggan Utama

Menu Debtors | Print Sales Analysis | Top 50 Customers :

Gambar 326

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 327

13.16.4 Senarai Komisen Agen Jualan

Menu Debtors | Print Sales Analysis | Agent Commission Listing :

Gambar 328

Contoh, selepas klik OK  :

Gambar 329

13.17 Laporan-Laporan Berkaitan Pemiutang

Berikut ialah beberapa laporan berkaitan Pemiutang.

13.17.1 Baki-Baki Pemiutang

Menu Reports | Trial Balance :

Gambar 330

Pilih bulatan Pemiutang Balance. Kemudian klik OK.

Contoh hasil :

Gambar 331

Anda boleh mendapatkan butiran lebih terperinci bagi satu-satu akaun Pemiutang dengan dwi-klik pada kod atau nama akaun itu. Butiran akan dipaparkan dalam tetingkap yang berasingan. Contoh :

Gambar 332

Jika kita dwi-klik pada satu-satu baris transaksi, dialog Transactions File Maintenance akan dipaparkan :

Gambar 333

13.17.2 Ringkasan Transaksi Dengan Pemiutang

Menu Pemiutang | Print Pemiutang Transaction | Transaction Summary :

Gambar 334

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 335

Tiada tindakbalas jika kita dwi-klik pada mana-mana baris.

13.17.3 Senarai Inbois Pembekal dan Bayaran

Menu Pemiutang | Print Pemiutang Transactions | List Bills and Payments.

Gambar 336

Selepas klik OK :

Gambar 337

13.17.4 Senarai Transaksi Mengikut Akaun dan Deskripsi

Menu Pemiutang | Print Pemiutang Transactions | List By Account And Description.

Gambar 338

13.17.5 Senarai Cek Awal Tarikh

Cek Awal-Tarikh = Post-Dated Cheque.

Menu Pemiutang | Print Pemiutang Transactions | List Post-Dated Cheque Issued.

13.17.6 Laporan Umur Hutang Dengan Pemiutang

Menu Pemiutang | Print Pemiutang Aging.

13.17.7 50 Pembekal Utama

Menu Pemiutang | Print Purchases Analysis | Top 50 Suppliers.

Gambar 339

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 340

13.17.8 Senarai Inbois Pembekal Belum Dibayar

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | List Unpaid Bills.

Gambar 341

13.17.9 Umur Hutang 6 Bulan Kepada Pemiutang

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print 6 Months Aging.

Gambar 342

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 343

13.17.10 Umur Hutang 12 Bulan Kepada Pemiutang

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print 12 Months Aging.

Gambar 344

Contoh, selepas klik OK :

Gambar 345

13.17.11 Umur Hutang Terperinci Kepada Pemiutang

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print Details Aging.

13.17.12 Senarai Komisen Diterima Dari Pembekal

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Commission Received Listing.

13.17.13 Senarai Inbois Pembekal Tiba Masa Untuk Dibayar

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print Due Date Invoices.

13.17.14 Senarai Inbois Pembekal Telah Lewat Dibayar

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print Overdue Invoices.

13.18 Laporan Berkaitan Belian

13.18.1 Laporan Belian Tahunan

Menu Creditors | Print Purchases Analysis | Year Purchases Report.

13.19 Lain-Lain Hal Berkaitan Laporan

13.19.1 Dwi-klik Pada Laporan

Dwi-klik pada satu-satu item dalam laporan biasanya akan membuka tetingkap lain yang mengandungi data lebih terperinci bagi item yang diklik tadi.

Contohnya, dalam Kunci Kira-Kira, apabila kita dwi-klik pada satu item, contohnya item OTHER DEBTORS, satu senarai lebih terperinci bagi item itu akan diberikan (dalam tetingkap berasingan) :

Gambar 346

Jika kita dwi-klik pada satu item pula, butiran terperinci bagi item itu pula akan dipaparkan (dalam tetingkap berasingan juga) :

Gambar 347

Jika kita dwi-klik pula pada baris butiran, dialog Transactions File Maintenance akan dipamirkan :

Gambar 348

13.19.2 Menukar Tajuk-Tajuk Laporan

Menu System | Run Setup | Financial Laporan Heading :

Mukasurat 1 :

Gambar 349

Mukasurat 2 :

Gambar 350

13.19.3 Menukar Bentuk Huruf Dalam Laporan

Menu System | Run Setup | Change Laporan Format Fonts.

Gambar 351

Selepas klik pada Font Name (Header) atau Font Name (Detail) :

Gambar 352

13.19.4 Menukar Bentuk Huruf Dalam Penyata :

Menu System | Run Setup | Change Laporan Format Fonts | Change Statement Font.

Gambar 353

13.19.5 Menukar Bentuk Huruf Pada Resit

Menu System | Run Setup | Change Laporan Format Fonts.| Change Receipt Font :

Gambar 354

13.19.6 Menukar Bentuk Huruf Pada Baucer

Menu System | Run Setup | Change Laporan Format Fonts | Change Voucher Font :

Gambar 355

13.19.7 Menukar Bentuk Huruf Pada Label

Menu System | Run Setup | Change Laporan Format Fonts | Change Label Font :

Gambar 356

13.19.8 Angka Tahun Lepas Dalam Laporan

Biasanya, dalam laporan-laporan utama seperti Kunci Kira-Kira dan >Penyata Untungrugi >, kita berminat untuk menunjukkan amaun-amaun tahun lepas bagi setiap akaun sebagai bandingan.

Untuk mencapai keadaan ini, kita boleh mengisi angka-angka bagi tahun lepas melalui menu Ledger | General Ledger A/C Maintenance. Dari sini kita akan menemui dialog bertajuk General Ledger A/C Maintenance. Dalam dialog ini ada ruang berlabel Angka Tahun Lalu. Ruang inilah yang perlu diisi.

Gambar 357

Sebagai pilihan lain, kita boleh mengisi angka tahun lepas melalui menu Lejar; | Enter Last; Year Figure; Dari menu ini kita akan peroleh dialog bertajuk Enter; Last>Year; Figure ;

Gambar 358

Setelah anda mengisi semua angka tahun lepas dengan betul, anda boleh mengunci data itu dengan klik pada butang Kunci . Hasilnya, data akan tersembunyi iaitu tidak akan ditayangkan dalam dialog diatas.

Untuk membuka kuncian, dapatkan dialog Menu >Boss;

Tandakan pada kotak berlabel Unlock; Last Year;Figure kemudian klik butang Applikasi diikuti dengan klik pada butang Keluar. Selepas ini, senarai angka tahun lepas akan ditayangkan semula dalam dialog >Enter; Last Year; Figure.

14. Menutup Akaun

Sistem Perakaunan UBS membenarkan kita menutup akaun secara bulanan dan tahunan. Bab selepas ini akan menerangkan bagaimana menutup akaun bulanan dan tahunan.

14.1 Menutup Akaun Bulanan

Untuk menutup akaun bagi bulan-bulan tertentu, kita guna menu Periodic | Close Month Account.

Jika akaun kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 359

Dialog ini memaklumkan bahawa akaun bulanan tidak boleh ditutup kerana akaun tidak seimbang.

Jika akaun seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 360

Dialog ini memaklumkan bahawa All batches will be locked (Semua kumpulan transaksi akan dikunci) dan No more transactions allowed for Period 1 (Tiada transaksi dibenarkan lagi bagi Tempoh berkenaan).

Masukkan Password (Kata Laluan) kemudian klik butang OK.

Setelah siap, kita akan menerima makluman berikut :

Gambar 361

("Month end successfully done" = "Akhir bulan dibuat dengan jayanya").

(Nota : Kita masih boleh menambah atau mengubah transaksi yang telah dikunci dengan menggunakan Boss Menu (Sila lihat bab 18.2 Mengendali Boss Menu )).

14.2 Menutup Akaun Tahunan

Untuk menutup akaun setiap tahun, kita gunakan menu Periodic | Year End Processing.

Kita akan menerima dialog bertajuk Year End Processing (Prosesan Akhir Tahun) seperti ini :

Gambar 362

Dialog ini memberitahu bahawa setelah akaun ditutup, semua transaksi bagi tahun ini akan dibuang >  (All transactions for this year will be removed). Oleh itu, sebelum kita menutup akaun, kita hendaklah memastikan 2 perkara :

1. Pastikan bahawa semua laporan telah dicetak  (Make sure that you have printed all reports). Anda harus menyediakan banyak kertas untuk mencetak setiap data dan laporan. Sila lihat bab > 14.3 Mencetak Data Dan Laporan.

2. Pastikan bahawa semua data telah disalin kedalam direktori lain (Make sure that you have copy all data files into another sub-directory). Gunakan menu Periodic | Backup untuk menyalin data. Sila lihat bab 14.4 Membuat Salinan Data.

Jadi, adalah penting kita membuat salinan data terlebih dahulu dan mencetak semua data dan laporan kerana program akan membuang semua data bagi tahun semasa dan cuma meninggalkan jumlah-jumlah bagi baki akhir sahaja (untuk dijadikan baki awal bagi tahun hadapan).

Dialog ini juga memberitahu bahawa Sistem akan menutup akaun setakat tempoh bulan ke 12 (The program will close the account at period 12). (Kita boleh mengubah tempoh penutupan dengan menggantikan angka 12 itu jika perlu. Ini perlu apabila kadang-kadang sesebuah perniagaan mengubah tempoh perakaunan menjadi lebih atau kurang dari 12 bulan kerana sebab-sebab tertentu).

Nota :

Sebenarnya, setelah akaun ditutup, data-data dan laporan-laporan akan disimpan dalam direktori yang lain daripada direktori semasa. Dalam tahun perakaunan baru, Sistem akan membuang data tahun yang telah ditutup daripada direktori semasa. Apa yang tinggal dalam direktori semasa ialah baki-baki amaun dan data-data yang perlu sahaja, iaitu data-data dalam Kunci Kira-Kira. Data-data bagi PenyataUntungrugi akan dibuang.

Sistem tidak memberitahu di direktori mana data bagi tahun yang ditutup itu disimpan. Akibatnya, bagi pengguna biasa, mereka akan mengalami kesukaran untuk melihat semula data dan akan menganggap data telah betul-betul hilang.

Daripada pemerhatian, didapati Sistem membina satu direktori untuk menyimpan data berkenaan. Direktori itu biasanya berada selepas direktori tahun semasa, dan namanya biasanya ialah DATAxxx dimana xxx merujuk kepada Tahun Perakaunan yang ditutup (contohnya DATA2004). Contohnya, jika data tahun semasa berada di C:\UBSACC, maka selepas ditutup satu direktori baru dibina selepasnya iaitu C:\UBSDATA\DATA2004. Berbagai fail yang menyimpan data bagi Tahun Perakaunan yang ditutup itu akan disimpan dalam direktori baru ini

Selepas klik OK kita akan diminta memberi pengesahan :

Gambar 363

Selepas klik Yes :

Gambar 364

"Year end successfully done" = "Prosesan akhir tahun telah berjaya."

Selepas klik OK, kita akan kembali ke skrin kosong. Ini bermakna akaun telah ditutup.

Dalam proses menutup akaun, Jika akaun tidak seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 365

("Batches not balance. Cannot do year end processing" = "Kumpulan transaksi tidak seimbang. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.").

Jika tiada Kumpulan Transaksi ditemui, kita akan menerima makluman berikut :

Gambar 366

No batch found. Cannot do year end processing; = Tiada Kumpulan Transaksi ditemui. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Sekurang-kurangnya satu Kumpulan Transaksi hendaklah diujudkan.

Jika akaun bagi Keuntungan (Kerugian) Terkumpul (Retained Earnings) tidak ditanda dengan tanda PA pada Carta Akaun, Sistem akan memberi makluman berikut :

Gambar 367

No account mark with ‘PA’ in special account. Cannot do year end processing = Tiada akaun ditanda dengan PA pada Akaun Khas. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun untuk keterangan lanjut.

Jika tiada transaksi pada Tempoh ke 12, makluman berikut akan muncul :

Gambar 368

No transaction for period 12. Cannot do year end processing = Tiada transaksi untuk Tempoh ke 12. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Jika memang tiada data bagi tempoh 12 (Contohnya perniagaan dorman), anda terpaksa merekodkan satu transaksi olok-olok dengan amaun kosong.

14.2.1 Kesan-Kesan penutupan akaun :

14.2.1.1 Kesan Kepada Kumpulan Transaksi

Kumpulan Transaksi ke 13 akan di ubah secara automatik kepada Kumpulan 1. Sila klik menu Transactions | Organise Batches untuk melihat kesannya.

Gambar 369

Dalam contoh diatas, Kumpulan Transaksi (Batch No) 1 hingga 6 asalnya adalah Kumpulan Transaksi 13 hingga 18.

14.2.1.2 Kesan Kepada Data Transaksi

Data bagiTahun Perakaunan yang ditutup akan disimpan dalam satu direktori yang dibina sendiri oleh Sistem. Direktori itu biasanya berada selepas direktori tahun semasa, dan namanya biasanya ialah DATAxxx dimana xxx merujuk kepada Tahun Perakaunan yang ditutup (Contohnya DATA2004). Contohnya, jika data tahun semasa berada di C:\UBSACC, maka selepas ditutup satu direktori baru dibina selepasnya iaitu C:\UBSDATA\DATA2004. Berbagai fail yang menyimpan data bagi Tahun Perakaunan yang ditutup itu akan disimpan dalam direktori baru ini.

Contoh :

Gambar 370

Dalam contoh diatas, Sistem telah menambah direktori DATA2004 kepada direktori D:\MY_COMPANY_BHD untuk menyimpan data bagi Tahun Perakaunan 2004 yang telah ditutup.

Kita boleh memeriksa melalui My Computer bahawa anak direktori ini telah diujudkan. Contoh :

Gambar 371

Data bagi tahun perakaunan yang ditutup yang melibatkan akaun Untungrugi akan dipadam dari data Tahun Perakaunan Semasa dan jumlahnya akan masukkan dalam Akaun Untungrugi Terkumpul (Retained Earnings).

Data bagi Tahun Perakaunan yang bertarikh selepas tahun perakaunan yang ditutup tidak akan dipadam. Sila lihat melalui menu Transactions | Transactions Maintenance :

Gambar 372

Dalam contoh diatas, data ini asalnya direkodkan sebagai Kumpulan Transaksi 13 (Batch No 13) dalam Tahun Perakaunan yang telah ditutup, tetapi sekarang ditunjukkan sebagai Kumpulan Transaksi 1 (Batch No 1) dalam Tahun Perakaunan Baru.

Dalam contoh diatas juga, data ini asalnya direkodkan dalam Tempoh 13 (Period 13) dalam Tahun Perakaunan yang telah ditutup , tetapi sekarang ditunjukkan sebagai berada dalam Tempoh 1 (Period 1) dalam Tahun Perakaunan baru. (Ingat bahawa Sistem membenarkan data sehingga ke Tempoh 18, jadi data bagi tempoh 1 hingga 12 akan ditutup manakala data bagi tempoh 13 hingga 18 akan tinggal dalam fail Sistem).

Data bagi tahun perakaunan baru disimpan dalam direktori yang sama (dalam berbagai fail).

Kita masih boleh membuka data bagi Tahun Perakaunan yang telah ditutup untuk melihat semula data, mengubah dan membuat pindaan dan menutupnya semula. Sila lihat bab 14.4 Membuka Data Tahun Perakaunan Yang Telah Ditutup.

14.2.1.3 Kesan Kepada Tempoh Stok Akhir

Tempoh ke 13 dalam Tempoh Perakaunan lama dalam senarai Stok Akhir akan menjadi Tempoh 1 dalam Tahun Perakaunan baru, begitulah seterusnya hingga Tempoh 18. Sila gunakan menu Ledger | Maintain Stock Values untuk memeriksa.

14.2.1.4 Kesan Kepada Senarai Tempoh

Tempoh ke 13 (Period 13) dalam Tahun Perakaunan yang ditutup akan menjadi Tempoh 1 (Period 1) dalam Tahun Perakaunan Baru, dan begitulah seterusnya.

Contoh :

Gambar 373

Dalam contoh diatas, Sistem telah membina sendiri senarai Tempoh hingga Tempoh ke 18. Sila semak senarai ini, kerana ada kemungkinan senarai ini tidak mengikut keperluan anda.

14.2.1.5 Kesan Kepada Senarai Akaun Dalam Carta Akaun

Senarai Akaun dalam Carta Akaun tidak akan berubah.

14.2.1.6 Kesan Kepada Senarai Pemiutang

Senarai Pemiutang dalam dialog Pengendalian Fail Pemiutang tidak akan berubah.

14.2.1.7 Kesan Kepada Senarai Penghutang

Senarai Pemiutang dalam dialog Pengendalian Fail Penghutang tidak akan berubah.

14.2.1.8 Kesan Kepada Senarai Harta Tetap

Senarai Harta Tetap dalam dialog Fixed Assets Description tidak akan berubah.

14.2.1.9 Kesan Kepada Baki Awal

Sistem akan membina sendiri senarai baki-baki awal bagi Tahun Perakaunan baru. Sila guna menu Ledger | Enter Opening Balances. Contoh hasil seperti berikut :

Gambar 374

14.2.1.10 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Penghutang Perniagaan

Sistem akan membina dan menyesuaikan senarai umur hutang Penghutang Perniagaan. Guna menu Debtors | Distribute Last Year Aging. Contoh hasil :

Gambar 375

14.2.1.11 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Pemiutang Perniagaan

Sistem akan membina dan menyesuaikan senarai umur hutang kepada Pemiutang Perniagaan. Guna menu Pemiutang | Distribute Last Year Aging.

14.2.1.12 Kesan Kepada Angka Bandingan

Sistem akan dengan sendirinya menghasilkan angka-angka bagi tahun lepas dalam laporan-laporan yang berkenaan seperti Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi :

Gambar 376

14.2.1.13 Kesan Kepada Tarikh Dalam Tempoh Perakaunan

Sistem akan mengenalpasti dengan sendirinya tarikh permulaan dan tarikh tutup bagi Tahun Perakaunan Baru. Sila guna menu System | Run Setup | General Setting :

Gambar 377

14.2.1.14 Kesan Kepada Tarikh-Tarikh Transaksi

Dalam Tahun Perakaunan baru, Sistem telah mengenal tarikh-tarikh dalam tempoh itu, oleh itu jika anda merekodkan data (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance) yang bertarikh diluar tempoh itu, anda akan diberi makluman :

Gambar 378

Makluman ini tidak menghalang anda merekodkan tarikh diluar tempoh perakaunan semasa.

14.2.1.15 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Kepada Pemiutang

Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya.

14.2.1.16 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Penghutang

Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya.

14.2.2 Mencetak Data Dan Laporan

Ditekankan sekali lagi bahawa adalah penting kita mencetak semua data dan laporan sebelum menutup akaun tahunan kerana Sistem akan membuang semua data bagi tahun semasa dan cuma meninggalkan jumlah-jumlah bagi baki akhir sahaja (untuk dijadikan baki awal bagi tahun hadapan).

Anda akan memerlukan banyak masa untuk mencetak kerana anda terpaksa klik pada tiap-tiap menu dan anak menu untuk mencari mana-mana data yang mesti di cetak.

Berikut ialah contoh beberapa menu yang membolehkan kita mencetak data yang berkenaan :

Senarai Baki Awal – menu Ledger | Enter Opening Balance | Print.

Senarai Akaun Am – menu Ledger | Print Carta Akaun | General Ledger Accounts | OK.

Senarai Penghutang – menu Ledger | Print Carta Akaun | Debtors Accounts | OK.

Senarai Pemiutang – menu Ledger | Print Carta Akaun | Pemiutang Accounts | OK.

Senarai Semua akaun – menu Ledger | Print Carta Akaun | All Above | OK.

Angka tahun lepas – menu Ledger | Enter Last Year Figure | Print.

Nilai-nilai stok – menu Ledger | Maintain Stock Values | Print.

Tajuk-tajuk projek – menu Ledger | Maintain Project Titles | Print.

Senarai Kadar Matawang – menu Ledger | Foreign Currency | Rate Maintenance | Print.

Baki-Baki awal dalam matawang asing – menu Ledger | Foreign Currency | Opening Balance |

Print.

Senarai transaksi matawang asing – menu Ledger | Foreign Currency | Transaction Listing |

OK | Printer.

Dalam sesetengah menu, kita tidak dibenarkan mencetak  jika data berkenaan telah dikunci. Anda harus membuka kuncian dahulu sebelum mencetak data yang berkenaan.

14.2.3 Membuat Salinan Data

Salinan data mesti dibuat sebelum akaun tahunan ditutup kerana Sistem akan memadam semua data berkaitan tahun semasa dan hanya ringkasan data akan ditinggalkan, berserta data-data bagi 6 bulan selepas akhir tahun.

Selain dari itu, data juga perlu disalin dari semasa ke semasa untuk tujuan keselamatan.

Untuk menyalin data, gunakan menu Periodic | Backup.

Gambar 379

Data boleh disalin ke disket. Untuk menyalin data ke disket, klik pada butang dikanan label Select Diskette Drive (Pilih Pacuan Disket), kemudian pilih dipacuan mana disket berada. (Dalam contoh diatas, disket berada di pacuan A:).

Jika data banyak dan disket tidak muat, Sistem akan meminta anda memasukkan disket yang seterusnya. Oleh itu, sediakan lebih dari satu disket kosong bila membuat salinan kedisket.

Jika anda memilih pacuan yang bukan pacuan disket, satu ruang akan timbul dikanannya :

Gambar 380

(Dalam contoh diatas, pacuan D: telah dipilih, dimana pacuan ini bukan pacuan disket, oleh itu timbul ruang dikanannya).

Anda seharusnya memilih pacuan disket dan bukan pacuan lain bagi ruang Select Diskette Drive ini, jadi pastikan tiada ruang tambahan muncul dikanan label ini.

Kita juga boleh memilih untuk membuat salinan ke cakera keras dengan mengisi ruang HardDisk Directory (Direktori Cakera Keras).. Anda boleh menulis sendiri pada ruang ini, atau anda boleh klik padanya untuk memperolehi dialog bertajuk Select Directory (Pilih Direktori) seperti berikut :

Gambar 381

Direktori yang anda pilih akan masuk ke ruang Harddisk Directory.

Secara automatik, Sistem akan membuat salinan ke cajera keras seperti yang dinyatakan dalam ruang Default Directory. Biasanya, ini adalah directori dimana Sistem dipasang.

Pastikan kotak Backup index files bertanda.

Selepas klik butang Backup, kita akan menerima dialog pengesahan seperti berikut :

Gambar 382

Klik Yes. Selepas itu kita akan menerima makluman dalam ruang seperti berikut :

Gambar 383

Selepas beberapa saat , kita akan menerima makluman bahawa proses menyalin telah siap :

Gambar 384

("Backup Completed" = "Kerja menyalin selesai")

Anda harus mengingat dimana salinan data disimpan, ini kerana Sistem tidak memberi peluang kepada anda untuk menamakan fail bagi salinan yang dibuat. Secara automatik, nama salinan fail itu ialah BACKUP.ACC. Anda harus memberi nama direktori atau melabel disket yang sesuai bagi kandungan salinannya. Dari nama direktori atau label disket itu sahajalah anda boleh mengagak kandungannya.

Komen :

>Sistem tidak memberi peluang kepada anda untuk menamakan fail bagi salinan yang dibuat.

(Anda boleh membuat beberapa salinan dari satu masa ke satu masa, dan setiap satu salinan mengandungi data yang sedikit berbeza diantara satu sama lain. Jadi, adalah penting anda mengenalpasti sesatu salinan itu mengandungi data sehingga ke tempoh mana dengan memberi label yang sesuai pada disket atau memberi nama direktori yang baik deskripsinya).

Dengan menggunakan menu Periodic | Backup seperti diatas untuk menyalin data, kita tidak boleh menyalin data ke CD, kerana belum ada keupayaan menyalin ke CD dibina kedalam Sistem.

Nota :

Sistem belum memberi keupayaan untuk kita menyalin data ke CD (cakera Liut).

Data yang di salin tidak akan dapat digunakan begitu sahaja. Untuk membolehkan data digunakan, kita harus melaksanakan operasi Restore (Pemulihan) dahulu. Ini ditangani dalam bab 14.2.4 Menggunakan Salinan Data berikut ini.

Olehkerana adanya keperluan menggunakan operasi Restore, maka cara Copy dan Paste dari Windows Explorer tidak sesuai digunakan.

14.2.4 Menggunakan Salinan Data

Seperti dinyatakan dalam bab 14.2.3 Membuat Salinan Data, salinan data tidak dapat digunakan kecuali setelah operasi Restore (Pemulihan) dilaksanakan keatas salinan itu.

Kita gunakan menu Periodic | Restore untuk melaksanakan operasi pemulihan :

Gambar 385

Pilih lokasi dimana salinan berada. Pilih satu lokasi sahaja. Jika anda mahu membuat pemulihan dari Disket, isikan ruang Select Diskette Drive dan kosongkan ruang HardDisk Directory. Jika anda mahu membuat pemulihan dari cakera keras, isikan ruang-ruang Select Diskette Drive dan Harddisk Directory dengan lokasi yang sama. Anda tentu tidak boleh membuat pemulihan dari dua lokasi serentak. .

Gambar 386

Selepas kita klik butang Restore, kita diminta menulis perkataan RESTORE di satu ruang :

Gambar 387

Kemudian klik butang Restore sekali lagi. Ini akan diikuti dengan dialog pengesahan :

Gambar 388

Selepas klik Yes, operasi pemulihan akan bermula :

Gambar 389

Setelah beberapa saat, makluman menyatakan bahawa pemulihan telah selesai akan dipaparkan :

Gambar 390

("Restore Completed" = "Pemulihan Selesai")

Klik OK. Selepas itu, klik menu System | Exit dan memperoleh dialog Select Company seperti berikut :

Gambar 391

Dari sini barulah kita boleh memilih data yang hendak kita kerjakan.

Penting : Data yang kita pulihkan dari salinan, akan menggantikan data dalam direktori dimana salinan itu dipindahkan. Oleh itu, pastikan bahawa salinan yang dipulihkan adalah mengandungi data yang terkini.

Jika anda pasti bahawa data dalam direktori semasa adalah terkini, anda tidak perlu memulihkan data dari salinan, tapi teruskan bekerja dalam direktori semasa itu. Pulihkan salinan hanya jika data dalam direktori semasa mengalami masalah seperti tidak dapat dibuka, terkena virus dan sebagainya.

14.3 Tahun Perakaunan Baru

Berikut ialah beberapa fakta bagi Tahun Perakaunan baru setelah kita menutup akaun bagi satu-satu tempoh perakaunan sebelumnya :

1. Antaramuka yang sama masih digunakan untuk membuka fail data, iaitu melalui dialog Select Company. Pilih nama perniagaan dan direktori yang sama seperti sebelumnya. Sistem menggunakan direktori dan fail yang sama bagi Tahun Perakaunan baru.

2. Apabila kita telah membuka fail perniagaan itu (melalui dialog Select Company), kita akan dapati :  

2.1.   Carta Akaun (Chart Of Accounts) masih utuh dan boleh terus digunakan.

2.2.   Baki Awal (Opening Balances) telah tersedia bagi Tahun Perakaunan baru.

2.3.   Senarai Penghutang Perniagaan, Pemiutang Perniagaan, Harta Tetap dan Stok masih utuh dan boleh terus digunakan.

2.4.   Tarikh Tutup Bagi Tempoh Perakaunan Terdahulu (Last Accounting Year Closing

Date) dalam dialog General Setting telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.5.   Tarikh Awal dan Tarikh Akhir bagi Tahun Perakaunan Semasa (This Accounting Year)

dalam dialog General Setting telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.6.   Tarikh-tarikh dalam laporan-laporan akan dikemaskinikan oleh Sistem dengan

sendirinya.

2.7.   Kumpulan Transaksi (Batch Of Transactions) telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.8.   Data transaksi bagi tahun lepas telah dikeluarkan dari direktori tahun perakaunan

semasa kerana ia telah disimpan dalam direktori berasingan.

2.9.   Data transaksi bagi tahun perakaunan semasa masih utuh.

2.10. Senarai Stok Awal (Opening Stock) dan Stok Akhir (Closing Stock) telah

dikemaskinikan oleh Sistem.

2.11. Senarai Tempoh Perakaunan (Period Listing) telah dikemaskinikan.

2.12. Analisa umur hutang oleh Penghutang Perniagaan (Debtors Aging) telah

dkemaskinikan.

2.13. Analisa umur hutang kepada Pemiutang Perniagaan (Pemiutang Aging) telah

dikemaskinikan.

2.14. Angka-angka bandingan dalam laporan (yang mana berkenaan) telah dikemaskinikan.

2.15. Sistem akan menjangka anda memasukkan transaksi bertarikh mengikut Tahun

Perakaunan baru (semasa).

14.4 Membuka Data Tahun Perakaunan Yang Telah Ditutup

Data Tahun Perakaunan yang telah ditutup disimpan oleh Sistem dalam direktori selepas direktori semasa. Sebagai contoh, jika direktori semasa ialah di D:\AKAUN_ABC maka direktori bagi data yang ditutup itu ialah di D:\AKAUn_ABC\DATAXXXX dimana XXXX mewakili Tahun Perakaunan yang ditutup, iaitu contohnya D:\AKAUN_ABC\DATA. Direktori ini akan di pamirkan dalam dialog Select Company. Jadi, anda boleh mengakses data bagi tahun yang telah ditutup melalui dialog Select Company.

Perlu diingatkan sekali lagi, jika anda telah mengakses data bagi tahun perakaunan yang telah ditutup, anda harus mengingat dengan sendiri bahawa anda sedang bekerja dengan data bagi tahun perakaunan yang telah ditutup, kerana Sistem tidak memberitahu anda bahawa anda sedang berinteraksi dengan data tahun perakaunan yang mana.

Komen :

Sistem tidak memberitahu anda bahawa anda sedang berinteraksi dengan data tahun perakaunan yang mana.

15. Mengendali Harta Tetap

(Harta Tetap = Fixed Assets)

Kendalian Harta Tetap yang terdapat dalam Sistem Perakaunan UBS merupakan Sistem yang berasingan dari Lejar. Bagaimanapun, anak (sub) Sistem ini tidak sesuai untuk menyenaraikan harta yang banyak secara terperinci. UBS mempunyai modul (sistem) lain yang tersendiri yang lebih berkeupayaan untuk mengendali Harta Tetap, atau anda boleh menggunakan program lain seperti Microsoft Excel.

(Untuk mengendali kod Harta Tetap bagi Lejar, sila rujuk bab 5.5.20 Mengendali Kod Harta Tetap)

Merekod butiran item Harta Tetap

Biasanya kita perlu merekod butiran (deskripsi) lebih lanjut bagi tiap-tiap item harta tetap yang dibeli. Ini dilakukan melalui menu Ledger | Fixed Assets Description Maintenance ( Kawalan Deskripsi Harta Tetap) :

Gambar 392

Pengisian deskripsi di dialog ini tidak ada kena mengena dengan catitan bergu (double-entry). Ia tidak perlu diisi jika anda kekurangan masa.

Dalam dialog ini, butiran di bahagian atas yang mengandungi kod-kod Harta Tetap diambil secara automatik oleh Sistem dari Carta Akaun. Untuk mengisi butiran bagi satu kod, klik satu baris dari bahagian atas untuk memilih item yang anda hendak rekodkan butirannya. Kemudian tuliskan butirannya di bahagian bawah (Ada 5 baris kosong untuk anda isikan).

Contoh pengisian :

Gambar 393

Merekod nilai jualan item yang telah dijual

Jika item telah dijual dalam tahun perakaunan semasa, nilai jualannnya hendaklah dituliskan di kotak dikanan label If this item has been disposed, please enter the disposed value (Jika item telah dijual atau dilupuskan, sila catitkan harga jualan atau pelupusan). Nilai ini penting bagi Sistem mengira keuntungan atau kerugian dari jualan item itu. Nilai ini akan dimasukkan oleh Sistem kedalam Lejar.dibawah kod 8010/000 Gain/Loss On Disposal (Jenis Akaun OTHER INCOME).

Gambar 394

16. Peralatan

Peralatan = Stationary

Selain dari pengendalian simpan-kira (akaun), Sistem juga menyediakan beberapa kemudahan kepada kerja-kerja yang bersangkutan dengan perakaunan, seperti kebolehan mencetak maklumat Bayaran, Baucer Bayaran, Resit dan sebagainya.

16.1 Mencetak Makluman Bayaran (Remittance Advice)

Menu Pemiutang | Print Remittance Advice :

Gambar 395

Contoh selepas klik OK :

Gambar 396

Apabila kita membuat bayaran, kita boleh menyertakan maklumat bayaran.

16.2 Mencetak Resit

Menu Debtors | Print Receipt :

Gambar 397

Pilih resit yang hendak dicetak dengan klik pada ruang dikanan label Receipt No. From (Nombor Resit Dari) dan Receipt No. To (Nombor Resit Hingga). Ini akan menimbulkan dialog bertajuk Transactions Listing (Senarai Transaksi) seperti berikut dimana anda boleh memilih nombor resit:

Gambar 398

Klik butang OK. Anda akan jumpa semula dialog Print Receipt (Cetak Resit). Selepas klik OK pada dialog Print Receipt kita akan menerima dialog Send to (Hantar ke) :

Gambar 399

Contoh satu resit selepas klik Preview :

Gambar 400

Satu lagi menu untuk mencetak resit ialah menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Print Other Receipts.

16.3 Mencetak Label Penghutang

Menu Debtors | Print Labels :

Gambar 401

Contoh selepas klik OK :

Gambar 402

16.4 Mencetak Baucer Bayaran

Menu Pemiutang | Open Item Menu Pemiutang | Print Payment Vouchers :

Gambar 403

Selepas klik OK :

Gambar 404

Percubaan mencetak Baucer Bayaran (Payment Voucher) melalui menu ini biasanya tidak berjaya. Pilihan lain ialah melalui menu berikut :

Menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Payment Vouchers :

Gambar 405

Untuk mengisi ruang-ruang Voucher No. From dan Voucher No. To, klik saja pada kepala anak-panah dikanan ruang-ruang berkenaan. Anda akan diberi dialog bertajuk Transactions Listing seperti berikut untuk anda memilih nombor baucer yang anda kehendaki :

Gambar 406

Selepas klik butang OK dalam dialog Print Payment Voucher :

Gambar 407

Selepas klik butang Preview dalam dialog Send to :

Gambar 408

Anda boleh mencetak menggunakan toolbar ini :

Gambar 409

Jika anda klik butang Customize dalam dialog Send to… ia akan bertukar kepada Standard :

Gambar 410

Semasa ia bertajuk Standard, anda tidak dapat previu.

Anda juga tidak akan dapat previu jika anda tidak set PV pada Carta Akaun bagi akaun-akaun bayaran seperti akaun bank-bank.

Gambar 411

Bahagian ini akan muncul semasa anda mengisi bayaran :

Gambar 412

16.5 Mencetak Cek

Menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Print Cheque :

Gambar 413

Selepas klik Cheque No. From atau Cheque No. To, tetingkap Transactions Listing akan muncul mengandungi senarai transaksi :

Gambar 414

Pilih pada baris transaksi yang mengandungi nombor cek yang hendak dicetak dan klik OK.

Dalam contoh berikut kita mahu mencetak satu cek :

Gambar 415

Selepas klik butang OK pada dialog Print Cheque :

Gambar 416

>

Contoh selepas klik butang Preview pada dialog Send To :

Gambar 417

16.6 Mencetak Surat Menuntut Bayaran

Menu Reports | Reports Selanjutnya (1) | Print Overdue Letter :

Gambar 418

Selepas klik OK :

Gambar 419

Contoh selepas klik Preview :

Gambar 420

(Jika anda tidak mempunyai inbois tertunggak, mengklik butang Preview tidak akan berkesan).

16.7 Menghasilkan Siri Nombor Baucer

Menu Reports | Reports Selanjutnya (2) | Generate Voucher Sequence :

Gambar 421

Selepas klik OK :

Gambar 422

Contoh selepas klik Yes :

Gambar 423

Jika kita memilih Batch No. From 1 to 9999, kesannya ialah tiap-tiap satu Batch akan diberi siri berasingan.

16.8 Mencetak Baucer Transaksi

Menu Reports | Reports Selanjutnya (2) | Print Transaction Voucher :

Gambar 424

Selepas klik butang OK :

Gambar 425

Selepas klik butang Preview :

Gambar 426

17. Masalah Dan Penyelesaian

Bab ini cuba mengenalpasti beberapa masalah penting yang biasa dialami oleh pengguna Sistem samada dalam hal ehwal perakaunan itu sendiri atau dalam hal-hal berkaitan Sistem. Berikut ialah masalah-masalah tersebut dan cara mengendalinya :

17.1 Akaun Tak Seimbang

Akaun tak seimbang bererti jumlah debit tidak sama dengan jumlah kredit. Biasanya ia berlaku pada keadaan-keadaan berikut :

1. Semasa mengisi Baki Awal (melalui menu Ledger | Enter Opening Balances) secara manual (bila pertamakali menggunakan Sistem), ada akaun yang tertinggal atau tersilap menaip angka. Sila lihat bab 9.1 Merekod Baki-Baki Awal.

2. Semasa mengisi transaksi (melalui menu Transactions | Transactions Maintenance), hanya butiran debit sahaja atau kredit sahaja yang direkodkan, atau terdapat kesilapan menaip angka. Sila lihat bab 9 Mengendali Data Transaksi.

3. Semasa mengisi akaun Keuntungan Terkumpul (Retained Earnings) pada Charta Akaun, ruang SA (Special Akaun) tidak ditanda dengan perkataan PA. Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun.

Semasa anda merekod baki awal dan data transaksi, Sistem akan memberitahu melalui satu dialog bahawa akaun anda tidak seimbang jika berlaku keadaan sedemikian. Oleh itu, betulkan dengan segera bila Sistem memberi makluman, jangan tunggu hingga anda memasukkan data-data seterusnya. Jika anda bertangguh, ini akan menyukarkan anda mencari transaksi manakah yang tidak seimbang, walaupun puncanya memang boleh dicari.

Jika berlaku juga keadaan dimana anda tidak dapat mengesan segera dimana punca ketidakseimbangan, anda boleh menyusur semula dengan memeriksa Batch Summary (Ringkasan Kumpulan Transaksi).

Untuk memeriksa Batch Summary (ringkasan Kumpulan Transaksi, klik menu Transactions | Print Batch Summary. Kita akan menerima dialog bertajuk Print Batch Summary :

Gambar 427

Biarkan nilai Batch No. From tertulis dengan angka 1 dan Batch No. To tertulis dengan angka 9999. Kemudian klik butang OK. Tetingkap Batch Summary (Ringkasa Kumpulan Transaksi) akan dipamirkan. Contohnya :

Gambar 428

Perhatikan ruang BAL (BALANCE) (Imbang). Disitu dinyatakan NO (Tidak) jika tidak seimbang atau YES (Ya) jika seimbang. Ruang-ruang DEBIT, CREDIT, TOTAL DEBIT dan TOTAL CREDIT juga berguna untuk meneliti amaun jumlah bagi tiap-tiap Kumpulan Transaksi.

Jika Baki Awal tidak seimbang, periksa dengan menggunakan menu Ledger | Enter Opening Balances. Bila kita klik menu ini, kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balances :

Gambar 429

Lihat pada jumlah kredit dan debit. (Dalam contoh diatas jumlah kredit melebihi jumlah debit sebanyak $350.00). Untuk membuat pembetulan, cari angka yang tidak betul. Setelah jumpa, buat pindaan pada angka berkenaan dan tekan kekunci Enter dikibod (Jika anda tidak dapat membuat pindaan, mungkin Baki Awal telah dikunci – sila lihat bab Mengunci Baki Awal dan Membuka Kunci Baki Awal).

Jika punca tidak seimbang ialah satu Kumpulan Transaksi tertentu, klik menu Transactions | Print Batch of Transactions. Anda akan diberi dialog bertajuk Print Batch of Transactions. Dalam dialog itu pilih Kumpulan Transaksi yang hendak kita periksa :

Gambar 430

Klik butang OK. Kita akan diberi tetingkap mengandungi data transaksi bagi Kumpulan Transaksi itu :

Gambar 431

Disitu ada dipamirkan TOTAL DEBIT (Jumlah Debit) dan TOTAL CREDIT (Jumlah Kredit). Periksa jumlah-jumlah itu samada ia seimbang. Cari baris-baris data yang tidak seimbang. Setelah jumpa, dwi-klik pada baris berkenaan. Tetingkap bertajuk Transactions File Maintenance akan timbul :

Gambar 432

Klik butang Edit. Ini membolehkan kita membuat pindaan. Selepas itu buat pindaan yang diperlukan. Kemudian klik butang Save. Klik Exit. (Jika butang Edit tidak dapat bertindakbalas, anda mungkin telah mengunci Kumpulan Transaksi berkenaan. Sila lihat bab 6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi).

Menggunakan Quick Entry (Cara Cepat) boleh mengurangkan kekerapan berlakunya akaun tidak seimbang.

Kita boleh juga gunakan menu Transactions | Scan Batches. Bila kita klik menu ini, satu dialog Scan Batches akan muncul. Klik OK. Satu tetingkap mengandungi butiran kumpulan transaksi akan dipamirkan. Salah satu butiran ialah samada sesatu kumpulan itu seimbang atau tidak :

Gambar 433

Contoh hasil :

Gambar 434

Dwi-klik tidak akan memberi butiran terperinci satu satu kumpulan, oleh itu anda perlu mencari kumpulan melalui menu Transactions | Print Batch Of Transactions.

17.2 Mengendali Data Lebih Dari Satu Tahun Perakaunan Serentak

Kadang-kadang berlaku keadaan dimana data-data transaksi bagi satu Tahun Perakaunan tidak dapat dimasukkan dalam Tahun Perakaunan yang sama, iaitu berlaku penangguhan atau kelambatan dalam merekod data. Bila ini berlanjutan hingga lebih dari satu tahun, maka akaun bagi tahun-tahun itu tidak dapat disiapkan atau ditutup.

Sistem hanya membenarkan kita merekod data bagi tempoh 18 bulan. Ini bermakna kita hanya boleh merekod data bagi satu tahun perakaunan dalam satu masa dalam Sistem. Data bagi tahun perakaunan yang lebih awal hendaklah direkodkan lebih dahulu dari data bagi tahun perakaunan yang kemudian daripadanya. Setelah kita menutup akaun tahun perakaunan yang awal, barulah kita boleh merekod data bagi tahun perakaunan yang berikutnya.

Kadang-kadang keadaan tidak membenarkan kita menunggu satu-satu akaun ditutup sebelum merekod data bagi tahun perakaunan yang lain. Jika terpaksa, kita boleh merekod data bagi lebih dari satu tahun perakaunan serentak. Caranya ialah dengan membuka direktori yang berasingan bagi data tiap-tiap tahun perakaunan (melalui dialog Select Company). Untuk merekod data bagi tahun perakaunan tertentu, kita pilih direktori yang berkenaan dan rekodkan data disitu.

Selepas habis merekod data bagi satu-satu tahun perakaunan, kita tutup akaun bagi tahun berkenaan, tentunya secara berasingan juga.

Cara ini menyebabkan kita mengisi baki-baki awal bagi tahun perakaunan berikutnya secara manual, dan kita juga terpaksa membina Carta Akaun lebih dari sekali. Senarai Pemiutang Perniagaan, Penghutang Perniagaan, Taburan Hutang, Senarai Harta Tetap, angka bandingan dan lain-lain lagi terpaksa diisi sekali bagi setiap tahun perakaunan.

Kadang-kadang cara ini terpaksa dilakukan jika kita mahu melihat prestasi perniagaan (melalui penyata Untung dan Rugi) dengan lebih cepat bagi satu-satu tahun perakaunan dimana kita tidak perlu menunggu penutupan akaun terdahulu.

17.3 Pertamakali Menggunakan Sistem Bagi Pertengahan Tahun Perakaunan

Keadaan yang biasa dialami ialah akaun tertangguh pertengahan Tahun dimana sebelumnya >  program lain digunakan untuk mengendali akaun. Keadaan ini tidaklah begitu membebankan jika akaun terdahulu tidak tertangguh.

Perkara utama yang perlu dilakukan dalam hal seperti ini ialah berkaitan dengan ruang Starting Period dalam dialog System | Run Setup | General Setup. Pastikan ruang Starting Period (Tempoh Permulaan) diisi dengan bulan perakaunan (bukan bulan kalendar) dimana data pertamakali direkodkan menggunakan Sistem. Contohnya, jika tempoh perakaunan ialah dari 1-4-2003 hingga 31-3-2004 dan data yang hendak direkodkan pertamakali menggunakan Sistem ialah data bagi bulan Jun , maka ruang itu hendaklah diisi dengan angka 3 (Bulan Jun adalah bulan ke 3 dalam Tempoh Perakaunan).

Gambar 435

Ruang Closing Period (Tempoh Penutup) hendaklah sentiasa diisi dengan angka 12, iaitu menandakan tempoh perakaunan adalah selama 12 bulan. Ruang Last Accounting Year Closing Date (Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu) hendaklah diisi seperti biasa, iaitu dengan tarikh tutup tempoh perakaunan terdahulu. Ruang This Accounting Year (Tahun Perakaunan Semasa) akan diisi oleh Sistem dengan sendirinya.

17.4 Menjejak Tindakan Anda

Anda boleh menjejak bagaimana anda merekod data melalui menu Periodic | View Audit Trail.

Gambar 436

Jika anda memilih Transactions In Accounts, senarai transaksi menurut urutan yang mana direkodkan dahulu akan dipamirkan seperti contoh berikut :

Gambar 437

Jika memilih Transactions Modified, senarai transaksi yang anda pinda akan dipamirkan dan dipamirkan mengikut urutan yang mana dipinda dahulu, seperti contoh berikut :

Gambar 438

17.5 Membuka Data Lama

Jika kita menggunakan Sistem versi yang lebih baru, Sistem versi baru tidak akan mengesan data yang dibina menggunakan Sistem versi lama. Kita harus melakukan tindakan untuk mengenalkan Sistem versi baru kepada data yang dibina menggunakan versi lama. langkahnya ialah seperti berikut :

1. Dapatkan dialog Select Company.

Gambar 439

2. Klik butang Add.

Gambar 440

Isikan ruang Company Name (tidak semestinya sama ejaan dengan data lama). Isikan ruang Directory dengan direktori dimana data lama itu berada.(Atau klik butang dikanan ruang itu). Klik Save. Butiran akan masuk ke ruang senarai disebelah atas). Klik Exit untuk menghilangkan ruang-ruang Company Name dan Directory. Klik pada baris yang mengandungi butiran data lama itu. Klik butang Select. Anda akan menerima dialog bertajuk Upgrade Data Files (Kemaskini Fail Data) seperti berikut :

Gambar 441

Selepas klik OK :

Gambar 442

Selepas klik Yes :

Gambar 443

(Upgrade Completed = Kemaskini siap).

Selepas klik OK :

Gambar 444

Isikan ruang Password, kemudian klik OK :

Dialog diatas akan hilang dan anda bersedia untuk melakukan operasi keatas data yang di naiktaraf itu.

Komen :

Sistem tidak memberi apa-apa maklumat diskrin yang memberitahu anda tentang data bagi syarikat mana atau tempoh mana yang sedang dibuka sekarang. Anda harus ingat sendiri semasa anda memilih melalui dialog Select Company.

18. Lain-Lain Hal Berkaitan Sistem

18.1 Menukar Kata Laluan

Kata Laluan = Password.

Sebagaimana maklum, untuk masuk ke satu-satu akaun perniagaan, kita perlu mengisi kata laluan dalam dialog berikut :

Gambar 445

Untuk menukar kata laluan, kita gunakan menu System | Change Password. Kita akan menerima dialog bertajuk Change Password (Tukar Kata Laluan) :

Gambar 446

Dalam dialog ini, kita diminta mengisi kata laluan lama pada ruang Enter Old Password (Masukkan Kata Laluan Lama). Selepas kita mengisi ruang ini, tekan kekunci Enter di kibod :

Gambar 447

Jika kita mengisi kata laluan lama dengan betul, ruang Enter New Password (Masukkan Kata Laluan Baru) dan Enter New Password Again (Masukkan Kata Laluan Baru Sekali Lagi) akan dapat ditulis padanya. Jika kita salah mengisi kata laluan lama, kedua-dua ruang Enter New Password dan Enter New Password Again tidak akan dapat ditulis padanya.

Selepas itu, isikan kata laluan baru pada ruang Enter New Password dan isikan sekali lagi (kata laluan baru yang sama) pada ruang Enter New Password Again. Selepas itu klik butang Exit . Ini akan merekodkan kata laluan baru (Kita menjangkakan ada butang OK atau Apply ).

Komen :

Disini kita menjangkakan ada butang Apply untuk merekod perubahan tetapi butang itu tidsak terdapat disini.

18.2 Mengendali Menu Boss

Untuk mendapatkan menu Boss, klik menu System | Exit. Selepas kita klik menu ini, kita akan temui dialog bertajuk Exit (Keluar) seperti berikut :

Gambar 448

Jangan tekan Yes atau No, sebaliknya tekan kekunci huruf B pada kibod. Frasa Are you sure akan digantikan dengan satu ruang :

Gambar 449

Pada ruang itu, tuliskan UBS, kemudian tekan kekunci Enter dikibod (atau klik butang Yes). Anda akan menerima dialog bertajuk Boss Menu seperti berikut :

Gambar 450

Dari dialog ini kita dapat tahu bahawa kita boleh membuat perubahan pada perkara-perkara berikut:

18.2.1 Mengosongkan Baki-Baki Awal

Untuk mengosongkan amaun-amaun baki-baki awal, tandakan pada kotak Set Opening Balance to 0, kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa , klik menu Ledger | Enter Opening Balance dimana kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balance (Masukkan Baki Awal).

18.2.2 Membuka Kuncian Baki-Baki Awal

Jika kita telah mengunci baki-baki awal (melalui dialog Enter Opening Balance), kita boleh membuka kuncian dengan menanda pada kotak Unlock Opening Balance (Buka Kuncian Baki Awal) kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa, klik menu Ledger | Enter Opening Balance dimana kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balance. Cuba buat pindaan.

18.2.3 Mengosongkan Angka Bandingan Tahun Lepas

Jika anda telah mengisi angka-angka tahun lepas melalui dialog Enter Last Year Figure (melalui menu Ledger | Enter Last Year Figure), anda boleh mengosongkannya semula dengan menanda pada kotak Set Last Year Figure To 0, kemudian klik butang Apply.

18.2.4 Membuka Kuncian Angka Bandingan Tahun Lepas

Jika anda telah mengunci angka-angka tahun lepas (melalui dialog Enter Last Year Figure) dari menu Ledger | Enter Last Year Figure, anda boleh membuka kuncian itu dengan menanda pada kotak Unlock Last Year Figure, kemudian klik butang Apply.

18.2.5 Membenarkan Pindaan Pada Transaksi

Pada awalnya, kotak Allow Edit Transactions memang sentiasa bertanda. Ini menjadikan kita sentiasa boleh melakukan pindaan pada data transaksi. Untuk menghalang transaksi daripada dipinda, buangkan tanda pada kotak ini, kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa, dapatkan menu Transactions | Transactions Maintenance dimana kita akan peroleh dialog bertajuk Transactions File Maintenance. Anda akan dapati butang Edit akan kelam dan tidak boleh digunakan untuk menukar data transaksi.

Gambar 451

Untuk membolehkan semula pindaan pada data transaksi, dapatkan menu Boss, kemudian buatkan tanda pada kotak Allow Edit Transactions, kemudian klik butang Apply . Selepas klik butang Exit dan klik dapatkan menu Transaction File Maintenance, kita akan dapati butang Edit tidak lagi kelam dan boleh digunakan.

18.2.6 Menukar Tempoh Semua Kumpulan Transaksi

Dalam mengisi data transaksi melalui dialog Transactions File Maintenance, kadang-kadang kita tersilap menetapkan tempoh bagi satu-satu Kumpulan Transaksi. Cuba kita imbas kembali apa yang terdapat dalam dialog Transactions File Maintenance :

Gambar 452

Dalam contoh diatas, Kumpulan Transaksi 4 (Batch No. 4) telah tersilap rekod sebagai berada dalam Tempoh (Period) 2 (Februari), sedangkan kita maksudkan ia untuk Tempoh 1 (Januari).

Apabila berlaku kesilapan seperti ini, kita boleh juga membuat pembetulan melalui butang Edit dalam dialog Transactions File Maintenance. Tetapi, pembetulan melalui butang Edit menyebabkan kita melakukan pembetulan satu demi satu transaksi. Jika pembetulan perlu dilakukan sekali gus, maka lebih sesuai pembetulan dibuat melalui butang Change Period of Whole Batch. Bagaimanapaun, biasanya jarang kita melakukan kesilapan bagi keseluruhan satu-satu Kumpulan Transaksi.

(Sila lihat juga bab 18.2.6 Menukar Tempoh Bagi Kumpulan Transaksi).

18.2.7 Menukar Tempoh Dibenarkan Dari 1 Hingga 18

Kadang-kadang berlaku dimana tempoh perakaunan yang hendak dicatitkan bermula dari Tempoh bukan Tempoh 1 kerana Tempoh sebelumnya telah dicatitkan menggunakan sistem lain, jadi untuk membenarkan hanya data transaksi bagi Tempoh tertentu yang bukan tempoh 1, kita gunakan ruang ini.

Apabila kita menutup akaun bagi sesatu bulan, ruang ini juga akan diubah secara automatik. Oleh itu, jika anda telah menutup akaun bagi sesatu bulan, kesannya ialah data-data akan terkunci, tapi kemudian anda mahu bertukar fikiran, pastikan ruang ini juga anda perlu pinda semula.

18.2.8 Kata Laluan

Ini ialah kata laluan (Password) untuk masuk ke menu Boss. Ia tak boleh diubah, iaitu tetap UBS.

18.2.9 Menukar Kuncian Kumpulan Transaksi Dan Nombor in

Sila lihat bab 6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi.

18.2.10 Menukar Kod Akaun

Setelah klik butang Change Nombor Akaun (Tukar Kod Akaun), kita akan menerima dialog bertajuk Change Nombor Akaun seperti berikut :

Gambar 453

Isikan nombor akaun lama dalam ruang Account No. (old) dan isikan nombor akaun yang akan menggantikannya dalam ruang Account No. (New), kemudian klik OK.

Jika nombor akaun yang baru itu telah sedia ada, ia tidak dibenarkan dan satu dialog makluman akan muncul :

Gambar 454

("already exist" = "sudah ada").

Setelah anda menetapkan perukaran yang anda telah lakukan, klik butang Apply, kemudian klik Exit.

Untuk memeriksa samada pertukaran telah dibuat, gunakan menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am atau Ledger | Print Carta Akaun.

18.3 Mengetahui Versi Sistem

Menu Others | About :

Gambar 455

Lihat pada frasa Version. Dalam contoh diatas, versinya ialah 8.3s.

18.4 Mematikan Menu

Kita boleh mematikan satu-satu menu atau anak menu menu dengan menggunakan menu Sistem | Run Setup | User-defined Menu.Kita akan temui dialog bertajuk User Defined Menu (Menu Pilihan Pengguna) :

Gambar 456

Kita dapati, dialog ini pada mulanya memaparkan menu-menu utama yang biasa kita lihat iaitu General, Debtor, Creditor, Transaction dan seterusnya, dalam barisnya yang tersendiri.

Jika kita klik pada satu baris nama menu utama, kemudian klik pada pilihan Level 2, kita akan lihat anak menu bagi manu utama berkenaan, contohnya :

Gambar 457

Dalam contoh diatas, anak-anak menu bagi menu General dipaparkan setelah kita klik pada baris yang mengandungi perkataan (mewakili menu) General, kemudian kita klik pada pilihan Level 2.

Untuk melihat semula menu-menu utama (tanpa anak-anak menu), klik pada pilihan Level 1.

Jika kita klik Level 3 kita akan lihat anak menu seterusnya bagi menu utama berkenaan :

Gambar 458

Begitulah seterusnya jika kita  Level 4.

Jika kita membuang tanda pada satu-satu baris, menu itu akan menjadi kelam (mati) dan tidak akan bertindakbalas. Contohnya kita membuang tanda pada baris General :

Gambar 459

Kesannya ialah menu General menjadi kelam dan tidak akan bertindakbalas bila diklik.

Gambar 460

18.5 Menukar Bentuk Dan Warna Huruf Menu

Menu System | Run Setup | Change Menu Fonts/Colors :

Gambar 461

Kita boleh menetapkan :

Nama Font (Font Name)

Saiz Huruf (Font Size)

Nama Huruf (Font Name)

Warna latarbelakang Borang (Back Color (Form)

Warna Huruf (Fore Color (TextBox))

Warna Huruf Label (Fore Color (Label)

Contoh, selepas klik Back Color, kita akan menerima dialog mengandungi warna-warna untuk kita pilih :

Gambar 462

Untuk memilih warna, klik pada satu warna kemudian klik OK. Dialog Color ini akan hilang.

Selepas membuat penetapan, jangan lupa klik butang Apply pada dialog Change Menu Fonts & Colors.

Jika anda bosan dengan warna-warna Sistem, anda boleh menukar-nukar warna.

18.6 Jika Bekalan Eletrik Terputus

Kadang-kadang berlaku bekalan elektrik terputus semasa kita sedang bekerja dengan Sistem, atau seseorang mematikan komputer ketika Sistem sedang terbuka. Ini boleh menyebabkan kerosakan pada data. Untuk membetulkannya semula, kita gunakan menu System | Recover Data After Power Failure (Pemulihan Selepas Kegagalan Bekalan Elektrik) :

Gambar 463

Tandakan pada kedua-dua kotak, satu persatu. Setiap kali kita menanda pada satu kotak, dialog berikut akan timbul :

Gambar 464

Selepas klik Yes (Ya) :

Gambar 465

Klik butang OK pada dialog diatas.

Selepas kita pasti telah menanda pada kedua-dua kotak, klik OK pada dialog Recover Data After Power Failure. Kita akan menerima makluman ini.

Gambar 466

("Recover Completed" = "Pemulihan Telah Siap")

18.7 Memeriksa Kerosakan Rekod

Menu Periodic | Check Records In Files | Look For Bad Records :

Gambar 467

Selepas klik butang Check :

Gambar 468

Perhatikan makluman Your files are ok (fail anda ok). Ini menunjukkan fail-fail kita tiada bermasalah.

Selepas klik butang List :

Gambar 469

Dalam dialog ini akan dipamirkan senarai transaksi yang rosak (Jika ada) dan telah dibetulkan.

18.8 Menggunakan Bahasa Melayu

Kita boleh menukar menu-menu, nama-nama dan tajuk-tajuk dalam laporan kepada Bahasa Melayu.

18.8.1 Menukar Menu Kepada Bahasa Melayu

Gunakan menu Others | Language | Malay. Hasilnya seperti berikut ::

Gambar 470

Menu-menu akan bertukar kepada Bahasa Melayu, bagaimanapun tidak semuanya.

Untuk mendapatkan menu dalam Bahasa Inggeris semula, guna menu Lain-Lain | Bahasa | Inggeris.

18.8.2 Carta Akaun Dalam Bahasa Melayu

Nama-nama Akaun dalam Carta Akaun (Chart of Accounts) sememangnya boleh ditulis dalam Bahasa Melayu. Ini memberi kesan seterusnya kepada laporan-laporan seperti Kunci Kira-Kira, Penyata Untungrugi dan sebagainya.

18.8.3 Menterjemah Sukukata Kepada Bahasa Melayu

Kita dibenarkan menterjemah sukukata-sukata khusus Sistem kepada Bahasa Melayu. Gunakan menu Others | Language Maintenance :

Gambar 471

18.8.4 Menukar Nama-Nama Kumpulan Akaun

Menu System | Run Setup | Jenis Akaun Description Setting :

Gambar 472

Terjemahannya mungkin seperti berikut :

Gambar 473

Jika anda klik pada butang Set to Default (Tetapkan ke asal), Sistem akan mengalih semula ke bahasa Inggeris tanpa amaran.

19. Untuk Lebih Berjaya Mengendali Sistem

Untuk lebih berjaya mengendali Sistem, anda boleh berlatih dengan membina direktori bagi satu perniagaan olok-olok dan merekodkan data disitu. Gunakan dialog Select Company untuk membina direktori bagi perniagaan olok-olok anda. Sila lihat bab 3 Mengendali DialogSelect Company’.

Selain dari itu anda perlu memahami asas Catitan Bergu (Double-Entry).

Mengetahui asas piawai (standad) amalan perakaunan akan menolong anda menyediakan laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi yang selari dengan kehendak juruaudit. Ini dapat menjimatkan masa anda melayan juruaudit dan menjimatkan masa juruaudit.

20. Cadangan Membaiki Sistem

Sepanjang penulis menggunakan Sistem ini, terdapat beberapa perkara dimana pada pandangan penulis ianya boleh dibaiki :

1. Jika jumlah Debit tidak sama dengan jumlah Kredit dalam baki awal (melalui menu Ledger | Enter Opening Balances), Sistem tidak menunjukkan jumlah bagi kedua-dua amaun tetapi hanya menunjukkan jumlah bagi satu amaun sahaja samada Debit sahaja atau Kredit sahaja. Biasanya kita ingin tahu berapakah jumlah Debit danm berapa jumlah Kredit serta perbezaannya, tapi ini tidak dapat dicapai.

2. Sistem pernomboran kod 4 digit pertama diikuti dengan 3 digit terakhir menghadkan bilangan item yang boleh diisi. Ini memberi kesan terutamanya kepada item harta Tetap. Sebaiknya pernomboran kod diubah kepada 2 digit pertama diikuti dengan 6 digit terakhir.

3.  Semasa pengguna sedang berada dalam satu-satu tetingkap, Sistem tidak menayangkan kepada pengguna tentang apakah nama dan direktori perniagaan yang pengguna sedang mengerjakan. Pengguna boleh mengetahui hanya melalui menu Others | About. Pengguna perlu dijimatkan dengan beberapa klik.

4. Apabila pengguna menutup akaun, pengguna tidak diberitahu di direktori manakah data-data bagi tahun perakaunan yang ditutup itu disimpan. Pengguna harus mengagak sendiri.

5. Memandangkan pentingnya tanda PA dalam carta Akaun, Sistem seharusnya memberitahu pengguna samada tanda ini telah diujudkan.

6. Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu standad dalam laporan perakaunan, bagaimanapun Sistem tidak memberi kemudahan kepada perbezaan ini.

7. Mengasingkan pemiutang kepada Pemiutang Perniagaan dan Pemiutang Bukan Perniagaan adalah satu standad dalam laporan perakaunan, bagaimanapun Sistem tidak memberi kemudahan kepada perbezaan ini.

8. Jika berlaku kelewatan menyediakan akaun bagi lebih dari satu tahun perakaunan, kadang-kadang kita terpaksa merekodkan data bagi semua tahun perakaunan berkenaan secara serentak, iaitu tanpa mahu menutup akaun satu tahun perakaunan sebelum merekod data bagi tahun perakaunan berikutnya. Dalam hal seperti ini, Sistem tidak membenarkan kita memasukkan data bagi semua tahun perakaunan dalam direktori yang sama. Sistem memerlukan kita menyediakan direktori yang berlainan bagi setiap tahun perakaunan yang tertangguh. Kemudian Sistem mahu kita menutup tiap-tiap tahun perakaunan secara berasingan. Baki-baki awal dan butiran awal bagi tahun perakaunan berikutnya terpaksa disalin secara manual. Disini diharapkan Sistem mampu mengimpot baki awal dari direktori yang berlainan.

9. Bagi Pemiutang Perniagaan, kod induk 4000/000 diisi melalui menu Ledger | Penyelenggaraan A/K Lejar Am tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Creditors | Pengendalian Fail Pemiutang. Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui dialog General Ledger A/C Maintenance, kita akan menerima makluman seperti berikut : Please Enter as Debtor or Creditor("Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang"). Disini Sistem tidak begitu jelas dalam memberitahu bahawa Debtor dimaksudkan sebagai Trade Debtors dan Pemiutang dimaksudkan sebagai Trade Pemiutang, dan Sistem mahu item dimasukkan melalui menu Debtors atau menu Pemiutang.

10. Dalam standad perakaunan, Syarikat Bersekutu perlu ditunjukkan berasingan dalam Kunci Kira-Kira, tetapi Sistem tidak mempunyai Jenis Akaun ASSOCIATED COMPANY, oleh itu, pengguna terpaksa memilih Jenis Akaun yang berdekatan iaitu samada CURRENT LIABILITIES atau CURRENT ASSETS.

11. Dalam standad perakaunan, Anak Syarikat perlu ditunjukkan berasingan dalam Kunci Kira-Kira, tetapi Sistem tidak mempunyai Jenis Akaun SUBSIDIARY COMPANY, oleh itu, pengguna terpaksa memilih Jenis Akaun yang berdekatan iaitu samada CURRENT LIABILITIES atau CURRENT ASSETS.

12. Apabila kita telah menetapkan satu akaun sebagai tajuk kecil atau akaun induk, Sistem masih membenarkan amaun dimasukkan kedalam akaun ini. Seharusnya lebih sesuai jika ini tidak dibenarkan.

13. Satu tutorial ringkas mengenai Sistem Catitan Bergu atau Simpankira sepatutnya dimasukkan dalam Sistem, mungkin boleh dicapai melalui anak menu dibawah menu ‘Help’.

14. Penggunaan butang Apply tidak konsisten. Sesetengah perubahan memerlukan kita klik pada butang ini tetapi tidak pada perubahan dalam dialog lain.

15. Kadang-kadang pengguna klik butang Exit sebelum mencatitkan kedua-dua butiran debit dan kredit dalam dialog Transactions File Maintenance. Akibatnya, akaun tidak seimbang. Sistem tidak memberitahu bahawa akaun tidak seimbang selepas pengguna klik butang Exit. Sepatutnya, selepas pengguna klik butang Exit tetapi akaun belum seimbang, Sistem memberitahu pengguna bahawa akaun belum seimbang.

16. Semasa mengisi data melalui Quick Entry, Sistem tidak mengingatkan anda sesuatu akaun itu akaun debit atau kredit. Untuk lebih memudahkan pengguna, Sistem boleh memasukkan ciri yang memberitahu pengguna hal ini.

17. Untuk merekod data melalui cara cepat (Quick Entry), kita terpaksa klik butang Exit dan klik butang Quick sekali lagi sebelum merekod data seterustya. Sepatutnya kita tidak perlu keluar (Exit) untuk merekod data lain cara cepat untuk menjimatkan sedikit masa).

18. Penggunaan butang Save tidak konsisten. Sesetengah pengrekodan memerlukan kita klik pada butang ini tetapi tidak pada pengrekodan dalam dialog lain.

19. Sistem tidak memberi amaran atau meminta pengesahan apabila kita klik butang Delete dalam dialog Maintain Stock Value untuk memadam satu nilai stok.

20. Sistem tidak memberi peluang kepada pengguna untuk menamakan fail bagi salinan yang dibuat semasa menggunakan menu Backup.

21. Belum ada keupayaan menyalin data ke CD (cakera Liut) dibina kedalam Sistem.

22. Jika pengguna telah menukar terma bahasa Inggeris kepada bahasa Melayu dalam dialog

System | Run setup | Jenis Akaun Description Setting, kemudian pengguna klik pada

butang Set to Default dalam dialog itu, Sistem mengalihkan semula terma kepada bahasa Inggeris tanpa memberi amaran kepada pengguna. Seharusnya amaran diberi kepada pengguna mengenai kesan jika tindakan diteruskan dan pilihan diberi samada pengguna mahu meneruskan tindakan.

23. Jika kita mengubah Bahas kepada bahasa Melayu, ada istilah dalam Bahasa Inggeris yang terus digunakan iaitu tidak diterjemahkan ke Bahasa Melayu.

24. Dalam versi bahasa Melayu, terdapat dialog dimana tajuknya masih dalam Bahasa Inggeris, contohnya Departmental Listing.

25. Tiada cara mudah untuk membina senarai Bahagian dan sukar juga untuk memadam satu nama Bahagian dari senarai.

21. Senarai Menu

Berikut ialah senarai menu yang terdapat dalam Sistem versi 9 :

Ledger | General Ledger A/C Maintenance

Ledger | Enter Opening Balances

Ledger | Print Carta akaun

Ledger | Fixed Assets Description Maintenance

Ledger | Enter Last Year Figure

Ledger | Maintain Stock Values

Ledger | Maintain Project Titles

Ledger | Enter Project-Job Opening Balance

Ledger | Foreign Currency | Rate Maintenance

Ledger | Foreign Currency | Opening Balance   

Ledger | Foreign Currency | Distribute Last Year Aging

Ledger | Foreign Currency | Transaction Listing

Ledger | Foreign Currency | Ledger Listing

Ledger | Foreign Currency | Print Statement | Debtors Statement

Ledger | Foreign Currency | Print Statement | Creditor Statement

Ledger | Foreign Currency | Print Aging | Debtor Aging

Ledger | Foreign Currency | Print Aging | Creditor Aging

Ledger | Foreign Currency | Print Receipt

Ledger | Foreign Currency | Adjustment Required

Ledger | Foreign Currency | Penyesuaian bank

Ledger | Foreign Currency | Unrealise GAin/Loss

Ledger | Foreign Currency | Print Overdue Letter

Debtors | Debtors File Maintenance

Debtors | Distribute Last Year Aging

Debtors | Debtors Listing

Debtors | Print Labels

Debtors | Print Debtors Statement

Debtors | Print Debtors Transactions | Transaction Summary

Debtors | Print Debtors Transactions | List Bills and Payments

Debtors | Print Debtors Transactions | List By Account And Description

Debtors | Print Debtors Transactions | List Post-Dated Cheque Received

Debtors | Print Debtors Aging

Debtors | Print Sales Analysis | Year Sales Report

Debtors | Print Sales Analysis | Top 50 Customers

Debtors | Print Sales Analysis | Agent Commission Listing

Debtors | Print Receipt

Debtors | Open Item Menu Debtors | List Unpaid Bills

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Statements

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print 6 Months Aging

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print 12 Months Aging

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Details Aging

Debtors | Open Item Menu Debtors | Commission Payment Listing

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Due Date Invoice

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Overdue Invoices

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Sales & Collection

Debtors | Open Item Menu Debtors | Print Receipt

Debtors | Open Item Menu Debtors | Gain/Loss In Exchange Rate

Creditors | Pengendalian Fail Pemiutang

Creditors | Distribute Last Year Aging

Creditors | Pemiutang Listing

Creditors | Print Labels

Creditors | Print Remittance Advice

Creditors | Print Pemiutang Transactions | Transaction Summary

Creditors | Print Pemiutang Transactions | List Bills and Payments

Creditors | Print Pemiutang Transactions | List By Account And Description

Creditors | Print Pemiutang Transactions | List Post-Dated Cheque Issued

Creditors | Print Pemiutang Aging

Creditors | Print Purchases Analysis | Year Purchases Report

Creditors | Print Purchases Analysis | Top 50 Suppliers

Creditors | Open Item Menu Creditors | List Unpaid Bills

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print Remittance Advice

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print 6 Months Aging

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print 12 Months Aging

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print Details Aging

Creditors | Open Item Menu Creditors | Commission Received Listing 

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print Due Date Invoice

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print Overdue Invoices

Creditors | Open Item Menu Creditors | Print Payment Vouchers

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Standard Chartered Bank | Generate Payment Fies

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Standard Chartered Bank | Generate Upload File

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Standard Chartered Bank | Update Cheques Number

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Hongkong Bank | Generate Payment Fies

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Hongkong Bank | Generate Upload File

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

Hongkong Bank | Update Cheques Number

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

OCBC Bank | Generate Payment Fies

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

OCBC Bank | Generate Upload File

Creditors | Open Item Menu Creditors | Automated Cheque Service |

OCBC Bank | Update Cheques Number

Creditors | Open Item Menu Creditors | Gain/Loss In Exchange Rate

Transactions | Transactions Maintenance

Transactions | Organise Batches

Transactions | Print Batch of Transactions

Transactions | Print Batch Summary

Transactions | Scan Batches

Transactions | Open Item Menu Debtor | Maintain B/F Bills

Transactions | Open Item Menu Debtor | Check Bills

Transactions | Open Item Menu Debtor | Knock Off Bills

Transactions | Open Item Menu Debtor | Reverse Bills

Transactions | Open Item Menu Debtor | Edit B/F or O/I

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | View Bill payment Ledger

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | Edit Bill Opening Balance

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | List Missing Record in

Arpost.dbf

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | List Defective Record In

Arpost.dbf

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | List Defective Record In

Arpay.dbf

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | Check Duplicated Glpost

Entry No

Transactions | Open Item Menu Debtor | Bill Payment Ledger | Reset Open Item Bill

Transactions | Open Item Menu Debtor | Mark Customer With Term Exceeded

Transactions | Open Item Menu Creditor | Maintain B/F Bills

Transactions | Open Item Menu Creditor | Check Bills

Transactions | Open Item Menu Creditor | Knock Off Bills

Transactions | Open Item Menu Creditor | Reverse Bills

Transactions | Open Item Menu Creditor | Edit B/F or O/I

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | View Bill payment Ledger

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | Edit Bill Opening Balance

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | List Missing Record in

Appost.dbf

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | List Defective Record In

Appost.dbf

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | List Defective Record In

Appay.dbf

Transactions | Open Item Menu Creditor | Bill Payment Ledger | Check Duplicated Glpost

Entry No

Transactions | Open Item Menu Creditor | Reset Open Item Bill

Reports | View Ledgers

Reports | Print Ledgers

Reports | Trial Balance

Reports | Profit & Loss Account

Reports | Kunci Kira-Kira

Reports | Print A Group

Reports | Manufacturing Account

Reports | Fixed Assets

Reports | Fund/Cash Flow

Reports | Sales and Service Tax | View Tax Totals

Reports | Sales and Service Tax | List Standard-rated Sales

Reports | Sales and Service Tax | List Exempt Sales

Reports | Sales and Service Tax | List Zero-rated Sales

Reports | Sales and Service Tax | List Out of Scope Sales

Reports | Sales and Service Tax | List Taxable Purchases

Reports | Sales and Service Tax | List Exempt Purchases

Reports | Sales and Service Tax | List zero-rated Purchases

Reports | Sales and Service Tax | Check GST Transaction Code

Reports | Sales and Service Tax | Check VAT Sales Entry

Reports | Sales and Service Tax | Check VAT Purchases Entry

Reports | Project Report | Project Ledger

Reports | Project Report | Project Summary

Reports | Project Report | Project Job Summary

Reports | Project Report | Project % Profit

Reports | Project Report | Receipt and Payment Account

Reports | Project Report | Print Schedule

Reports | Project Report | Create Project Job Balance file

Reports | Project Report | Project and Job Entries

Reports | More Report (1) | View Graph

Reports | More Report (1) | Check Transactions

Reports | More Report (1) | Penyesuaian bank

Reports | More Report (1) | Payment Vouchers

Reports | More Report (1) | Print Other Receipt

Reports | More Report (1) | Print Cheque

Reports | More Report (1) | Transaction Summary

Reports | More Report (1) | Print P & L for 12 months

Reports | More Report (1) | Print A Group For 12 months

Reports | More Report (1) | Budget & Variance

Reports | More Report (1) | Consolidated Account

Reports | More Report (1) | Print Overdue Letter

Reports | More Report (2) | Generate Voucher Sequence

Reports | More Report (2) | Print Transaction Voucher

Reports | More Report (2) | Batch Main Account Transaction Summary

Reports | More Report (2) | Month Main Account Transaction Summary

Reports | More Report (2) | Main Account Month Balance

Reports | More Report (2) | Trial Balance (2)

Reports | More Report (2) | Trial Balance (3)

Reports | More Report (2) | Multi-Column Report

Reports | Run Extention Program

Periodic | Close Month Account

Periodic | Year End Processing

Periodic | Export/Import | Export to DBF File

Periodic | Export/Import | List record9.DBF file

Periodic | Export/Import | Import from DBF file

Periodic | Export/Import | Export to CSV file

Periodic | Export/Import | List records 9.CSV file

Periodic | Export/Import | Import from CSV file

Periodic | Export/Import | E.I Housekeeping

Periodic | Export/Import | CSV/TXT files

Periodic | Export/Import | Accounting Flow-Chart

Periodic | Maintain Recurring Transactions | Edit Recurring Transactions

Periodic | Maintain Recurring Transactions | Import Recurring Transactions

Periodic | Check Records in files | Look for Bad Records

Periodic | Check Records in files | Update GL from AR & AP

Periodic | Check Records in files | Update AR & AP from GL

Periodic | Check Records in files | Create Account.txt

Periodic | Check Records in files | Create Balance.txt

Periodic | Check Records in files | Create Voucher.txt

Periodic | Check Records in files | User Login/Logout Listing

Periodic | View Audit Trail

Periodic | Backup

Periodic | Restore

Periodic | Copy A/C Master Files to A:

Periodic | Merge A/C Master Files To C:

Periodic | Remove One Cent Balance

Periodic | Group to Alternate Account

Periodic | Swap 1st Desp and 2nd Desp

Periodic | Sort Gldata.dbf to GL133.dbf

Periodic | Preset Description Maintenance

System | Run Setup | General Setting

System | Run Setup | Jenis Akaun Description Setting

System | Run Setup | Financial Reports Heading

System | Run Setup | Report Setting

System | Run Setup | Label Setting

System | Run Setup | User Defined | User Defined Menu

System | Run Setup | User-Defined Field – Arcust.dbf

System | Run Setup | User-Defined Field – Apvend.dbf

System | Run Setup | User ID Maintenance

System | Change Password

System | Index All Files

System | Recover Data Afyter Power Failure

System | Delete Unwanted Transactions

System | Upgrade Data Files

System | Clear Files/Generate Sample Chart

System | Close All Your Files

System | Exit:

Others | About:

Others | Product Serial Number

Others | Language

Others | Undo:

Others | Redo:

Others | Cut:

Others | Copy:

Others | Paste:

Others | UBS Authorised Training Centre

Others | Chinese Account Regulation

22. Memasang Sistem

Berikut ialah langkah-langkah untuk memasukkan Sistem (Perakaunan Berkomputer UBS) ke dalam cakera keras di komputer anda, dan perkara-perkara berkaitan dengannya. Bagaimanapun biasanya kerja pemasangan dilakukan oleh seseorang yang mahir dalam operasi Windows.

Hidupkan komputer anda (jika belum). Masukkan CD-ROM yang mengandungi Sistem (Perakaunan Berkomputer UBS) kedalam pemacu CD di komputer anda. Klik butang Start | Run. Satu kotak dialog bertajuk ‘Run’ akan muncul :

Gambar 474

(Klik butang Cancel jika anda mahu membatalkan proses memasang).

Kemudian klik butang ‘Browse’. Satu kotak dialog bertajuk ‘Browse’ akan muncul :

Gambar 475

Pada kotak dikanan label Look in, cari nama pemacu dimana CD-ROM berada (dalam contoh gambar diatas, nama pemacu ditunjukkan sebagai UBS (E:). Kita akan nampak satu fail bernama  Setup.exe. Klik perlahan, sekali, pada nama fail ini untuk memfokus padanya.

Kemudian klik pada butang ‘Open’. Kita akan nampak sekali lagi kotak dialog bertajuk ‘Run’. Kali ini kita akan dapati kotak Open dalam dialog Run telah diisi dengan nama fail Setup.exe.

Gambar 476

Klik pada butang ‘OK’ dalam dialog Run ini (Klik butang Cancel untuk membatalkan proses memasang).

Selepas beberapa saat, kita akan nampak kotak dialog bertajuk ‘UBS Accounting System Setup’.

Gambar 477

Ambil masa untuk membaca kandungan kotak dialog ini. Terjemahannya ialah seperti berikut :

Selamat Datang ke proses memasang Sistem Perakaunan UBS.

Pemasangan tidak akan memasang fail-fail Sistem atau mengemaskini fail berkongsi jika fail sedang digunakan. Sebelum ke langkah seterusnya sila tutup mana-mana program yang sedang terbuka.

AMARAN : Program ini adalah dilindungi oleh Undang-Undang Hakcipta dan perjanjian antarabangsa.

Anda boleh memasang Sistem dalam sebuah komputer. Sesetengah barangan Microsoft adalah diberikan hak-hak tambahan, seperti dinyatakan dalam Perjanjian Lesen Pengguna yang terdapat dalam program anda.

Sila ambil sedikit masa sekarang untuk membaca Perjanjian Lesen Pengguna. Ia mengandungi semua syarat-syarat berkaitan penggunaan program ini. Dengan memilih butang ‘ Continue ’, ini bermakna anda menerima syarat-syarat itu.

Klik pada butang Continue (Teruskan). Anda akan nampak kotak dialog bertajuk ‘Name and Organization Information’ (Maklumat Organisasi dan Nama) seperti berikut :

Gambar 478

Taipkan nama pembeli Sistem ini pada kotak dikanan label Name (Nama) dan pada kotak dikanan label Organization (Organisasi).

Selepas itu, klik butang ‘OK’. Satu kotak dialog bertajuk ‘Confirm Name and Organization Information’ (Pengesahan maklumat Nama dan Organisasi) seperti berikut akan terpapar:

Gambar 479

Sila baca kenyataan pada kotak dialog ini. Terjemahannya ialah :

Sahkan bahawa maklumat yang anda masukkan adalah betul. Jika betul, klik OK. Untuk menukar maklumat, klik Change (Tukar).

Klik pada butang OK.

Selepas itu, satu kotak makluman bertajuk ‘Setup is searching for installed components’ (Pemasang mencari konponen-komponen yang telah dipasang) akan terpapar sekejap.

Ini diikuti dengan satu kotak dialog bertajuk ‘UBS Accounting System Setup’ (Pemasangan Sistem Perakaunan UBS) seperti berikut :

Gambar 480

Sila baca kandungan kotak dialog ini. Ia memberitahu bahawa Sistem akan dimasukkan kedalam direktori C:\VUBS\ACC. Bagaimanapun kita boleh mengubah kedudukan kepada direktori lain dengan menggunakan butang ‘Change Direktori (Tukar direktori).

Jika kita  klik butang Change Folder ini, satu kotak dialog bertajuk ‘Change Folder’ akan muncul seperti berikut :

Gambar 481

Cari destinasi folder dalam kotak dibawah label Folders. Setelah jumpa, klik pada nama folder yang berkenaan. Alamat folder akan tertulis dalam kotak dibawah label Path.

Jika destinasi folder belum diujudkan, pada kotak dibawah label ‘Path’ tuliskan direktori (folder) dimana kita mahu Sistem ini dimasukkan, (anda harus mahir menggunakan Sistem Operasi Windows untuk memahami dan mengisi ‘Path’). Dalam contoh diatas, D:\VUBS\ACC telah diisi.

Selepas klik OK. Satu kotak dialog bertajuk ‘UBS Accounting System Setup’ seperti berikut mungkin akan timbul  :

Gambar 482

(Dialog ini akan muncul jika destinasi folder belum dibina).

Klik butang ‘Yes’. Selepas itu akan timbul sekali lagi kotak dialog berikut :

Gambar 483

Sila baca kandungan kotak dialog itu. Perhatikan label ‘Folder’, ia telah berubah dari C:\VUBS\ACC kepada D\VUBS\ACC.

Klik OK.

Makluman Setup is Searching for Installed Components (Mencari komponen yang telah dipasang) akan muncul buat seketika.

Ini diikuti dialog berikut :

Gambar 484

Klik pada gambar komputer pada dialog ini. Dialog berikut pula akan muncul :

Gambar 485

Klik Continue (Teruskan).

Makluman Setup is checking necessary disk space (Pemasangan sedang memeriksa ruang cakera) akan muncul buat seketika.

Ini diikuti dengan makluman Setup is updating System files (Pemasangan sedang mengemaskini fail sistem) sebentar.

Selepas beberapa saat, makluman berikut akan muncul :

Gambar 486

Terjemahannya : "Pemasangan Sistem Perakaunan UBS telah dilaksanakan dengan jayanya"

Ini bermakna kita telah selesai memasukkan Sistem Perakaunan UBS dari dalam CD-ROM ke cakera keras komputer kita.

Klik OK.

CD-ROM bolehlah dikeluarkan dari pemacu dan simpan ia ditempat yang selamat.

Untuk mempastikan bahawa Sistem telah betul-betul dimasukkan ke cakera keras, cari menu  Start | Program | UBS Software | UBS Accounting System :

Gambar 487

Klik pada menu ini. Kotak dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan) seperti berikut :

Gambar 488

Ini bermakna, Sistem memang telah dipasang dengan jayanya.

Klik butang Exit (Keluar) untuk masa ini untuk keluar dari Sistem. Anda bolehlah berehat sebentar.

22.1 Mengetahui Fail-Fail Yang Dipasang Oleh Sistem

Gunakan ikon ‘My Computer’ pada desktop komputer anda untuk melihat apakah fail-fail yang telah dipasang di folder yang telah kita tetapkan semasa memasang Sistem (dalam bab terdahulu, Sistem dipasang di direktori D:\VUBS\ACC). Gambar berikut menunjukkan contoh fail-fail yang dipasang oleh Sistem kedalam direktori tersebut :

Gambar 489

Mengetahui apakah fail-fail sistem yang dipasang oleh Sistem tidaklah diperlukan bagi pengguna-pengguna Sistem dan tidak akan menjejas pengendalian Sistem. Ia mungkin cuma menarik minat mereka yang ingin mengetahui lebih lanjut atau bagi mereka yang bersikap lebih adventur.

22.2 Mengetahui Fail-Fail Data Yang Dipasang Oleh Sistem

Untuk memeriksa apakah fail-fail data yang dihasilkan oleh Sistem selepas proses Generate Data

Files , lihat di direktori (melalui Windows Explorer) yang anda telah tetapkan dalam dialog Select Company. Contohnya ialah seperti berikut :

Gambar 490>

Gambar 491

Mengetahui apakah fail-fail data yang dipasang oleh Sistem tidaklah diperlukan bagi pengguna-pengguna Sistem dan tidak akan menjejas pengendalian Sistem. Ia mungkin cuma menarik minat mereka yang ingin mengetahui lebih lanjut atau bagi mereka yang bersikap lebih adventur.

Jangan terkeliru antara fail-fail sistem dengan fail-fail data. Fail-fail sistem dipasang didirektori dimana Sistem dipasang, manakala fail-fail data dipasang didirektori yang kita tetapkan dalam dialog Select Company (selepas kita klik butang Add).

22.4 Mengetahui Dimana Sistem Dipasang

Lokasi dimana Sistem dipasang dapat kita rujuk semula bila kita klik menu Others | About. Menu ini akan hanya kita perolehi setelah kita dapat mengakses akaun Perniagaan tertentu (Melalui dialog Select Company). Menu ini akan memaparkan dialog seperti berikut :

Gambar 492

Lihat label Program Directory (Direktori program). Disini dinyatakan dimana program anda berada. Dalam contoh diatas, program berada di D:\UBSACC.

Jangan kelirukan antara lokasi (direktori) Sistem dengan lokasi data. Lokasi Sistem boleh jadi sama atau berbeza dengan lokasi data (Sila lihat bab 22.6 Mengasingkan Fail Sistem Dari Fail Data).

22.5 Membuang Sistem

Untuk membuang Sistem Perakaunan UBS, masukkan CD-ROM yang mengandungi Sistem kedalam pemacu. Klik Start | Settings | Control Panel | Add or Remove Programs | Add New Programs | CD or Floppy.| Next | Finish | Continue. Anda akan jumpa dialog bertajuk UBS Accounting System Setup seperti berikut : 

Gambar 493

Klik butang Remove All (Buang Semua).

Selepas itu kita diminta memberi pengesahan melalui dialog berikut :

Gambar 494

Pengesahan bermakna : "Adakah anda pasti anda mahu mengnyah Sistem Perakaunan UBS ?".

Klik Yes (Ya).

Selepas itu kita akan diberitahu oleh satu dialog bertajuk Setup was completed successfully (Pemasangan telah tamat dengan jayanya). Klik butang OK pada dialog itu. Dengan ini Sistem telah dinyah dari komputer anda.

Nota : Agak mengelirukan, walaupun kita membuang Sistem, makluman yang dipaparkan ialah ‘Setup was completed successfully’.

Proses diatas sebenarnya akan hanya membuang sebahagian sahaja fail-fail yang berkaitan dengan Sistem. Kita dapati ada lagi terdapat menu UBS Software pada menu Start | Programs. Untuk membuangnya, klik-kanan pada menu UBS Software itu dan klik Delete (Anda perlu mahir mengendali Sistem Operasi Windows untuk membuang menu ini).

Dalam direktori dimana kita memasang Sistem (dalam buku ini kita memasang di D:\VUBS), kita dapati direktori ini masih ujud lagi. Melalui ikon my Computer kita boleh buang direktori ini (Anda perlu mahir mengendali Sistem Operasi Windows untuk menggunakan my Computer).

Selain itu, masih terdapat juga data mengenai VUBS dalam Registry yang masih tidak dibuang. (Anda perlu mahir mengendali Sistem Operasi Windows untuk membuang data dalam Registry).

22.6 Mengasingkan Fail Sistem Dari Fail Data

Kita boleh mengasingkan direktori dimana Sistem dipasang dari direktori dimana data satu-satu perniagaan disimpan. Pengasingan ini adalah baik kerana jika berlaku kerosakan pada Sistem yang menyebabkan kita perlu membuang Sistem dari komputer, kita hanya perlu membuang direktori Sistem tanpa menjejas data kerana data berada dalam direktori yang berlainan. Lebih baik lagi, data disimpan dalam Partition yang berlainan.

Kita menetapkan Direktori Sistem semasa kita memasang Sistem melalui dialog Setup seperti berikut (Sila lihat bab 22 Memasang Sistem) :

Gambar 495

Direktori data pula kita tetapkan melalui dialog bertajuk Select Company seperti berikut (Sila lihat bab 3 Mengendali Dialog ‘Select Company') :

Gambar 496

22.7 Mengetahui Dimana Direktori Data Berada

Klik menu Others | About. Kita akan menerima dialog seperti berikut :

Gambar 497

Lihat label Default Directory (Direktori semasa). Disini dinyatakan dimana data sesuatu Perniagaan yang sedang anda kerjakan berada. Dalam contoh diatas, data berada di D:\UBSDATA\DATA_DEF.

Kita juga boleh mengetahui direktori dimana data akaun sesatu perniagaan disimpan melalui dialog Select Company. Bagaimanapun anda terpaksa keluar dari mengerjakan data untuk masuk ke dialog ini.

Nota : Dialog About ini tidak memberitahu apakah nama Perniagaan yang sedang anda kerjakan. Oleh itu, elok jika semasa anda memberi nama direktori dalam dialog Select Company, anda beri nama direktori yang dapat membayangkan nama Perniagaan.

23. Menghubungi Penulis

Semasa buku ini diterbitkan, penulis boleh dihubungi melalui emel ibh1@live.com.

Muka Belakang

Kemungkinan ini adalah buku pertama dipasaran Malaysia mengenai sistem Perakaunan Berkomputer UBS dalam Bahasa Melayu.

Pendekatan buku ini berdasarkan pengalaman penulis dalam mengguna dan mengajar subjek ini.

Penulis menyedari bahawa ramai pengendali Sistem tidak berlatarbelakangkan bidang perakaunan atau Simpankira. Dengan itu penulis cuba memberi pendekatan bermula dari yang paling asas.

Buku ini mengandungi persoalan-persoalan teknikal yang tidak terdapat dalam manual dan mengandungi >  tip-tip berguna yang anda mungkin tidak perolehi dalam kelas-kelas pengajaran lain.

Terjemahanbagi terma-terma dalam bahasa Inggeris, bila perlu, diberi dalam mukasurat yang sama.

Buku ini mengandungi banyak gambar-gambar. Lebih dari 440 gambar. Gambar-gambar memudahkan anda memahami operasi Sistem tanpa perlu membuka Sistem di komputer.

Buku ini berguna bagi mereka yang mahu dan menggunakan sistem Perakaunan Berkomputer UBS, pelajar-pelajar perakaunan dan perniagaan di pusat pengajian awam atau swasta, kolej-kolej dan pusat-pusat pengajian, perpustakaan-perpustakaan.